1. En stærkere indkøbsfaglig ramme

I dag er det ofte udbudspligten og -planen, der styrer organisationens indkøb. Når du kategoristyrer din organisations indkøb, skaber du automatisk et overblik over hele organisationens forbrug. Herfra vil det hurtigt blive klart for dig, hvor du skal sætte din indkøbsfaglighed ind for at optimere indkøbene både ift. at forbedre økonomien og tidsforbruget. Det vil altså ikke kun være udbudspligten, der styrer din indsats, men i lige så høj grad, hvor det samlet gavner din organisations behov bedst.
Kategoristyring vil give et samlet løft af hele organisationens indkøb og samtidig styrke den indkøbsfaglige ramme, da den kategoristyrede indkøbsproces vil vise nye muligheder for at styrke dit indkøbsfokus i din organisation.

2. Et nyt blik på dit indkøb

Når man skal i gang med at kategoristyre, er der mange organisationer, som får ekstern hjælp til at påbegynde omlægningen til kategoristyring. Et ordsprog siger: Godt begyndt er halvt fuldendt. Det gælder også, når du skal begynde at kategoristyre. Det er vigtigt at få en god opstart, og der kan ekstern hjælp være godt givet ud. Med den eksterne hjælp vil du få nye værktøjer til din værktøjskasse. Med disse nye værktøjer vil du finde frem til den helt rigtige måde at få forbrug og kerneforretning til at spille hinanden allerbedst, og dermed sikre den bedst mulige anvendelse af din organisations budget. Det kan være du allerede bruger nogle af værktøjerne i dag, men mon ikke kategoristyring tilfører et par nye værktøjer til din værktøjskasse.

Til SKI’s Årsdage 2020 var professor ved Aalborg Universitet, Morten Munkgaard Møller, forbi og holde et oplæg om kategoristyring. Læs mere om oplægget her, og find desuden Morten Munkgaard Møllers præsentation nederst i artiklen.

3. Mindre tid på kontraktstyring

I dag arbejder langt de fleste offentlige organisationer systematisk og professionelt med kontraktstyring og henter store gevinster ved det. Kategoristyring handler i høj grad om, at du i indkøbsprocessen sætter endnu skarpere og tungere ind i de forberedende faser. Når du kategoristyrer, får du og din organisation tidligt en dialog om, hvordan de bedste processer ved købet - både før, under og efter - bliver skabt. Og det betyder, at du ikke skal bruge lige så meget tid på kontraktstyring, konflikthåndtering mv. både i indkøbsafdelingen og hos dem i organisationen, der har det daglige samarbejde med leverandørerne.

Figur 1.
Figuren ovenfor viser (i forenklet form) forskellen i proces og tidsforbrug mellem et klassisk indkøbsforløb og et kategorioptimeringsprojekt. Bemærk, at dette er en figur, som illustrerer selve udbudsprocessen. Der er også væsentlige forskelle mellem den klassiske udarbejdelse af udbudsplan og kategoristyring, som ikke illustreres her.

I det klassiske forløb kommer indkøbsfagligheden primært i spil i udformningen af udbudsmaterialet og under gennemførelsen af udbuddet. Kerneforretningen bærer ansvaret for, at kravspecifikationen fører til den bedst mulige understøttelse af kerneforretningen.

I et kategorioptimeringsprojekt kommer indkøbsfagligheden i spil lidt tidligere, nemlig i kortlægningen af de arbejdsgange og procedurer, som det udbudte indgår i hos kerneforretningen. Projektet indeholder derfor både et udbud, men måske endnu vigtigere et review af kerneforretningens samarbejde med leverandørerne – set med indkøbsfaglige øjne. Udbuddet giver derfor ikke blot gode priser og sikring af rette kontraktvilkår, men også styrket samarbejde og arbejdsgange omkring eksempelvis borgeren.

Her kan du læse mere om, hvordan Rudersdal Kommune skiftede indkøbsstrategi og nu bruger kategoristyring til at skabe overblik og identificere indkøbsfunktionens nye fokusområder.

4. Mere tid til de varme hænder

Med en optimeret kategoristyret indkøbsproces vil der i sidste ende blive frigivet mere tid i kerneforretningen. Med andre ord vil "de varme hænder" få frigivet tid til deres kerneydelse. Det kan fx være socialrådgiveren, der slipper for at rykke flere gange for at få fyldestgørende statusrapporter på borgere i anbringelse eller forløb. Eller souschefen i børnehaven, der slipper for at bruge en formiddag på at håndtere fejl- eller mangelfyldte leveringer og i stedet har tid til at sætte en aktivitet i gang med børnene. Eller måske landskabsarkitekten hos Vej og Park, der får tid til at rådgive en skole om bedre udnyttelse af dens udendørsarealer, da han ikke længere behøver at bruge tid på at kvalitetssikre tegningsmateriale fra en leverandør.

Når du kategoristyrer dine indkøb, starter du også en dialog med din organisation om kerneforretningen. Den starter med spørgsmål såsom: Hvordan fungerer samarbejdet med de eksterne leverandører i dag? Understøtter samarbejdet jeres opgaveløsning på en god måde? Hvilke ændringer i leverandørsamarbejdet vil gøre det muligt for dig at lave en endnu bedre opgaveløsning?

Denne indledende dialog lægger de første byggesten til et tæt samarbejde om, hvordan man med sin indkøbsfaglighed hjælper kerneforretningen til endnu bedre rammer og produkter. I sidste ende er der mange udfordringer, der løses på forkant, og det vil frigive mere tid til de varme hænder.

5. Store gevinster i sigte

Kategoristyring peger hele organisationen i retning af, hvor de store besparelser ligger. Men lige så vigtigt er det, at kategoristyring peger på, hvor man også kan finde de store besparelser uden om selve priskonkurrencen i udbuddet. Gevinsterne kan blandt andet være, at man får købt bedre løsninger ind, der fx holder længere eller kræver færre ressourcer at vedligeholde.

Her kan du læse mere om Rudersdal Kommunes omlægning til kategoristyring, og hvordan de i samarbejde med deres leverandører satte sig et fælles mål: at lykkes med borgeren - og dermed opnå en væsentlig reducering af forsørgelsesomkostningerne.