1. Tag beslutningen og få ledelsens opbakning

I første omgang handler det om at træffe en klar beslutning om at øge sin e-handelsgrad og sætte nogle klare mål.

Tilbage i 2017 e-handlede Københavns Kommune stort set ikke på trods af, at man havde et system, der understøttede e-handel. Da kommunen samtidig stod overfor at skulle implementere et helt nyt ERP-system til både håndtering af økonomi og indkøb i alle kommunens forvaltninger, blev det derfor startskuddet til at øge kommunens anvendelse af e-handel og ændre adfærden.

”Det handler i første omgang om at tage beslutningen om at ville e-handel. Vi havde brug for at gøre e-handel til en integreret del af vores arbejde med indkøb, og systemet var første skridt på vejen. Systemet skulle være med til at lette de administrative arbejdsgange, så medarbejderne kunne bruge færre ressourcer på indkøb. Men det er ikke nok at indføre et system og så tro, at man kan øge sin e-handelsgrad,” siger Allan Åge Christensen.

Han pointerer, at e-handel ikke kun skal være et projekt for indkøbsafdelingen – eller den enkelte medarbejder.

”Indkøbsafdelingen har en vigtig rolle, men for at kunne eksekvere havde vi brug for, at fagcheferne i forvaltningerne tog opgaven på sig og kunne se, at det gav mening. Det er vigtigt, at man ledelsesmæssigt træffer beslutningen om, at man vil øge e-handelsgraden og afsætter ressourcerne til det. Det skal ikke være op til den enkelte medarbejder,” siger Allan Åge Christensen og fastslår, at det kræver benarbejde.

2. Tydeliggør gevinsterne, skab konkurrence og følg op

Allan Åge Christensen peger på, at effektmålinger har været et vigtigt redskab i at få implementeret e-handel i kommunens decentrale enheder.

”Man bliver nødt til at have målinger, der kan vise, hvem der e-handler meget, og hvem der ikke gør. Derfor begyndte vi allerede fra slutningen af 2017 at rapportere på brugen af indkøbsløsningen og hver måned udgive rapporter, der viste indkøbsordrer og compliance på tværs af forvaltninger, blandt skoler og lignende,” siger han.

Målingerne ryger ud til ledelsen i de enkelte enheder, forklarer Allan Åge Christensen.

”Vi var opmærksomme på at sikre opfølgning ned gennem hele ledelsesstrengen. Det skabte konkurrence på forvaltningsniveau, men også blandt skoler mm., fordi det blev så gennemsigtigt, hvem der var gode til at e-handle, og hvem der kunne blive bedre. Og jeg må erkende, at gennemsigtigheden er noget af det, der har virket godt for os.”

Samtidig kan målingerne bruges til at stille skarpt på de områder, der halter bagefter:

”Gennem målingerne kan vi følge løbende op på brugen af e-handel og holde styr på, om vi når de målsætninger for udbredelse af e-handel, som vi har fastlagt, og om der er bestemte steder i organisationen, hvor det halter med brugen af e-handel,” siger Allan Åge Christensen.

3. Uddan og vejled - og bliv ved med det

Det har været vigtigt for Københavns Kommune at sørge for hjælp til både indkøberen og institutionsmedarbejderen. For gevinsterne ved e-handel realiseres kun, hvis medarbejderne rent faktisk e-handler.

Ifølge Allan Åge Christensen er det vigtigt både at have fokus på rammesætningen omkring e-handel, men også på kommunikation på forskellige niveauer i organisationen og mere praktisk hjælp til de medarbejdere, der skal købe ind på vegne af kommunen.

”Det er jo en kæmpe ændring af den måde, mange kommuner har købt ind på før i tiden, da det tidligere har været via telefon, mail eller leverandørens webshop. Derfor indførte vi, at alle medarbejdere, der køber ind via vores indkøbssystem, bliver uddannet og certificeret for at sikre de rette kompetencer. Vores hoveduddannelseskanal er e-læring, men vi tager også gerne ud i forvaltningerne og uddanner brugerne, hvis de efterspørger det. Her samler vi så typisk et større antal medarbejdere, der sidder med de samme udfordringer,” siger Allan Åge Christensen og afslutter:

”I sidste ende handler det om styring og kontrol med kommunens indkøb, så vi får mest muligt for skatteborgernes penge.”