Category management – på dansk ’kategoristyring’ – er et varmt emne inden for offentligt indkøb og således også på SKI’s Årsdage. Professor ved Aalborg Universitet, Morten Munkgaard Møller, beskriver sig selv som lige dele praktisk og teoretisk kategoristyrer og indledte sit oplæg med sætningen: ”Kategoristyring er en kraftfuld teori, der virker i praksis”.

Og hvorfor så bruge kategoristyring, tænker du måske? Hvis du spørger Morten Munkgaard Møller, så skal du bruge kategoristyring, fordi metoden skaber synergi i din organisation - og understøtter kerneforretningen.

Morten Munkgaard Møller beskriver kategoristyring som en metode, hvor du kigger ind i din organisations samlede køb hos eksterne (private såvel som offentlige), og bruger din indkøbsfaglighed til at vurdere, om du kan købe smartere ind.

Kategoristyring har sin oprindelse i detailhandlen, hvor man opdeler butikken i ansvarsområder. Man kan fx være ansvarlig for pålægsafdelingen eller frugtafdelingen. I bund og grund kan kategoristyring sammenlignes med supermarkedernes vareopdelte områder, fortæller Morten Munkgaard Møller.

Morten Munkgaard Møller påpeger, at en kategoritænkning langt hen ad vejen er ”common sense”. Men som han havde hørt den amerikanske foredragsholder John Hencke sige til et DILF-arrangement: ”Common sense is not very common”.

Uanset om man står over for at give sig i kast med kategoristyring, eller man allerede er gået i gang, så peger Morten Munkgaard Møller på tre væsentlige elementer, man bør tage højde for: helikopterperspektivet, kategoristruktur og kategoriproces.

Helikopterperspektivet

”Hvis jeg ejede organisationen, hvad ville jeg så gøre?” Det er et vigtigt spørgsmål, som alle medarbejdere i organisationen bør stille sig selv, når det kommer til kategoristyring, mener Morten Munkgaard Møller.

Han beskriver, hvordan det er vigtigt at samle organisationen, og at man bedst gør det ved at sætte medarbejderne i owner’s perspective. Når man er kategoristyrer, agerer man på baggrund af hele organisationen – og ikke bare indkøbsafdelingen. Kategoristyring har et tværorganisatorisk perspektiv, som giver kategoristyreren et helikopterperspektiv på organisationen.

Morten Munkgaard Møller peger på, hvordan kategoristyring kan skabe en proaktiv tilgang til indkøb, som bringer indkøbsfagligheden i spil så tidligt i processen, at man kan vælge det bedst mulige indkøb. Derfra bliver leverandøren nødsaget til at reagere på køberens ønsker.

Kategoristruktur

Når man skal arbejde med kategoristyring, er det essentielt at have et sourcing map, siger Morten Munkgaard Møller. Det er her, det ”sagnomspundne” kategoritræ kommer ind i billedet. Træet giver en vigtig struktur, som automatisk giver indkøberen et forspring, og det vil give mere overskud til at revurdere indkøbsprocessen.

Morten Munkgaard Møller pointerer, at det er vigtigt at springe ud i arbejdet og komme i gang, så man kan få nogle succeser, som man kan bruge i den videre færd.

Nedenfor kan du se et eksempel på et kategoritræ, som Region Hovedstaden har udarbejdet til at kategoristyre deres indkøb:

Klik på billedet for at forstørre det. 

En organisation, som også kategoristyrer deres indkøb, er Rudersdal Kommune. Læs mere om deres arbejde med kategoristyring her. ​

Kategoriproces

Der er mange forskellige metoder og tilgange til kategoristyring. Morten Munkgaard Møller opridser groft kategoriprocessen i tre faser: først ”udvikling af strategi”, dernæst ”leverandør-udvælgelse” og til sidst ”implementering og opfølgning”. Dertil kommer yderligere flere underfaser, men processen er bygget op om samme princip. Med kategoristyring skaber man en ny indkøbsproces, en kategoriproces, og med den udvider man sin værktøjskasse.

Til sidst fastslår Morten Munkgaard Møller, at målet for kategoristyring er at skabe indkøb, der på den bedste måde understøtter kerneforretningen.

I dette oplæg fortalte indkøbschef Allan Åge Christensen fra Københavns Kommune og Myndighedschef Frederik Kousgaard fra Rudersdal Kommune om deres erfaringer med kategoristyring.