Da bogholder Linda Bjerregaard fra Hindsgaul Biler i Middelfart en sommerdag modtog en besked om, at hun skulle levere 29 elbiler til kommunens hjemme- og sygepleje, måtte hun med egne ord smide sine fordomme om, at det er svært at handle med det offentlige.
Linda Bjerregaard har arbejdet med salg af biler i 30 år – de seneste tolv år hos Hindsgaul Biler, der i dag har 20 medarbejdere. I 2021 blev den lille forhandler optaget som leverandør på SKI-aftalen 50.86 Biler, der ikke er en klassisk rammeaftale men et såkaldt dynamisk indkøbssystem. Det betyder, at nye forhandlere løbende kan anmode om at blive optaget på aftalen, og at de løbende kan byde ind på de ordrer, offentlige organisationer lægger i systemet.
Lille - men forholdsvis let - omsætning
”Jeg havde fået tudet ørerne fulde med, at det var besværligt at levere til det offentlige, at det kun var for de store, og at det var svært at komme igennem nåleøjet. Men pludselig tikkede der altså en mail ind, hvor der stod, at vi var godkendt som leverandør på SKI-aftalen. Første gang vi solgte biler til det offentlige, var det i SKI’s dynamiske indkøbssystem, og der var da mange ubekendte. Og selvfølgelig har jeg brugt tid på det, men det var langt fra så omfattende, som man ellers har hørt, når det kommer til offentlige udbud,” siger Linda Bjerregaard.
Omkring nytår leverede forhandleren så de 29 elbiler til Middelfart Kommune:
”Vi har jo ikke haft en stor omsætning på aftalen, men det skyldes også den generelle udfordring med at skaffe biler. Dog oplever vi jo, at vi så ofte er sikret omsætning, når bilerne efterfølgende skal til service og lignende,” siger Linda Bjerregaard.
”Vi har oplevet en stor hjælp fra SKI, da vi skulle starte op på aftalen, så mit råd til andre små forhandlere, der kommer på aftalen, er blot at spørge og holde øje. Det er ikke så komplekst at sælge til det offentlige, som man tror. Selvom man er lille, kan man godt. Og så giver det altså også noget lokalt, når man skal levere så mange biler til sin egen kommune,” siger Linda Bjerregaard.
SKI-aftalerne 50.86 Biler og 02.06 Standardsoftware er begge dynamiske indkøbssystemer. Det betyder, at de fungerer anderledes end traditionelle rammeaftaler.
Hvor en rammeaftale har et fast sortiment og leverandørfelt, kan der i dynamiske indkøbssystemer løbende optages nye leverandører. Når en offentlig kunde placerer en ordre i systemet, kan alle de optagne leverandører byde ind med de varer og ydelser, de aktuelt har i sortiment. Kunden tildeler så købet til den leverandør, der afgiver bedste tilbud.
I praksis minder det om et miniudbud foretaget på en rammeaftale. Dog er der større mulighed for at justere en række betingelser, kravsspecifikationer, evalueringsparametre og lignende end ved et traditionelt miniudbud.
SKI arbejder løbende på at udvikle digitale flows og værktøjer, der letter de administrative processer hos både ordregiver og leverandør, når der handles i de digitale indkøbssystemer.
Fra underleverandør til direkte handel med det offentlige
Karsten Ley Poulsen er direktør for FlowIT, en mindre it-virksomhed med 18 medarbejdere i det centrale Odense. Virksomheden har på det dynamiske indkøbssystem 02.06 Standardsoftware solgt projektstyringssoftware til både kommuner og statslige enheder.
FlowIT har tidligere været underleverandør til større leverandører på SKI-aftaler, men har med det dynamiske indkøbssystem 02.06 Standardsoftware fået mulighed for sælge deres softwareløsninger direkte til de offentlige kunder.
”Det giver en helt anden fleksibilitet og en meget tættere dialog med kunderne. Det har været en kæmpe gevinst for os at være på aftalen indtil videre. Det er blevet meget nemmere for en lille virksomhed at byde ind,” fortæller Karsten Ley Poulsen.
Det kræver benarbejde at gå fra optagelse til omsætning
Der er mange små og mellemstore virksomheder i SKI’s foreløbig fem dynamiske indkøbssystemer, og der kommer løbende flere til. Men der kan gå noget tid, og der skal bruges nogle kræfter, fra man som virksomhed er optaget i systemet, til man begynder at tjene penge på aftalen. Det fortæller Karsten Ley Poulsen:
”Man skal lige bruge lidt tid på at få sat sig ind i et nyt kontraktparadigme, men min oplevelse er, at når først man har gjort det, så kører det egentlig fint.”
Han fortsætter:
”Mit bedste råd er at bruge systemet aktivt og holde øje med, hvad der sker i det dynamiske indkøbssystem og hvilke løsninger, der kommer i udbud. Derudover gør vi meget ud af at kommunikere om vores løsninger til potentielle offentlige kunder, så de ved, hvad der findes i markedet og kan efterspørge det,” siger Karsten Ley Poulsen.
Du kan få overblik over alle SKI’s udbud i udbudsoverblikket. Og du kan se alle aftaler i aftaleoverblikket, inkl. SKI’s dynamiske indkøbssystemer, hvor der løbende optages leverandører. Du kan også læse mere om, hvordan du bliver leverandør til SKI her.
Ved at opdele kontrakter og øge brugen af dynamiske indkøbssystemer har SKI de senere år skabt plads til flere små leverandører. I 2021 havde 61 pct. af SKI’s leverandørvirksomheder færre end 50 ansatte.