E-handel er et begreb uden en entydig definition, og i den offentlige sektor bliver der e-handlet på mange forskellige måder. 

Ifølge loven er der tale om e-handel, hvis en bestilling afgives ved en af de nedenstående måder:

  • Elektronisk ordre (e-ordre, der sendes fra køber til sælger)
  • Elektronisk salgs-ordre (e-ordre, der sendes fra sælger til køber)
  • Punch out eller lignende direkte integration fra system til system.

Det essentielle er, at e-handel er et digitalt indkøb foretaget via elektroniske dokumenter. Og elektroniske dokumenter er i denne sammenhæng dokumenter, som er udstedt, sendt og modtaget i et struktureret elektronisk format, og som det er muligt at behandle automatisk og elektronisk.

Ifølge lov om fælles digital infrastruktur for elektronisk dataudveksling ved samhandel og rapportering mv. defineres e-handel som digitale indkøb, der foretages gennem anvendelse af elektroniske dokumenter. Loven definerer, at et elektronisk dokument er udstedt, sendt og modtaget i et struktureret elektronisk format, og som det er muligt at behandle automatisk og elektronisk (nr. 1764, paragraf 2 punkt 5 og 6).

E-handel er den billigste og mindst tidskrævende indkøbsform og kan frigøre nogle af de ressourcer, der bliver brugt på at bestille og betale for varer og tjenesteydelser.

E-handel bidrager også til compliance, øget råderum og gør det lettere at købe mere grønt og bæredygtigt ind. 
Med e-handel:
  • Sparer I tid for dem, der står for indkøb i jeres organisation
  • Sparer I tid for dem, der håndterer og betaler fakturaerne
  • Køber I i langt højere grad de rigtige produkter til de rigtige priser, hvilket giver prisbesparelser for hele organisationen
  • Er I sikre på, at I efterlever de politikker, jeres organisation har på indkøbsområdet, fx i forhold til klima og miljø, kemi i produkter, kvalitetskrav, arbejdsforhold osv.
E-handel som styringsværktøj sikrer compliance og sparer ressourcer

Indkøbsdata viser, at jo mere kompleks en offentlig organisation er – jo flere matrikler, EAN-numre, ansatte mv., en organisation har – desto flere indkøb foretages decentralt og langt fra det centrale indkøbskontor.

Systematisk anvendelse af organisationens e-handelssystem er derfor et vigtigt redskab til at styre, hvad og hvor der købes ind. E-handel bidrager til at sikre, at din organisations indkøbsaftaler anvendes mere og bedre, så dine kollegaer i resten af organisationen køber de rigtige varer hos den rigtige leverandør. 

Dermed kan I realisere gevinsterne på jeres indkøbsaftaler – fx gode priser, økologiske produkter, miljømærkede varer, sociale klausuler osv.  
Gode råd til at øge compliance

Hent e-kataloger i SKI’s ePortal: SKI stiller e-kataloger til rådighed på alle e-handelsegnede aftaler. Katalogerne kan hentes direkte ind i jeres eget e-handelssystem og kan fx skræddersys ift. miljømærker og økologi mv. Hvis du indlæser katalogerne fra SKI’s ePortal frem for at hente katalogerne hos leverandørerne, kan I kun købe aftaledækkede varer og undgår andre varer, leverandøren i øvrigt har på hylderne.

Ryd op i b-sortimenter: Aftalesortimenterne er konkurrenceudsat og priseffektive. Hvis du foruden de aftaledækkede varer på en konkret SKI-aftale også indlæser leverandørens øvrige sortiment i samme kategori, kan alle varerne købes i e-handelssystemet med fare for, at der købes dyrere varer end nødvendigt. 

Tilføj kun de mest nødvendige, ikke-aftaledækkede varer: Har din organisation brug for varer, der ikke er på en aftale, så køb dem. Men tilføj dem kun i e-handelssystemet, hvis det skal være en fast vare, alle disponenter i organisationen skal kunne købe i systemet.

Opstil krav om og mål for e-handelsgraden i din organisation: Sørg for at få sat et mål for jeres e-handelsgrad og skriv målet ind i din organisations indkøbspolitik. Skab et mandat og brug det til at indføre systematisk e-handel på tværs af organisationen. 
E-handel fremmer grønne indkøb

Grønne indkøb er blevet en del af mange offentlige organisationers indkøbspolitik. I SKI’s ePortal kan du let fremsøge de mest grønne og bæredygtige varer på aftalerne og sammensætte bæredygtige e-kataloger til dit e-handelssystem. Herved gør du det også lettere for decentrale brugere til at træffe de rigtige valg, når der skal købes ind. 

Filtrér dig frem til grønne valg

På nogle aftalesider på ski.dk er det muligt at lave en genvej til et grønt katalog. For nu gælder det på 50.62 Lyskilder og alle delaftalerne på 50.20 Forbrugsartikler. Klikker du på genvejen til det grønne katalog, har du allerede filtreret dig frem til de grønne valg, når du kommer ind på ePortalen, hvorfra du kan lave en kurv eller et abonnement. 

 

 

På ePortalen har du via forskellige funktioner også mulighed for at filtrere dig frem til at se grønne produkter eller det mest grønne udvalg. Læs mere om, hvordan du benytter dig at funktionen.

Hvordan du e-handler påvirkes af mange faktorer. Hvad du skal købe, hvem det skal købes hos og regler i din organisation

Start med at kigge på ski.dk: Under 'Mit SKI' kan du se, hvilke aftaler din organisation er forpligtet til at handle på, og hvilke I derudover kan benytte. Vær opmærksom på, at din organisation kan have besluttet, at I skal handle på en aftale, selvom der står, at den er frivillig. På de enkelte aftalesider på ski.dk kan du læse mere om brugen af den respektive aftale og finde vejledninger, der kan guide dig. 

Hvad kan du så på ePortalen: I SKI’s ePortal kan du se alle aktive varer og priser og danne et overblik over sortimenter på SKI’s aftaler. Du kan oprette katalogabonnementer, der sender e-kataloger til din organisations e-handelssystem, benytte SKI Punch Out, SKI E-ordre eller lave ordreskabeloner, der kan sendes til leverandørerne på SKI’s aftaler. 

E-handel i eget e-handelssystem: Fra jeres e-handelssystem kan du sende ordrer til SKI-leverandører via e-kataloger bestilt på SKI’s ePortal. Du kan også udføre fakturakontrol og bruge punch out. Herved sikrer du, at du og din organisation e-handler korrekt. 

SKI Punch Out: SKI har en punch out-løsning til dig, der har eget e-handelssystem. Det betyder, at du kan lave punch out direkte via ePortalen, når du handler på SKI-aftaler. Bruger du ePortalen til alle dine punch out-indkøb på SKI-aftaler, slipper du for at forholde dig til forskellige leverandørers hjemmesider. Det betyder, at du vil møde samme indkøbsplatform, uanset om du skal købe kontorartikler, forbrugsartikler eller it-udstyr.

SKI E-ordre: SKI har en e-ordre-løsning til dig, der ikke har eget e-handelssystem. Med SKI E-ordre kan du e-handle direkte via ePortalen uden et e-handelssystem, når du køber ind på SKI-aftaler. Du kan, ligesom du er vant til i en leverandørwebshop, bestille varer direkte hos leverandøren – blot med ePortalen som udstillingsvindue. Du lægger varerne i kurven og sender ordren direkte til leverandøren.  

Ordreskabelon: Kan du ikke anvende SKI E-ordre og har din organisation ikke et e-handelssystem, kan du benytte ordreskabelonen i ePortalen. Vær dog opmærksom på, at du ved brug af ordreskabelonen ikke lever op til din e-handelsforpligtigelse, da det ikke er et dokument, der sendes direkte og elektronisk fra et system til et andet.  Fordelen ved ordre skabelonen frem for køb via en leverandørwebshop er, at du får et pdf-dokument med de ønskede varelinjer og en aktuel SKI-pris, som du kan sende til leverandøren. Ved at benytte denne frem for fx leverandørens webshop sikrer du dig, at du køber varer, der er på en SKI-aftale og dermed til SKI-priser.