>

1. Forbered dig, og sæt dig ind i udbudsreglerne

Det er ærgerligt at blive fravalgt til en rammeaftale på grund af fejl i dit tilbudsmateriale. Derfor anbefaler SKI, at du sætter dig godt ind i udbudsreglerne, inden du afgiver tilbud. Det kan du gøre på Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens hjemmeside samt på bedreudbud.dk. På begge sider finder du vejledninger, værktøjer og cases, der kan hjælpe dig.

2. Deltag aktivt i markedsdialogen

Alle virksomheder kan byde ind på et SKI-udbud, men du bliver kun leverandør, hvis din virksomheds tilbud ligger blandt de bedste i konkurrencen.

For at give dig de bedst mulige forudsætninger for at komme med et godt tilbud anbefaler SKI, at du deltager aktivt i markedsdialogen. Markedsdialogen foregår i den tidlige opstart af udbuddet, hvor SKI blandt andet har dialog med brancheforeninger og leverandører for at få viden om alt fra nye teknologier og produkter på markedet til bæredygtighed og den grønne udvikling.

I alle udbud afholder SKI desuden en teknisk dialog, hvor kommende leverandører har mulighed for at stille spørgsmål og kommentere på udbudsdesignet og kravspecifikationen. Her har du mulighed for at gøre opmærksom på, hvis der er fejl eller uhensigtsmæssige ting i det foreløbige materiale, og så vil SKI have mulighed for at rette materialet, inden det sendes i udbud. Det giver et bedre udgangspunkt for dit tilbud, og det giver en bedre aftale til de offentlige kunder.

3. Sørg for, at du har kompetencerne og tiden til at deltage i et udbud

Alle SKI’s rammeaftaler udbydes som EU-udbud. Selvom SKI har stort fokus på at begrænse leverandørernes transaktionsomkostninger til det nødvendige, viser feedback fra SKI-leverandørerne, at det kræver en del medarbejdertimer og en vis indsigt at deltage i et udbud.

Selvom du er en mindre virksomhed, kan du dog sagtens byde ind på et SKI-udbud. Her kan du se, hvad to små og en mellemstor virksomhed har fået ud at byde og blive SKI-leverandør.

4. Vær klar til at levere det, du har forpligtet dig til i udbuddet

De offentlige myndigheder er professionelle indkøbere og har store krav til de købte produkter, herunder også at der leveres til tiden og i de korrekte mængder.

Leverandøren skal være klar fra dag et, og nogle leverandører bliver, efter aftalen er vundet, overraskede over, hvad det kræver at servicere de offentlige kunder.

SKI anbefaler derfor, at du også husker at sætte ressourcer af til at implementere aftalen, så du kommer godt fra start.

5. Hav dokumentationen i orden

Sæt dig grundigt ind i dokumentationskrav på udbuddet, og vær opmærksom på, at det kan koste tid og penge at indhente den nødvendige dokumentation.

Det er afgørende for din deltagelse i udbuddet, at de rigtige dokumenter er indsendt til aftalt tid. Du kan hente hjælp til dokumentation hos Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen.

6. Hav tålmodighed – offentligt udbud tager tid

Offentlige udbud er en omfattende og kompliceret proces, som er reguleret af udbudsloven.

Loven sikrer gennemsigtighed og ligebehandling, men det kan også betyde, at processerne kan opfattes som mere omfattende end samhandel med den private sektor.

7. Forstå SKI's rolle

SKI-aftaler dækker ca. tre pct. af det samlede offentlige indkøb, og vi laver aftaler på standardiserede områder, hvor mange offentlige myndigheder efterspørger de samme produkter.

Tilbyder du en vare eller ydelse inden for et nicheområde, kan det derfor godt være, at er det ikke er relevant at have varen eller ydelsen med i et SKI-udbud.

Sådan holder du dig opdateret

Er din virksomheds produkter eller ydelser ikke i udbud, er du nødt til at vente, til der evt. bliver udbudt en rammeaftale på dit område. Det er ikke muligt at blive leverandør på en aftale, der allerede er i drift, medmindre din virksomhed opkøber eller fusionerer med et andet selskab, der er på rammeaftalen.

Du kan holde øje med vores udbudsoverblik for at holde dig opdateret på, hvornår der er et relevant udbud at byde ind på. Der findes ikke en særlig liste, man kan tilmelde sig.

Følg også med på udbudsvagten.dk, der giver overblik over udbud på forskellige områder, både fra SKI og andre udbydere.

SKI's udbudssystem hedder 'ETHICS'.

Du skal bruge systemet, når du skal byde ind på et udbud for at blive leverandør på en SKI-aftale.