Det er kun knapt et par uger siden, kommunaldirektør i Viborg Kommune, Lasse Jacobsen, af Finansministeriet og KL blev udpeget som ny formand for SKI og dermed indtog en central position i landets største, offentlige indkøbsfællesskab.

Trods sine 17 år i spidsen for en kommune, hvor indkøbsfagligheden i høj grad har været brugt til at løfte de økonomiske og politiske dagsordener, træder Lasse Jacobsen ind i sin nye rolle med lige dele ambition, engagement og ydmyghed.

”Indkøbsområdet er vanvittigt spændende set fra kommunalt perspektiv. Det er jo et centralt element i ledelse i hele den offentlige sektor og bidrager til at skabe økonomisk råderum. Samtidig ligger en af de vigtige nøgler til grøn omstilling også i kloge, strategiske indkøb. Derfor er formandsposten i SKI en af de mest spændende, jeg kan forestille mig,” siger Lasse Jacobsen og tilføjer:

”I Viborg og mange kommuner har vi gennem en lang periode arbejdet proaktivt med indkøb som et prioriteret område. Med afsæt i vores og andres gode erfaringer glæder jeg mig til at bidrage til den tværoffentlige indkøbsdagsorden af alt fra fagsystemer og softwarelicenser til kontorvarer, møbler og diabetesartikler.”

Der er ingen slinger i valsen, når Lasse Jacobsen skal pege på, hvorfor fællesindkøb bør stå højt på prioriteringslisten blandt landets offentlige ledere.

”Den helt store force ved fællesindkøb er synergieffekten. Alle kender de klassiske fordele, hvor vi med større indkøbsvolumener kan få bedre kvalitet og bedre priser, end hvis vi køber ind hver for sig. I fællesskab kan vi bevare fokus på at sikre økonomisk råderum og samtidig tage på den nødvendige rejse ind i klimavenlige og bæredygtige indkøb. I SKI-samarbejdet kan vi trække på de meget specialiserede kompetencer, der er brug for, og sammen med markedet udvikle de krav og mekanismer, som kan skubbe til den grønne omstilling – og kommunerne skal ikke på samme måde bruge egne kræfter og knappe ressourcer. Og derudover har de private produktionsvirksomheder og leverandører større incitament til at omstille produktionen og forsyningskæderne i en mere bæredygtig retning, når de ved, vi som offentlig sektor står klar til at aftage i tilstrækkelige mængder.”

Siden SKI blev etableret som et aktieselskab ejet af Finansministeriet (55%) og KL (45%) i 1994, har en gennemgående raison d’être været de besparelser, der lå i at pulje indkøbene på tværs af hele den offentlige sektor. Alene siden 2011 beløber det varige besparelsespotentiale sig til ca. 2,2 mia.kr. årligt.

”Samarbejdet gennem SKI er helt oplagt, når vi gerne vil have gode priser og leveringsvilkår uden at gå på kompromis med kvaliteten. Og man kan jo tænke over, hvor vi ville stå, hvis ikke vi sparede de godt 2 mia. kr. gennem SKI-aftalerne. Hvor mange færre medarbejdere ville vi fx have i de offentlige organisationer?” siger Lasse Jacobsen.

I Viborg Kommune har Lasse Jacobsen sammen med sin indkøbsafdeling fokus på systematisk implementering af indkøbsaftaler indgået både på egen hånd, gennem indkøbsfællesskabet Jysk Fællesindkøb og i SKI. Alle nye ledere og medarbejdere introduceres til aftalerne, og der følges op på indkøbsdata for at sikre, at aftalerne anvendes. Lasse Jacobsen fortæller nye medarbejdere, hvor vigtigt det er at bruge kommunens indkøbsaftaler og følge indkøbsafdelingens anvisninger, fordi kommunen derved sparer over 100 mio.kr. årligt. Uden disse besparelser, ville kommunen skulle have 2-300 færre medarbejdere.

Han mener, der fortsat er økonomiske gevinster at hente på SKI-aftalerne:

”Det er der, hvis vi øger compliance i vores organisationer. Det gælder i øvrigt også på aftaler, vi selv udarbejder. Mange kommuner er blevet virkeligt dygtige til at implementere aftalerne og sikre, at de bliver brugt, så de virker efter hensigten. Men det er fortsat en vigtig ledelsesopgave kontinuerligt at sætte indkøb på dagsordenen. Vi skal bruge vores indkøbsdata aktivt til at motivere ledere og medarbejdere til at bruge de indgåede aftaler, holde antallet af indkøb nede og spare på transaktionsomkostninger,” siger Lasse Jacobsen.  

Samtidig understreger den nye formand, at compliance også er afgørende for at sikre realisering af de øvrige formål, indkøbsaftalerne er udformet for at indfri.

”Vi skal jo opfylde lovens krav om fair konkurrenceudsættelse, vi skal sikre ordentlige arbejdsforhold i vores leverandørkæder, og vi skal sørge for, at borgere og medarbejdere har de produkter og løsninger, de har brug for – og der ligger et stort arbejde i at stille krav til alt fra kvalitet over bæredygtighed til sociale klausuler og leveringsvilkår. Hvis vi i sidste ende sjusker med at anvende aftalerne, er det – sat på spidsen – skønne, spildte kræfter,” siger Lasse Jacobsen.

En ofte tilbagevendende kritik af centrale indkøbsaftaler går på, at det er svært for mindre og lokale virksomheder at få adgang til at handle med den offentlige sektor. Som mangeårig kommunaldirektør kender Lasse Jacobsen kritikken og medgiver, at der ligger et dilemma mellem sund forvaltning af skattekronerne, udbudslovens hensigter og hensynet til det lokale erhvervsliv.

”Jeg kender det fra min egen verden. For hvorfor ikke købe alle vores kontorartikler i den lokale boghandel og hjemmeplejens biler hos forhandleren nede på hjørnet og sikre, at pengene bliver inden for kommunens grænser?” spørger han.

Men spørgsmålet er retorisk. For der er ingen tvivl at spore, når Lasse Jacobsen selv besvarer det:

”Vi skal overholde lovgivningen, som har til hensigt at sikre fair og lige konkurrence. Vi ville med rette møde kras kritik, hvis vi bedrev lokal erhvervsstøtte og købte hos de lokale virksomheder, bare fordi de er lokale. Borgerne skal have tillid til, at vi forvalter deres penge ordentligt. Både når vi køber ind i fællesskab, og når vi køber ind hver for sig.”

Og i Lasse Jacobsens øjne er fordelene ved fællesoffentlige indkøbsaftaler langt større end ulemperne.

”Der, hvor vi har et stort og ensartet behov på tværs af den offentlige sektor, sørger SKI for, at vi får de rigtige varer til de rigtige priser, og at det er let at købe ind i de nødvendige mængder. Så kan pædagoger, sygeplejersker og økonomaer bruge tiden på deres kerneopgaver. Når det giver fagligt mening, kan de sagtens gå ned og foretage småindkøb i nærområdet. Og der foregår altså stadig mange indkøb uden om de store indkøbsaftaler,” siger Lasse Jacobsen.

Han peger samtidig på, at af de i alt ca. 700 SKI-leverandører er ca. 60 pct. SMV’er, og at SKI’s leverandører er fordelt bredt over det meste af landet.

Spørger man Lasse Jacobsen, hvad SKI skal prioritere højest de kommende år, svarer formanden med et smil:

”Nu dækker SKI jo ikke mere end cirka tre procent af de offentlige indkøb, så det er da oplagt at udforske, om der kunne være ræson i, at SKI går ind på mindre traditionelle områder, hvor det offentlige bruger mange penge. Det er en drøftelse, jeg glæder mig til at have med Signe Lynggaard Madsen, som er administrerende direktør i SKI, og med de øvrige bestyrelsesmedlemmer.”

Én ting er helt sikkert. Bæredygtige indkøb forbliver højt på dagsordenen også med Lasse Jacobsen som formand:

”De mange krav til offentlige indkøb gør opgaven rigeligt udfordrende ude omkring i organisationerne. Nu har vi så også en brændende platform, som kræver, at vi tilrettelægger indkøbene, så de også er bæredygtige i forhold til klimaet. Retningen er klar, men vejen dertil kan være kompliceret. Klimavenlighed og bæredygtighed kan ikke altid kan sættes på formel. Vi skal stille begavede krav til alt fra produktion til transport og bortskaffelse eller genanvendelse. Det er en stor og kompleks opgave, hvor vi har en klar fordel i at stå sammen på tværs af den offentlige sektor – frem for hver især at forsøge at opfinde den dybe tallerken. Vi skal have fælles løsninger alle de steder, hvor det giver mening og rationale, så vi i de offentlige institutioner kan prioritere kræfterne til de andre områder,” afslutter Lasse Jacobsen.