Få et overblik over vores udbudsproces

Forud for at en aftale træder i kraft, gennemgår vi en række faser i udbudsprocessen. Her kan du få et overblik over processen og læse mere om, hvad der sker i hver fase.
Klik på figuren for at se flere detaljer om hver fase.

Fase 1: På udbudsplan

De fleste udbud starter med en foranalyse, hvor vi afdækker kundernes behov på det pågældende område. Det er også i denne fase, det besluttes, hvorvidt en aftale skal udbydes som en frivilligfælleskommunal forpligtende, statslig forpligtende​ eller regional forpligtende aftale​

Herefter inviterer vi for hvert udbud til en ekstern arbejdsgruppe, som er en del af udbudsarbejdet og er med til at sikre kvaliteten af aftalerne. Grupperne bidrager med viden, erfaringer og sparring både om aftalens opbygning og sortiment.

Fase 2: Udbudsforberedelse

Herefter udarbejder vi en markedsanalyse, hvor vi med bidrag fra arbejdsgruppen, brancheorganisationer og leverandører undersøger markedsstrukturen, indkøbsmønstre mm. Det danner grundlaget for udbudsdesignet.  

For at sikre at aftalen er tilpasset markedsvilkårene på området, afholder vi i nogle tilfælde en teknisk dialog med relevante brancheorganisationer og potentielle leverandører. Det sker for at kvalificere markedsanalysen og arbejdet med udbudsdesignet yderligere.

Det resulterer i et udbudsdesign, som arbejdsgruppen kommenterer. 

Tilsammen sikrer dialog, markedsanalyse og udbudsdesign, at aftalen får den bedst mulige udformning. Udbudsdesignet udgør fundamentet for det endelige udbudsmateriale. 

Høring og tilslutning

På de kommunale forpligtende aftaler får alle kommuner mulighed for at kommentere det foreløbige udbudsmateriale, inden det bliver offentliggjort. Indgår aftalen i Statens Indkøbsprogram, har koncernindkøberne i staten også mulighed for at kommentere materialet. Er aftalen forpligtende for regionerne, får de ligeledes mulighed for at kommentere på materialet. Det sker i en høringsperiode.

Kommunerne skal forpligte sig til at bruge de forpligtende aftaler, inden de sendes i udbud. Det gør de ved at tilslutte sig aftalen i tilslutningsperioden. Det samme gør sig gældende for regionerne på de aftaler, der er udvalgt til at indgå i det tværoffentlige indkøbssamarbejde. 

På de forpligtende aftaler kan øvrige offentlige organisationer som udgangspunkt også tilslutte sig i tilslutningsperioden, men på en del aftaler kan disse organisationer også tilslutte sig efter ikrafttrædelse. 

Alle statslige organisationer er automatisk tilsluttet de aftaler, der indgår i Statens Indkøbsprogram, og de ​skal derfor ikke tilslutte sig i tilslutningsperioden.

Fase 3: I udbud

I tredje fase offentliggør vi udbudsmaterialet. Det er her interesserede tilbudsgivere har mulighed for at byde ind på aftalen. For at sikre at alle har samme udgangspunkt for at afgive tilbud, afholder vi informationsmøde for alle interesserede.

Fase 4: Evaluering og tildeling

Når tilbudsfristen er udløbet, evaluerer vi de indkomne tilbud. På nogle udbud tager evalueringsprocessen længere tid end på andre. På baggrund af evalueringen udvælger vi, hvem der bliver leverandør på aftalen. Efter tildeling følger en såkaldt standstill-periode på ti dage, hvor leverandørerne har mulighed for at gøre indsigelser mod resultatet af evalueringen. Hvis der ikke er kommet nogen klager, kan aftalen indgås, så snart standstill-perioden er udløbet.

Fase 5: Implementering

For at hjælpe kunder og leverandører godt i gang med at bruge den kommende aftale, udarbejder vi materiale med relevant information om brug af aftalen. Det er også i denne periode, at e-kataloger klargøres og opstartsmøder bliver afholdt. 

Fase 6: I drift​

Når aftalen er trådt i kraft, har vi ansvaret for den overordnede kontraktstyring, fx sortimentsopdateringer og prisjusteringer, og afholder løbende statusmøder med leverandører. Vi sørger også for løbende vedligeholdelse af e-katalogerne og står til rådighed med vejledning og sparring i forhold til anvendelse af aftalerne. ​​​​​​​

Vidste du...

Se alle nuværende og kommende aftaler
udbudskalenderen kan du få et overblik over alle aftaler, som SKI udbyder de kommende år.
 
aftalekalenderen finder du en oversigt over alle aftaler i drift.
  
Arbejdsgrupper
De arbejdsgrupper vi henviser til ovenfor, er de eksterne grupper, som på de fælleskommunale forpligtende aftaler kaldes projektgrupper, på de statsligt forpligtende aftaler hedder ekspertgrupper og på de frivillige aftaler benævnes referencegrupper.

Video: Forstå SKI's udbudsproces på 2 minutter

Se her, hvordan en SKI-aftale bliver til.

Kontakt SKI

Zannie Finderup
Teamleder, Statens Indkøbsprogram og IT
T . 21 62 08 70