Når en ordregiver køber ind i et dynamisk indkøbssystem, kaldes dette et konkret indkøb. I praksis minder det om et miniudbud, dog er der langt større mulighed for at justere en række betingelser, kravsspecifikationer, evalueringsparametre og lignende end ved en traditionel rammeaftale.
Altid det nyeste sortiment
Der findes ingen produkter i et dynamisk indkøbssystem. Det betyder, at leverandører på systemet altid må byde ind med deres nuværende sortiment, så længe dette opfylder kravene for udbuddets genstand, som defineret i udbudsbekendtgørelsen. Det sikrer, at kunden altid tilgår markedet, som det er. Dette element er særdeles attraktivt på markeder, hvor der er hurtig udvikling og opdatering af produkter, fx software.
Et dynamisk indkøbssystem er ikke tidsbegrænset som en rammeaftale. Fungerer systemet, kan det principielt forsætte evigt.
Løbende optag af virksomheder
Alle virksomheder, der ansøger, kan løbende optages i systemet. Det kræver, at de opfylder minimumskravene til egnethed og ikke er omfattet af udelukkelsesgrunde.
Ordregiver er forpligtet til løbende at optage nye virksomheder i systemet og kan ikke begrænse antallet af virksomheder. Det betyder, at der i princippet for hver anskaffelse under systemet er adgang til hele det samlede markeds potentielle løsninger og leverandører, hvis leverandørerne har ansøgt og er optaget i systemet.
Det er et godt grundlag for effektiv konkurrence og innovation.
Ingen begrænsning på antallet af virksomheder
Da der ikke er nogen begrænsning på antallet af leverandører, som optages i systemet, kan et dynamisk indkøbssystem med fordel segmenteres i kategorier med forskellige genstandsbeskrivelser (rammerne for udbuddets genstand) og evt. med forskellige minimumskrav til optagelse i kategorierne. På den måde kan systemet opdeles efter ordregivernes differentierede behov og efter forskellige leverandørsegmenter. Kategorierne skal være objektivt defineret på grundlag af de karakteristika, som definerer den enkelte kategori.
En opdeling kan fx ske på grundlag af kvalitetsforskelle, størrelsen på den enkelte kontrakt, inden for hvilket geografisk område kontrakten skal gennemføres, forskellige leveringsvilkår, særlige juridiske forhold osv. Det giver mulighed for, at ordregivende myndigheder kan have fokus på fx små- og mellemstore virksomheder, nærproducerede produkter, økologi mv.
Her kan du se SKI's dynamiske indkøbssystemer. Klik på den enkelte aftale for at gå til aftalesiden og læse mere.
SKI vurderer fra rammeaftale til rammeaftale, hvordan vi kan skabe den ønskede konkurrence på et marked. Her kigger vi blandt andet på sammensætningen af leverandører og produktudviklingen.
Hvis et marked er præget af mange leverandører, en hastig udvikling og løbende produkttilgang kan et dynamisk indkøbssystem give rigtig god mening i stedet for en traditionel rammeaftale. Her er det nemlig muligt både at optage nye leverandører og nye produkter løbende.
Det er dog ikke alle områder, der egner sig til et dynamisk indkøbssystem. På områder med en høj grad af standardisering af ydelser og produkter, behov for forsyningssikkerhed og mange hyppige indkøb fra mange forskellige enheder vil et dynamisk indkøbssystem medføre alt for store transaktionsomkostninger og for stor usikkerhed for den enkelte organisation. Det gælder fx fødevarer, teleaftaler, forbrugsartikler og andre områder, hvor forsyning og lette indkøbsprocesser er afgørende.