​​”Vi laver altid gevinstberegninger, når vi implementerer en ny aftale, men det er ikke altid, at virkeligheden arter sig efter dem. Med implementeringen af den nye aftale på forbrugsartikler er det lykkedes os at nå vores mål allerede i aftalens første halve år. Så selvom det har kostet nogle kræfter, har vi tjent det hjem igen – og mere til,” ​siger Kasper Skau, controller i Holbæk Kommune.​

At Holbæk Kommune er kommet så godt fra start med 50.20 Forbrugsartikler skyldes ifølge Kasper Skau et bevist valg om at sikre høj compliance på aftalen. På indkøbskontoret kunne de nemlig se, at der var potentiale:

”Vores regneeksempler viste fx, at på en af vores større byskoler kunne vi spare 70.000 kroner om året alene på aftørringspapir og sæbe, hvis vi blot udskiftede dispensere og papirholdere, så de passede til de standardiserede forbrugsartikler, man kan købe på aftalen. Så det gjorde vi,” siger Kasper Skau

Vognparken er udskiftet

Data fra Holbæk Kommunes indkøbsanalysesystem viste, at der var 1,3 mio. kroner at hente årligt, hvis alle i kommunen købte deres forbrugsartikler på SKI-aftalen, der trådte i kraft i juli 2016. Men det krævede en ny ’vognpark’:

”Vi kiggede hele vores ’vognpark’ igennem – alle dispensere og papirholdere! Herefter udvalgte vi en række standardprodukter fra gængse mærker for at fremtidssikre vores omstilling, hvis der skulle komme andre leverandører til. Og så var det ellers i gang med at skifte de dispensere og papirholdere, der ikke passede ind. Det lykkedes takket være vores tekniske service, der har været vores øjne ude i alle institutionerne, skolerne og plejehjem mv. i kommunen,” siger Kasper Skau og tilføjer, at de også på indkøbskontoret har brugt meget tid på at lære produkterne at kende for at kunne give råd og vejledning til de mange decentrale indkøbere i konverteringsperioden.

Forbrugsartikler købes decentralt, og det stod klart for Holbæk Kommune, at det krævede allierede for at lykkes med at realisere besparelserne. På de to gamle aftaler, som 50.20 afløste, købte kommunen 70 pct. af deres aftørringspapir og sæbe hos leverandørerne – heraf var det bare kun 30 pct. af indkøbene, der ramte tilbudslisten. Der var altså et indkøbsmønster, der skulle ændres.

”Vi fandt hurtigt ud af, at der er mange holdninger til papir og sæbe. Derfor inddrog vi fra start vores centrale tekniske serviceenhed. Vi holdt et par stormøder, hvor vi forklarede, hvad vi ville opnå ved at udskifte alle dispensere og holdere. Og så klædte vi dem godt på til at møde alle vores decentrale indkøbere med konkrete eksempler på besparelser,” siger Kasper Skau, der er glad for at være kommet igennem omstillingen uden at møde stor modstand.

Store besparelser trods bump på vejen

Ligesom mange af de andre tilsluttede kommuner har Holbæk Kommune også haft deres udfordringer med bl.a. fakturamatch og erstatningsvarer. Alligevel er de kommet i mål med besparelserne, og i de første seks måneder er halvdelen af de 1,3 mio. kroner hentet hjem:

Holbæks egne beregninger

”Selvom der har været lidt bump på vejen, er vi glade for den nye aftale. Der er rigeligt med produkter at vælge mellem – både i forhold til kvalitet og størrelser – og det er dejligt at se, at vores investering i at implementere aftalen ordentligt fra start allerede har båret frugt,” siger Kasper Skau.