Det offentlige indkøb er under pres. Den økonomiske situation med inflation, forsyningsudfordringer og mangel på arbejdskraft præger hverdagen og skaber usikkerhed. På samme tid fylder klimakrisen, og den er ikke blevet mindre vigtig på trods af en presset økonomi.
Derfor kigger mange – både politikere og andre beslutningstagere - mod offentligt indkøb. For hvis vi bruger vores kompetencer og værktøjer rigtigt, kan vi være en del af løsningen. Sådan indledte adm. direktør i SKI Signe Lynggaard Madsen, da hun i forrige uge åbnede SKI’s årsdage, hvor mere end 700 offentlige indkøbere var samlet i København og Aarhus. Fra scenen kom hun med en klar opfordring til de mange fremmødte:
”Vi skal bruge de to dagsordner aktivt og gøre dem til vores brændende platform. Til det skal vi bruge vores indkøbsværktøjskasse, så vi kan skabe varige adfærdsændringer til gavn for både økonomien og klimaet”.
Værktøjskassen skal i brug
Som offentlig indkøber er der en række redskaber, man kan anvende for at få mest muligt ud af sine indkøb. I kombination med ændrede indkøbsvaner og -adfærd kan de bidrage til at få indkøbskronerne til at række længere og sætte mere bæredygtige aftryk.
”Vi skal købe mindre, vi skal købe det rigtige, og vi skal købe ind på den rigtige måde. Med det mantra kan vi få klima og økonomi til at trække i samme retning,” sagde Signe Lynggaard Madsen på SKI’s årsdage.
For selvom situationen er presset, er der grund til optimisme, afsluttede hun:
”Opgaven kan virke stor og uoverkommelig, men selv elefanter kan spises én bid ad gangen. Deler vi opgaverne op og trækker på hinandens viden og erfaringer, skal det nok lykkes til sidst. Sammen kan vi skubbe vores adfærd i den rigtige retning og gøre en forskel også for de kommende generationer. Vi kan ikke redde hele verden med offentligt indkøb, men vi kan være en aktiv del af løsningen.”
Indkøberens klassiske redskaber
Her har vi her samlet viden og inspiration om de klassiske indkøbsværktøjer. Hver især dækker de en del af det, vi som offentlige indkøbere kan gribe i for at påvirke klima og økonomi. Men de hænger også uløseligt sammen, og hele værktøjskassen skal i brug, hvis vi skal have fuldt udbytte af dem:
1. Compliance
Mange offentlige organisationer arbejder med compliance som et værktøj til at realisere gevinsterne ved deres indkøbsaftaler. For en indkøbsaftales besparelsespotentialer bliver først realiseret, når vi køber det, vi har indgået aftale om. Det viser indkøbsdata, og netop ved at følge data nøje kan man sikre, at organisationen køber det rigtige – hos den rigtige. Det kan være data fra dit eget e-handelssystem, fra leverandørerne og fra SKI’s indkøbsrapporter.
Læs mere om compliance og SKI’s indkøbsdatasamarbejde på ski.dk.
Begrebet compliance kommer af det engelske ’to comply’; at overholde eller indvillige, og det kan anskues som et udtryk for:
- I hvor høj grad brugerne af en indkøbsaftale køber ind hos den leverandør, som aftalen er indgået med (ofte kaldet compliance 1)
- I hvor høj grad brugerne af en indkøbsaftale køber de varer, der er konkurrenceudsat på aftalen (ofte kaldet compliance 2).
2. E-handel
E-handel er et rigtig godt redskab til både at hæve compliance og spare tid og penge ved at nedbringe transaktionsomkostningerne på indkøb. Det er også et redskab til at styre, hvad der bliver købt, og det kan være en fordel, hvis man fx gerne vil have sin organisation til at købe de mest miljørigtige produkter.
På SKI’s aftaler har vi lavet e-kataloget for dig, og vi sørger for sortiments- og prisopdateringer, kontrol med mærkninger og meget andet. Når du e-handler på en SKI-aftale, kan du oprette katalogabonnement og skræddersy dit e-katalog. Vi har blandt andet gjort det muligt at filtrere på de miljømærkede produkter i vores e-kataloger, så du let kan vælge de miljørigtige og bæredygtige produkter på en aftale.
Video: Sådan køber du grønt ind på en SKI-aftale
Læs mere om e-kataloger på SKI-aftaler
Få tre gode råd fra indkøbschefen til at øge din e-handel
3. Fakturakontrol
Kontrol med vores fakturaer hjælper os med at sørge for, at vi får de rigtige priser på de varer, vi har indgået aftale om. Eller at vi ikke betaler gebyrer for leveringer, der burde være gratis.
Der kan være penge at hente ved at tjekke fakturaerne efter for fejl, gebyrer og afgifter. Faktisk så mange, at det godt kan svare sig at afsætte et helt årsværk til opgaven. Det viste sig fx i Fællesindkøb Fyn, der tilbage i 2017 hentede 1,4 mio. kr. på et år.
Læs eller genlæs, hvordan Fællesindkøb Fyn kontrollerede deres 200 kontrakter.
4. Kontraktstyring
Kontraktstyring er et stærkt værktøj til at sikre, at vi får det rigtige ud af vores kontrakter i forhold til både priser, service og kvalitet. Men det er også en kompleks disciplin, der kan trække store ressourcer, hvis vi skal arbejde lige meget med alle kontrakter. Derfor skal vi prioritere kræfterne på det rigtige, så vi opnår den største effekt og værdi. Det kan fx ske gennem segmentering og prioritering af de mest kritiske kontrakter.
Sådan arbejder Fredensborg Kommune med kontraktstyring, og det gav de et indblik i på SKI’s årsdage. Du kan også læse om deres arbejde i KLs udgivelse om kontraktstyring.
5. Transaktionsomkostninger
Mange husker nok billedet af Lyrecos pakkebånd med næsten tomme kasser indeholdende et par limstifter og en enkelt pakke post-it’s. Små ordrer på under 250 kr. udgør i gennemsnit en femtedel af kommunernes fakturaer. Ordrer, der skal pakkes og leveres, hvilket koster på klimakontoen, og som skal behandles administrativt, hvilket koster på økonomien. Ved at nedbringe antallet af ordrer kan vi derfor både sænke klimaaftryk og spare penge.
Det har de bl.a. gjort i Haderslev Kommune, hvor de gik fra dag-til-dag til ugentlig levering af kontorartikler – før SKI-aftalen påbød det. Det kan du læse mere om her.
6. Fælles indkøb
Data viser entydigt, at det kan svare sig at arbejde sammen. Både i indkøbsfællesskaber, i samarbejder på tværs og via SKI. Det hjælper os i en presset økonomisk situation til at opnå bedre kvalitet, vilkår og priser, end vi kan opnå hver for sig. Tal fra SKI viser bl.a., at den samlede portefølje af rammeaftaler i SKI har genereret et besparelsespotentiale på i alt 2,2 mia. kr. siden 2011. Du kan se benchmark for besparelser på SKI-aftalerne her.
Det hjælper os samtidig med at stille højere krav til bæredygtighed, fordi en større volumen bedre kan trække markedet i en grønnere retning og øge incitamentet til at foretage grønne investeringer. Det kan man fx se på SKI’s computeraftale fra september 2022 og den kommende fødevareaftale 50.90, som netop er sendt i udbud.
Læs mere om de skærpede grønne krav på 50.40 Computere og it-udstyr i denne nyhed.
Se de mange grønne tiltag på 50.90 fødevarer her.
7. Adfærd
Et redskab, vi de senere år er blevet mere opmærksomme på, er at arbejde med vores indkøbsadfærd. For de rette indkøbsvaner skaber positive og varige effekter på både økonomi og klima.
Skal vi skubbe indkøbet i en grønnere retning, skal vi ændre adfærd – og have andre til at ændre adfærd. Det kan fx være at bestille computere med levering med skib frem for fly på SKI’s computeraftale, selvom det koster på leveringstiden og kræver bedre planlægning. Eller det kan være at samle sine bestillinger i færre ordrer som i Haderslev Kommune. Adfærdsændringerne kommer ikke af sig selv. Det kræver gode argumenter og et usynligt puf i den rigtige retning gennem fx nudging.
Det har de gjort på Via University College, hvor de har opbygget deres e-handelsløsning på indkøb af møbler, så brugerne først præsenteres for de brugte og miljømærkede møbler.
Læs eller genlæs artiklen om Skanderborg kommune og Via University Colleges grønne møbelindkøb her.