Da SKI’s nye aftale på digitale læremidler trådte i kraft i efteråret, stod Aarhus Kommune klar til at tage den nye aftale i det dynamiske indkøbssystem i brug. Kommunen ønskede en ny måde at købe læremidler: Der skulle være indflydelse til de enkelte lærere og et bredt udvalg af kvalificerede digitale læremidler. Nu har Aarhus Kommune gennemført 15 udbud i systemet, og Mette Hardis Jakobsen, konsulent i Læring og udvikling hos Aarhus Kommune, har været med hele vejen.

”Med 02.40-aftalen har lærerne fået mulighed for at skræddersy indkøbet ud fra deres behov, fremfor der blev indkøbt en generel pakkeløsning fra et enkelt forlag. Lærerne har i allerhøjeste grad været med til at bestemme, hvilke produkter vi skulle købe, og vi er ikke gået på kompromis med kvaliteten. De 15 udbud har resulteret i 14 forskellige leverandører med både små og store forlag iblandt,” siger Mette Hardis Jakobsen.

Alle 49 skoler i Aarhus Kommune har været involveret i indkøbet af digitale læremidler, der har fungeret som et pilotprojekt, hvor SKI har været sparringspartner.

Læs mere om pilotprojektets opstart her.​ 

Udbuddet på Natur og Teknologi banede vejen for 15 øvrige udbud

02.40 Digitale Læremidler understøtter som dynamisk indkøbssystem en ny måde at købe digitale læremidler på. På et marked der hele tiden udvikler sig, sikrer det dynamiske indkøbssystem, at nye leverandører hele tiden kan blive optaget i systemet uden nogen begrænsning i deres sortiment. Dermed adskiller systemet sig fra de traditionelle rammeaftaler, der typisk løber i fire år med faste leverandører.

I december sidste år gennemførte Aarhus Kommune det første udbud i systemet. Det var på fagområdet Natur og Teknologi, som var en pulje af alle naturfagene. Sammen med SKI’s inputs udgjorde det fundamentet for de øvrige 15 indkøb på aftalen.

”Det første udbud gik rigtig godt og lærte os, hvordan vi skulle gribe processen an – både i formuleringen af kravsspecifikation og de brugertests, vi skulle køre efterfølgende. Vi fandt ud af, at det fungerede godt at pulje udbuddene i fx et til naturfag og et til kulturfag, og så tage dem i etaper, så vi var sikre på at overholde den økonomiske ramme, der var sat på forhånd,” siger Mette Hardis Jakobsen.

Aarhus Kommune valgte en pointmodel til at evaluere leverandørernes tilbud, hvor kvaliteten vægtede 70 pct. og prisen vægtede 30 pct.

”I udbuddene har vi oplevet, at leverandørerne bød ind med meget forskellige priser. Men pga. af vores pointmodel betød det ikke nødvendigvis, at en leverandør blev udelukket fra udbuddet, hvis de bød ind med en høj pris. Det viste sig nemlig, at der også var stor forskel på kvaliteten i produkterne, og med en pointmodel som vægter kvalitet med 70 pct. og pris 30 pct., har vi fået nogle rigtig gode produkter”, siger Mette Hardis Jakobsen.

SKI bruger Aarhus Kommunes erfaringer til at optimere setup’et på aftalen – læs mere om aftalen her.​

Lærernes krav og point er grundlaget for indkøbet

Netop lærernes behov og krav har været helt centralt for indkøbsprocessen i Aarhus Kommune og lærerne har sammen med indkøbsafdelingen lavet brugertest af de indkomne tilbud.

”Sammen med lærerne talte vi om de kvalitetskriterier, der var sat op og gennemgik hver enkelt læremiddel ud fra dette. De lærere, vi har haft med i processen, har været yderst fagligt engageret og har forholdt sig objektivt og professionelt til læremidlerne hele vejen igennem. De har været meget enige i deres vurderinger af læremidlerne, selvom de er foretaget på tværs af forskellige skoler med forskellige behov, og vi har efterfølgende oplevet en generel tilfredshed med de digitale læremidler, som skolerne har fået” siger Mette Hardis Jakobsen og understreger, at lærerne ikke kendte priserne på forhånd, da de lavede brugertestene.

Plads til både store og små leverandører

En af de leverandører, som bød ind på Aarhus Kommunes udbud, var Skoldedu der leverer en matematikportal til grundskolen. Direktør Lasse Vang var spændt på at se den nye SKI-aftale på digitale læremidler:

”Der er ingen tvivl om, at vi ser fordele i at have et sundt marked, som er gennemsigtigt, og hvor man ved, hvad kunderne efterspørger og hvornår, samt hvilken leverandør der byder ind med hvad. Da vi så den færdige aftale, og hvordan det hele var sat i system, blev den skepsis, vi havde i starten, gjort til skamme. Det har været en fornøjelse at byde ind på en aftale med klare aftaleforhold, hvor det var defineret, hvad der var forventet fra vores side som leverandør,” fortæller Lasse Vang og uddyber:

”Aftalen hjælper mindre leverandører som os, da prisen ikke længere er det vigtigste parameter for valg af produkter. Det giver nemlig større konkurrence på markedet, og her kan vi også være med. Vi er jo specialister inden for vores område, og hos os vægter kvalitet højest. Derudover har vi alle sammen selv en baggrund som lærere, så vi ved en del om deres behov”.