Fællesindkøb Fyn samler indkøbet – og kompetencerne – på tværs af fem kommuner og sørger for udbud, kontraktstyring, compliance, e-handel og meget mere.
For Jeanet Vandling, indkøbs- og udbudschef, og Nikolaj M. Andersen, contract manager, handler fakturakontrol derfor om langt mere end at finde lidt ekstra penge. Det handler om at få kontrakterne til at køre gnidningsfrit og have det rigtige datagrundlag både til indkøbsanalyser og til at skabe effektiviseringer for de fem kommuner.
Et langt bedre datagrundlag
Det er nu lidt over et år siden, at de i Fællesindkøb Fyn gik i gang med at kontrollere fakturaerne, og Jeanet Vandling gør status.
”Vi har allerede nu erfaret, at jo tidligere vi får sat ind for at få de rigtige fakturaer – altså både priser, varebeskrivelser, varenumre og enheder, der stemmer med det bestilte – jo lettere kommer kontrakten egentlig til at løbe for os og for leverandøren,” siger Jeanet Vandling.
Hun understreger, at Fællesindkøb Fyn, der består af Faaborg-Midtfyn, Kerteminde, Langeland, Nordfyns og Nyborg kommuner, grundlæggende har et mål om gode kontrakter, som fungerer i praksis – især for dem, som skal bruge dem i hverdagen. Nikolaj M. Andersen supplerer:
”Når man har 200 kontrakter, bliver der hurtigt samlet til bunke, og der er et stort spænd i de fejl, vi finder. Men stor eller lille fejl – hvis fakturaen ikke er i orden, har vi rigtig svært ved at måle compliance – for vi kan ikke se, hvad der rent faktisk er købt. Det går også ud over vores grundlag for at lave genudbud. Alt i alt vil fakturafejl gøre det sværere for os at lære af kontrakten og blive bedre til at ramme vores kommuners indkøbsbehov.”
Sidste sommer ansatte Fællesindkøb Fyn Nikolaj M. Andersen som contract manager med én stor første opgave: Fakturakontrol. Det var nemlig et punkt i indkøbsfællesskabets strategi, fortæller Jeanet Vandling.
”Nikolaj blev ansat til at gå i krig med fakturaerne på vores kontrakter. Og det er alle fakturaer på alle 200 kontrakter! Vi havde en forventning om, at vi kunne hente 500.000 kr. om året ved at tjekke fakturaerne. Indtil videre har Nikolaj hentet 1,4 mio. kr. på lidt over et år,” siger Jeanet Vandling.
Nikolaj M. Andersen startede fra en ende af. Først med de kontrakter, der blev omsat mest på og så videre til de mindre. Helt lavpraktisk trak han alle fakturalinjerne fra deres analysesystem til Excel og gennemgik dem én for én.
”Jeg har i fakturakontrollen især kigget på, om vi får de priser, der er aftalt, om leverandøren overholder de aftalte punkter i kontrakten, om varenumre og -beskrivelser er korrekte, og om der er pålagt gebyrer eller afgifter. Vi har et løbende samarbejde med leverandørerne, og når jeg er færdig med et kontraktområde, har vi en dialog om at få rettet fejlene,” siger Nikolaj M. Andersen.
Nu har Nikolaj M. Andersen været igennem alle kontrakter, og det er tid til at være mere proaktiv, påpeger Jeanet Vandling:
”Vores ønske er, at der faktureres rigtigt første gang. Vi startede med at dykke ned i fakturaerne, men det viste hurtigt andre forbedringspotentialer. Vi er nu på vej til at finde de næste proaktive skridt mod kontrakter, der fungerer, og kontrakter, der bliver bedre undervejs.”
Derfor arbejder de i indkøbsfællesskabet bl.a. på at få varenumre på tjenesteydelser. Formålet er, at det skal blive lettere at se, hvad der er købt – og derefter at følge op på, om alt er i orden i forhold til aftalen.
Et andet tiltag er, at Fællesindkøb Fyn tre måneder efter kontraktstart laver en fakturakontrol, så fejl i bl.a. priser, varebeskrivelser og -numre hurtigt findes og rettes til. Et halvt år efter afholdes første statusmøde med fokus på, hvordan implementering af aftalen er forløbet hos begge parter.
”Fakturakontrollen efter tre måneder giver et rigtig godt grundlag for en god dialog med leverandørerne. Hvis det hele kører fejlfrit, behøver vi ikke fokusere på det, men hvis der er noget, er vi allerede efter tre måneder godt i gang med at hjælpe leverandøren til at få faktureret rigtigt, så vi alle kommer godt i gang med kontrakten,” afslutter Nikolaj M. Andersen.