>

Klik på figuren for at se flere detaljer om hver fase.

Fase 1: På udbudsplan

SKI overvejer løbende, på hvilke områder vi skal udbyde rammeaftaler. Overvejelserne sker i tæt samspil med SKI’s kunder og væsentligste interessenter, herunder staten, KL og Danske Regioner.

Nogle af SKI’s rammeaftaler udbydes som en del af et indkøbsprogram og med fokus på specifikke sektorer, mens andre frit kan benyttes af alle offentlige organisationer.

Som regel planlægger SKI sine udbud 1-2 år frem, men det hænder også, at behovet for et udbud opstår hurtigere. Hvis aftalen dækker et nyt område for SKI, starter udbuddet med en foranalyse, hvor vi afdækker kundernes behov på det pågældende område.

Fase 2: Udbudsforberedelse

Herefter udarbejder vi en markedsbeskrivelse, hvor vi med bidrag fra brugere, brancheorganisationer og leverandører undersøger markedsstrukturen, indkøbsmønstre mm. Det danner grundlaget for aftalestrategien. For aftaler, som indgår i et indkøbsprogram, skal aftalestrategien fastlægges af repræsentanter fra kommuner, regioner og staten. Det kan du læse mere om her. Aftalestrategien for de øvrige SKI-aftaler, som frit kan benyttes, godkendes af SKI.

For hvert udbud inviterer vi til en ekstern ekspertgruppe bestående af repræsentanter fra de offentlige organisationer, der skal bruge indkøbsaftalen i sidste ende. De er en del af udbudsarbejdet og er med til at sikre kvaliteten af aftalerne med deres viden, erfaringer og sparring om aftalens opbygning og sortiment.

På baggrund af aftalestrategien udarbejder SKI det endelige udbudsdesign med input fra ekspertgruppen.

Tilsammen sikrer markedsbeskrivelse, aftalestrategi og udbudsdesign, at aftalen får den bedst mulige udformning. Udbudsdesignet udgør fundamentet for udbudsmaterialet.

Når vi er klar med et første bud på et udbudsmateriale, sender vi det som regel i teknisk dialog. Her har alle interesserede virksomheder, producenter og øvrige interessenter mulighed for at give deres input til det foreløbige materiale og kravspecifikationerne. På den måde sikrer vi, at aftalen er tilpasset markedsvilkårene på området.

Høring og tilslutning

På aftalerne, som indgår i det fælleskommunale indkøbsprogram, får alle kommuner mulighed for at kommentere det foreløbige udbudsmateriale, inden det bliver offentliggjort. Indgår aftalen i Statens Indkøbsprogram, har koncernindkøberne i staten også mulighed for at kommentere på materialet. Er aftalen fællesoffentlig, får regionerne ligeledes mulighed for at kommentere på materialet. Det sker i en høringsperiode.

Kommunerne skal forpligte sig til at bruge aftalerne i det fælleskommunale indkøbsprogram, inden de sendes i udbud. Det gør de ved at tilslutte sig aftalen i tilslutningsperioden. Det samme gør sig gældende for regionerne på de aftaler, der er udvalgt til at indgå i det fællesoffentlige indkøbssamarbejde.

På de SKI-aftaler, som kræver forudgående tilslutning, kan øvrige offentlige organisationer som udgangspunkt også tilslutte sig i tilslutningsperioden, men på en del aftaler kan øvrige offentlige organisationer også tilslutte sig efter ikrafttrædelse.

Alle statslige organisationer er automatisk tilsluttet de aftaler, der indgår i Statens Indkøbsprogram, og de skal derfor ikke tilslutte sig i tilslutningsperioden.

Hvert udbud i SKI har sin egen side på ski.dk, hvor det fremgår, hvem der kan bruge den kommende aftale.

Fase 3: I udbud

I tredje fase offentliggør vi udbudsmaterialet. Det er her interesserede tilbudsgivere har mulighed for at byde ind på aftalen. For at sikre at alle har samme udgangspunkt for at afgive tilbud, afholder vi som regel informationsmøde for alle interesserede. I udbudsfasen er det muligt for tilbudsgiverne at stille spørgsmål til SKI om udbuddet.

Udbud med prækvalifikation

Nogle udbud udbydes som et såkaldt begrænset udbud, hvor tilbudsgiverne først skal igennem en prækvalifikationsrunde, før de kan byde ind på udbuddet. Efter en anmodningsfrist evalueres de indkomne ansøgninger om prækvalifikation, og de prækvalificerede tilbudsgivere opfordres derefter til at afgive tilbud.

Fase 4: Evaluering og tildeling

Når tilbudsfristen er udløbet, evaluerer vi de indkomne tilbud. På nogle udbud tager evalueringsprocessen længere tid end på andre. På baggrund af evalueringen afgøres det, hvem der bliver leverandør på aftalen. Efter tildeling følger en såkaldt standstill-periode på ti dage, hvor leverandørerne har mulighed for at gøre indsigelser mod resultatet af evalueringen. Hvis der ikke er kommet nogen klager, kan aftalen underskrives, så snart standstill-perioden er udløbet.

Fase 5: Implementering

For at hjælpe kunder og leverandører godt i gang med at bruge den kommende aftale, udarbejder vi materiale med relevant information om brug af aftalen. Det er også i denne periode, at e-kataloger klargøres, og opstartsmøder mellem kunder og leverandører bliver afholdt.

Fase 6: I drift

Når aftalen er trådt i kraft, har SKI ansvaret for den overordnede kontraktstyring, fx sortimentsopdateringer og prisjusteringer, og vi afholder løbende statusmøder med leverandører. Vi sørger også for løbende vedligeholdelse af e-katalogerne og står til rådighed med vejledning og sparring i forhold til anvendelse af aftalerne.