Nu er det blevet nemmere for offentlige organisationer at få opfyldt deres indkøbsbehov, når de skal købe både større og mindre forvaltningsrettede it-systemer til fx arbejdsmarked, sundhed og dagtilbud. Det dynamiske indkøbssystem 02.19 Fagsystemer er netop sat i drift og er et supplement til SKI’s rammeaftale med samme navn.

På både rammeaftalen og i det dynamiske indkøbssystem kan de offentlige organisationer købe færdigudviklede fagsystemer som Software as a Service (SaaS) på abonnement.

Det dynamiske indkøbssystem dækker samme ydelsesområder som rammeaftalen samt fem yderligere: ’Borgerskab’, ’Fritid og idræt’, ’Kirke’, ’Driftsmateriel, varer og tjenesteydelser’ og ’Bygninger og arealer’. Og til forskel fra rammeaftalen er det i systemet muligt at stille særlige krav. Det kan der nogle gange være behov for i de offentlige organisationer, forklarer udbudsdirektør i SKI, Christian Lunding:

”Rammeaftalen dækker de største og vigtigste områder for fagsystemer. Her kan de offentlige organisationer købe fagsystemer med færrest mulige transaktionsomkostninger gennem direkte tildeling baseret på blandt andet prædefinerede krav til funktionalitet – altså use cases. Det dynamiske indkøbssystem kan så supplere der, hvor rammeaftalen ikke opfylder behovet, fx hvis der er brug for at stille særlige krav til fagsystemet, eller der er ønske om at tilpasse de eksisterende use cases på aftalen.”

• Du kan læse mere om rammeaftalen i denne nyhed og på aftalesiden.

Når de offentlige organisationer skal købe fagsystemer, starter de samme sted i et digitalt flow. Her kan de så vælge, om det er rammeaftalen eller det nye dynamiske indkøbssystem, de skal købe ind på.

”Fagsystemer er blandt nogle af de mest komplekse it-anskaffelser. Der er mange krav, man skal forholde sig til, fx med hensyn til sikkerhed, integrationer til andre kommunale it-systemer og dokumentation. Derfor er hele indkøbsprocessen i det dynamiske indkøbssystem – ligesom på rammeaftalen – digitalt understøttet, og vi har automatiseret meget af det, indkøberne før skulle uploade særskilt. Derudover gør use cases det enkelt at stille krav til, hvad systemerne skal kunne,” fortæller Christian Lunding.

I det digitale flow er der vejledninger, skabeloner og en sammenhængende værktøjsunderstøttelse til indkøbet af fagsystemer. Det dynamiske indkøbssystem giver også mulighed for at stille grønne krav til de enkelte ydelser, fortæller Christian Lunding:

”For at gøre det nemmere for den enkelte indkøber har vi – ligesom på vores dynamiske indkøbssystem for it-drift, 02.22, – lagt en række grønne krav ud i det dynamiske indkøbssystem for 02.19. Det er helt konkrete grønne krav, den enkelte offentlige organisation kan stille. Det kan fx være krav til datacentereffektivitet, bortskaffelse og genanvendelse af udtjent udstyr og brug af miljørigtige kølemidler.”

På rammeaftalen kan de offentlige organisationer købe ind blandt 27 leverandører, mens der i det dynamiske indkøbssystem er åbent for nye leverandører i hele systemets levetid. Dermed får de offentlige organisationer adgang til flere leverandører og services.

Kombinationen af de to indkøbsformer på området for fagsystemer gør, at de offentlige organisationer er godt dækket.

”Der er mange behov for fagsystemer, der er ens på tværs af kommuner, stat, regioner og den offentlige sektor generelt, men nogle gange kræver forskellige integrationer nogle løsninger, der ikke kan anskaffes via rammeaftalen. Derfor har det været vigtigt for SKI at kunne tiltrække forskellige typer af virksomheder med forskellige specialer. Vi kan se, at de leverandører, der foreløbigt er optaget i det dynamiske indkøbssystem, udgør en blanding af både større og mindre virksomheder, herunder flere virksomheder, der ikke tidligere har leveret til SKI.”