Hvordan sikrer man, at indkøb sker på de rette aftaler? Hvordan får man compliance og e-handel højere op på dagsordenen – og hvordan hjælper man brugerne med at handle rigtigt? Det er nogle af de spørgsmål, SKI’s nye inspirationskataloger undersøger.
Katalogerne er blevet til på baggrund af interviews, institutionsbesøg og indkøbsdata fra kommuner fra hele landet. Resultatet er to praksisnære rapporter, der samler de bedste erfaringer, værktøjer og cases fra kommuner, der har arbejdet målrettet med at styrke compliance og e-handel.
Compliance
Compliance er et udtryk for, i hvor høj grad det lykkes for den enkelte organisation at købe ind på de indkøbsaftaler, organisationen er en del af. Det kan være aftaler, som organisationen selv har indgået, aftaler organisationen har indgået i fællesskab med andre organisationer eller aftaler i SKI, som organisationen har tilsluttet sig. Når organisationer køber ind på de rette indkøbsaftaler – og ikke uden for aftalerne – opnår de typisk betragtelige besparelser.
SKI’s undersøgelser viser, at øget compliance bidrager til større økonomisk råderum, og at der er flere måder at opnå høj compliance på. Der findes altså ikke én opskrift på succesfuldt indkøbsarbejde. Fælles for dem, der lykkes, er dog en bevidst indsats og et vedvarende fokus. Her får du inspiration og konkrete tiltag på fire indsatsområder.
- Styrk arbejdet med compliance
Det er afgørende, at direktionen tager ejerskab fra starten. Når ledelsen sætter retning og formål – fx øget kvalitet, bæredygtighed eller dokumenterede besparelser – sikres legitimitet og større effekt. En tydelig ansvarsfordeling og dedikerede ressourcer er nødvendige for at sikre god implementering og vedvarende fokus. - Rul compliance ud i organisationen
Løbende opfølgninger kan være nøglen til at fastholde fokus. Når opfølgninger sendes til direktion og økonomiudvalg, styrkes det strategiske blik. Når de sendes til områder og institutioner, fremmes det decentrale ledelsesansvar. Opfølgninger bør bruges som dialogværktøj og munde ud i konkrete aftaler. Incitamenter – både positive og negative – kan understøtte compliant adfærd. - Øget compliance via e-handel
E-handel er et strategisk redskab, der kan styrke compliance og sikre, at indkøb sker på de rette aftaler. Når e-handel forankres i ledelsen, sender det et klart signal om prioritering og retning. Brugervenlige systemer og specialiserede disponenter gør det lettere at handle korrekt, og indkøbsafdelinger kan understøtte indsatsen med fx favoritlister og målrettet support. - Datadrevet compliance
Præcise og troværdige data giver et stærkere grundlag for at sætte realistiske mål og følge effektivt op. Med kvalitetsdata kan indkøbsafdelingen synliggøre besparelsespotentialer og målrette indsatser. Selvom data aldrig bliver perfekte, kanen pragmatisk tilgang til datavalidering – kombineret med fx systemforbedringer og datavalidering –skabe stor værdi og styrke dialogen mellem indkøb og organisation.
Læs mere om inspirationskatalogerne i faktaarkene nedenfor:
Eksempler fra katalogerne
Stevns, Vallensbæk og Aarhus: Tre kommuner stod med samme udfordring – uklarhed om ansvar for compliance. De fandt hver deres løsning, men fælles var, at en tydelig ansvarsfordeling gav bedre resultater.
Sorø Kommune: En ny indkøbschef satte fokus på datadrevet ledelse og reorganiserede indkøbsarbejdet. På halvandet år steg kommunens compliance med 12 pct., og antallet af logins i e-handelssystemet voksede markant.
Viborg Kommune: Et specialiseret kontraktstyringsteam med klare processer for monitorering og opfølgning har givet markante resultater og gjort compliance til en integreret del af hverdagen.
Københavns Kommune: Centralisering af indkøbsfunktionen og oplæring af specialister har løftet compliance og skabt store økonomiske besparelser.
Skanderborg Kommune: Implementering af nyt e-handelssystem blev understøttet af politisk fokus, konkrete måltal og systematisk opfølgning – og har løftet både e-handelsgrad og compliance
Er du blevet nysgerrig, kan du læse mere om erfaringerne fra de involverede offentlige organisationer i inspirationskatalogerne: