Annullationer, tunge administrative procedurer og skrappe dokumentationskrav er noget af det, der øger transaktionsomkostningerne gevaldigt for både offentlige ordregivere og private leverandører. Det offentlige bruger tit unødvendige ressourcer på udbud, som kunne være brugt bedre et andet sted, og nogle virksomheder afholder sig fra at deltage i offentlige udbud. I sidste ende går det ud over konkurrencen og dermed også kvaliteten af det slutprodukt, det offentlige står tilbage med – nemlig indkøbsaftalen.

Men med nogle få og ret konkrete ændringer i udbudsloven kan vi nedsætte omkostningerne og styrke samarbejdet betydeligt, mener Signe Lynggaard Madsen, adm. direktør i SKI:

”En organisation som SKI er jo lidt af en udbudsfabrik. Vi laver alle typer af udbud: Store vareaftaler, dynamiske indkøbssystemer, it-aftaler med løsningskøb osv., og som regel er vi i gang med 20 udbud ad gangen. Selvom udbudsloven fra 2016 er et betydeligt fremskridt, oplever vi dagligt benspænd, hvor almindelig sund fornuft synes sat ud af kraft. Det er dem, som er med til at give offentligt indkøb et uretfærdigt prædikat som ufleksibelt og administrativt tungt,” siger Signe Lynggaard Madsen, der også sidder med i Forum for Udbud, der bistår med evalueringen af udbudsloven.

Lempelse, klarhed, fleksibilitet = effektiv konkurrence, bedre aftaler og lavere omkostninger

SKI har stillet ni konkrete forslag til ændringer i udbudsloven. De ni forslag går primært på at øge fleksibiliteten og lempe de regler i udbudsloven, der ikke skaber merværdi, men alene forårsager øgede transaktionsomkostninger. De skal samlet set nedbringe omkostningerne ved udbud for leverandører og ordregivere, skabe mere effektiv konkurrence og i sidste ende give bedre aftaler.

”På vores nyeste fødevareaftale med 5.500 varelinjer kunne leverandørerne i udbudsfasen fortælle os, at der var pakningsstørrelser, der havde ændret sig siden markedsdialogen og den tekniske høring af udbudsmaterialet hos leverandørerne. Der var således ikke længere en konventionel ylette. Den kunne nu kun fås som økologisk. Eftersom vi havde efterspurgt begge varianter, stod vi med håret i postkassen. Vi havde ikke mulighed for at rette i tilbudslisterne inden for udbudslovens rammer, så vi var nødt til at annullere udbuddet. Hvis vi ikke havde gjort det, havde vi i stået med ukonditionsmæssige tilbud fra leverandørerne og dermed uden en aftale for kommunernes storkøkkener. Selvom annullationen var det eneste rigtige, medførte den forsinkelser og besvær for kunderne og krævede ekstra ressourcer hos os og ikke mindst hos tilbudsgiverne. Det er ikke just optimalt for nogen parter,” siger Signe Lynggaard Madsen og fortsætter:

”Derfor handler et af vores forslag om, at det skal være lettere at foretage ændringer i udbudsmaterialet efter offentliggørelse - uden at udbuddet må annulleres. Hvis man gør det lettere at foretage ændringer, og ordregiver i samme omgang forlænger tilbudsfristen, vil det øge fleksibiliteten og nedbringe antallet af annulleringer – hvilket betyder, at både tilbudsgiver og ordregiver får færre transaktionsomkostninger.”

Mere fleksible sortimentsudbud

Det er særligt de store sortimentsudbud, der er omkostnings- og ressourcetunge. Som udbudsloven fungerer i dag, skal tilbudsgiver beskrive hver enkelt vare i et tilbud, ordregiver skal foretage en effektiv kontrol, og til sidst skal der evalueres, inden man kan tildele. Det er en stor opgave med 5.500 varelinjer, som SKI’s fødevareaftale fx tæller. Men det er en uoverkommelig opgave for alle involverede parter, når SKI fx udbyder servere og storage med over 300.000 varelinjer og på lignende områder præget af nye innovative løsninger og hastig udvikling. Derfor er det ikke nok, at der kan foretages ændringer i offentliggjort udbudsmateriale. Det er også nødvendigt, at vi kan forenkle sortimentsudbuddene, mener Signe Lynggaard Madsen:

”Hvis vi skal dække det offentliges behov tilstrækkeligt og undgå, at der skal laves en række suppleringsaftaler for at dække rigtigt, står vi på nogle indkøbsområder over for de her enorme sortimentsudbud med flere hundrede tusinder varelinjer. Vi ved af erfaring, at det er utroligt ressourcekrævende for ordregivere og leverandører at specificere og afgive tilbud på hver enkelt varelinje, og at der kan opstå fejl på begge sider. Derfor foreslår vi, at man forenkler sortimentsudbuddene og gør dem mere fleksible. Det kan man fx gøre ved at udbyde kategorier af produkter, hvor tilbudsgiverne ikke skal byde ind med konkrete varenumre og specifikationer, men en rabat på kategoriniveau. Det vil spare både det offentlige og ikke mindst det private for en lang række omkostninger. Samtidig vil det mindske risikoen for fejl og annullationer. Resten af sortimentet vil således kunne købes med den fastlagte rabat,” siger Signe Lynggaard Madsen og understreger, at også muligheden for i højere grad at kunne anvende fleksible udbudsformer står højt på SKI’s ønskeliste til en kommende revision af udbudsloven.

Du kan læse hele SKI’s input til udbudsloven her.​