Det fortæller kommunernes indkøbsdata os

Analyser af kommunernes indkøbsdata fra 2014-2016 gør os klogere på mønstre og tendenser i kommunernes indkøb. Her er samlet nogle af resultaterne. Se bl.a. hvor mange SMV’er der er i det kommunale indkøb, og hvor stor en del af indkøbet, der sker lokalt.

Klik på overskrifterne for at komme til det aktuelle afsnit.

Siden vil løbende blive opdateret.

___________________________________________________________________

Over halvdelen​ af det kommunale indkøb sker hos SMV’er

I den erhvervspolitiske debat fokuseres der tit på de små og mellemstore virksomheders vilkår – herunder deres mulighed for at sælge til den offentlige sektor.

I Danmark defineres små og mellemstore virksomheder som virksomheder med op til 249 ansatte (www.SMVportalen.dk). Denne brede definition kan brydes ned i mindre grupper af virksomheder:

  • Mikro: 0-9 ansatte
  • Små: 10-49 ansatte
  • Mellemstore: 50-249 ansatte

SMV’erne står for godt 60% af det kommunale indkøb

I 2016 stod SMV’erne for godt 60% af det kommunale indkøb af varer og tjenester. Som det fremgår af figuren nedenfor, er der med undtagelse af ganske få kommuner en begrænset spredning mellem kommunerne – SMV-andelen er altså meget ens i kommunerne.



Nedbrydes de godt 60% på mindre grupper af virksomheder, ses det, at en betydelig andel af det kommunale indkøb i 2016 blev foretaget hos de mindre virksomheder. Således købte kommunerne i 2016 ind for mere end 6,3 mia. kr. hos virksomheder med mindre end 10 ansatte. Yderligere 17 mia. kr. blev købt ind hos virksomheder med 10-49 ansatte.



SMV-andelen varierer fra indkøbsområde til indkøbsområde

Hvor stor en del af det kommunale indkøb, som SMV’erne står for, varierer fra indkøbsområde til indkøbsområde. Fx er området for IT og teleudstyr domineret af meget store virksomheder (1.000+ ansatte), mens mere end 80% af kommunernes køb af bo- og opholdssteder ligger hos SMVer.

 
  

Sådan har vi gjort

I indkøbsdatasamarbejdet har vi matchet indkøbsdata med et samlet træk fra CVR-registeret, der bl.a. indeholder oplysninger om virksomhedernes ansættelser. CVR-registeret har imidlertid ikke en gruppering for 50-249 ansatte men skiller i stedet ved 199 ansatte. Derfor har vi i SMV-analyser valgt at sætte grænsen for små og mellemstore virksomheder ved 199 ansatte. Dermed sikres det, at SMV-andelen ikke bliver overvurderet.

En mindre andel af det kommunale indkøb kan ikke matches med CVR-data. Det kan skyldes, at vi kun har adgang til CVR-data i form af et øjebliksbillede fra august 2017. Dermed er det muligt, at kommunerne har haft et indkøb hos virksomheder i 2016, som ikke længere eksisterer i august 2017. Den manglende eksistens kan fx skyldes, at virksomheden er nedlagt, gået konkurs eller opkøbt af andre. Det vurderes, at der altovervejende vil være tale om køb hos mindre virksomheder i denne restkategori.

___________________________________________________________________

1 ud af 5 kommunale ​indkøb er lokale

I mange kommuner er der en særlig opmærksomhed på, hvor stor en andel af kommunernes indkøb, der sker hos de lokale virksomheder.

Det kan være vanskeligt at definere, hvad en ”lokal” virksomhed er. Er den lokale ”Netto” fx en lokal virksomhed, eller er den ikke? I nedenstående analyser betragtes en virksomhed som ”lokal”, hvis dens CVR-registeradresse er i kommunen. Det betyder i praksis, at den lokale Netto kun betragtes som lokal i den kommune, hvor Netto som virksomhed hører hjemme.

20% af det kommunale indkøb sker lokalt

Indkøbsdatasamarbejdets analyser viser, at i gennemsnit 20% af det kommunale indkøb af varer og tjenesteydelser sker lokalt – altså hos virksomheder med CVR-adresse i den kommune, der foretager indkøbet.



Som det fremgår, er der en ret stor varians mellem kommunerne. Nogle kommuner ligger under 5%, mens andre ligger over 30%. De store forskelle kan skyldes flere forhold, men en central forklaring er naturligvis den lokale erhvervsstruktur. Kommuner med en meget bred erhvervsstruktur vil alt andet lige have mulighed for at opnå en meget højere grad af lokalindkøb. Kommuner med et begrænset lokalt erhvervsliv – fx sovekommuner – vil alt andet lige have begrænset mulighed for at opnå en høj grad af lokalindkøb.

På tværs af indkøbsområderne er der stor forskel i graden af lokalkøb

Generelt ses det oftere, at tjenesteydelser (22%) købes lokalt, end det er tilfældet for varer (14%), men generelt set observeres der store forskelle fra indkøbsområde til indkøbsområde. Lægemiddelområdet er med mere end ¾ af indkøbet lokalt det indkøbsområde med allermest lokalindkøb. Det kan skyldes, at kommunerne skal betale lægemidler til nogle borgere, som naturligt nok vælger at købe disse lokalt. Det er dog muligvis også en effekt af, at kommunerne ikke må udbyde lægemidlerne og derfor skal købe disse lokalt.

 
 

Sådan har vi gjort

I indkøbsdatasamarbejdet har vi matchet indkøbsdata med et samlet træk fra CVR-registeret, der bl.a. indeholder oplysninger om virksomhedernes hjemstedskommune. 

En mindre andel af det kommunale indkøb kan ikke matches med CVR-data. Det kan skyldes, at vi kun har adgang til CVR-data i form af et øjebliksbillede fra august 2017. Dermed er det muligt, at kommunerne har haft et indkøb hos virksomheder i 2016, som ikke længere eksisterer i august 2017. Den manglende eksistens kan fx skyldes, at virksomheden er nedlagt, gået konkurs eller opkøbt af andre. Det vurderes, at der altovervejende vil være tale om køb hos mindre virksomheder i denne restkategori.

___________________________________________________________________

1/9 af alle fakturaer kommer fra to leverandører​

I den fælleskommunale indkøbsstrategi nævnes det, at transaktionsomkostningerne ved et kommunalt indkøb er på minimum 175 kr. Antallet af fakturaer er en god indikator for, hvor mange indkøb en kommune har haft, og de kan derfor bruges til at skønne kommunernes transaktionsomkostninger.

Kommunerne modtog 9 mio. fakturaer i 2016 – 1 mio. af dem kom fra blot to leverandører

Kommuner modtog i 2016 mere end 9 mio. fakturaer for varer og tjenesteydelser fra godt 75.000 forskellige leverandører. Knap 1 mio. af fakturaerne blev sendt af blot to leverandører; Dansk Supermarked og COOP Danmark. Med andre ord modtager en gennemsnitskommune mere end 10.000 fakturaer fra Dansk Supermarked og COOP Danmark i løbet af et år, svarende til 40-50 fakturaer hver hverdag. Som det fremgår af tabellen nedenfor, er der dog stor forskel mellem kommunerne.

 
 
Der er en tilsvarende stor forskel mellem kommunerne, når vi ser på, hvor mange fakturaer de modtager fra alle leverandører. Gennemsnittet er knap 1.700 fakturaer/1.000 indbyggere, men mange er både under 1.500 og over 2.000 fakturaer.


Sådan har vi gjort

Data har kunnet udtrækkes direkte fra den samlede mængde af eFakturaer, som de 91 kommuner har bidraget med til indkøbsdatasamarbejdet.

___________________________________________________________________

Saml købekraften

En af de stærkeste konklusioner fra indkøbsdatasamarbejdets analyser er, at det virker, når kommunerne står sammen. Kommuner, der samler deres indkøb med andre kommuner, har et lavere forbrug pr. indbygger, end kommuner der køber ind på egen hånd.

Det ses tydeligt på de fælleskommunale forpligtende aftaler. Her dokumenterer indkøbsdata, at de tilsluttede kommuner opnår mærkbare besparelser. Eksempelvis får de kommuner, der har tilsluttet sig den forpligtende aftale på forbrugsartikler, som trådte i kraft i 2016, i snit 31% lavere priser efter aftalens ikrafttræden, end de gjorde før aftalens ikrafttræden, jf. figuren nedenfor. Og det vel at mærke for præcis samme varer fra samme leverandør og i samme forpakningsstørrelse. Denne prisforskel svarer til en besparelse på 13 mio. kr. i løbet af aftalens første halve leveår.


Et andet eksempel er den forpligtende aftale for kontorartikler. Her betalte de tilsluttede kommuner i snit 36% lavere priser end de ikke-tilsluttede kommuner, når de handlede hos aftaleleverandøren. Det svarer til en besparelse på knap 31 mio. kr. i 2016.

Indkøbsdata dokumenterer effekten ved de fælleskommunale forpligtende aftaler, men pointen om at samle købekraften går igen på andre indkøbsområder. Derfor bør kommunerne altid overveje muligheden for at gå sammen om indkøb – enten lokalt, regionalt i indkøbsfællesskaberne eller på nationalt plan gennem fx de fælleskommunale forpligtende aftaler.

Læs mere om de fælleskommunale forpligtende aftaler her. ​

___________________________________________________________________

Øg compliance 

En indkøbsaftale indfrier først sin værdi, når den bliver brugt. Analyserne fra indkøbsdatasamarbejdet viser imidlertid, at der er meget stor forskel på, hvor gode kommunerne er til at bruge de allerede indgåede aftaler. Fx er kommuner med højeste compliance 8-9 gange bedre til at købe ind på aftalen, end kommuner med laveste compliance, når man ser på den forpligtende aftale på forbrugsartikler.


Det typiske billede i indkøbsdatasamarbejdets analyser er, at de bedste kommuner har en compliance, der er 5 gange så høj, som kommuner med den laveste compliance. Denne complianceforskel peger på et meget stort besparelsespotentiale, da det entydigt fremgår af indkøbsdatasamarbejdets analyser, at kommunerne betaler relativt højere priser, når de køber ikke-aftalevarer, end når de køber aftalevarer.

Som nævnt betalte de tilsluttede kommuner i snit 36% lavere priser end de ikke-tilsluttede kommuner, når de handlede hos aftaleleverandøren på den forpligtende aftale for kontorartikler. Men som figuren nedenfor viser, så varierede det, alt efter om varerne var at finde på aftalen eller ej. 


På aftalevarerne betalte de tilsluttede kommuner 46% lavere priser end de ikke-tilsluttede kommuner. Men på ikke-aftalevarerne skulle de betale en merpris. 

Det er et særsyn, at der ligefrem betales en merpris, når der købes uden for aftalen. Men logikken med at der er store prisforskelle mellem det sortiment, som er medtaget på aftalen, og det – ofte substituerbare – sortiment, som ikke er medtaget på aftalen, går igen på tværs af de forpligtende aftaler. Og logikken gælder sandsynligvis også for kommunernes egne aftaler. 

I regi af indkøbsdatasamarbejdet er der gennemført avancerede statistiske analyser for at isolere og opgøre effekten af en forøget compliance. På 6 af de 10 undersøgte forpligtende aftaler ses der en statistisk signifikant effekt af en forøget compliance. Hvis en kommune blot øger sin compliance med 10% - fx fra 50% til 55% - så vil kommunen i snit spare 4% af sit samlede forbrug på indkøbsområdet. Det svarer til 100.000 kr. om året pr. indkøbsområde for en gennemsnitskommune. Og kommuner kan have flere hundrede indkøbsområder – nogle selvfølgelig større end andre. 



Læs mere om compliance og få inspiration fra andre kommuner, der har arbejdet med at hæve compliance.

___________________________________________________________________

Saml indkøbene - et samlet indkøb er billigere end flere små 

Der er en klar sammenhæng mellem antallet af indkøb (fakturaer) og de samlede udgifter til indkøb i en kommune. På ¾ af alle overordnede indkøbsområder betyder et øget antal fakturaer i sig selv, at det samlede forbrug bliver højere. Med andre ord: Jo flere indkøb det samlede indkøb fordeler sig på, desto større udgifter til indkøb. Det kan sammenlignes med, at det er billigere for en husstand at lægge en madplan og købe fødevarer til en uge ad gangen frem for daglige indkøb.

Kommunerne modtager i størrelsesordenen 9 mio. fakturaer årligt, og indkøbsdata kan påvise meget store forskelle i, hvor mange fakturaer kommunerne modtager.

 
De store forskelle i fakturaer pr. indbygger peger også på et andet økonomisk potentiale. KL angiver i den fælleskommunale indkøbsstrategi – baseret på en analyse fra Hjørring Kommune – at procesomkostningerne ved telefonisk bestilling/webshop i gennemsnit udgør 175 kr. Selv med et konservativt skøn vil de kommunale transaktionsomkostninger til indkøb således hurtigt runde 1 mia. kr. Og alene for COOP og Dansk Supermarked – som sender 1 mio. fakturaer til de 91 kommuner om året – kan transaktionsomkostningerne opgøres til 175 mio. kr. om året.

I Holbæk Kommune har de arbejdet fokuseret med at nedbringe transaktionsomkostningerne ved at omlægge til mere e-handel. Alene på fødevareområdet fandt de et besparelsespotentiale på 1,25 mio. kr. Derfor har de lært kantinemedarbejderen og pædagogen at e-handle. Læs mere her. ​ 

___________________________________________________________________

Flere årsværk i indkøbsafdelingen

Arbejdet med at forbedre compliance, reducere antallet af indkøb og samle indkøb på tværs af kommunerne er ressourcekrævende. Men analyserne viser, at der på ¼ af de overordnede indkøbsområder er en statistisk signifikant sammenhæng mellem antal medarbejdere i indkøbsafdelingen og kommunens forbrug. Et højere antal årsværk i indkøbsafdelingen betyder, at der bruges færre penge på indkøb pr. indbygger. 

Det betaler sig således at øge årsværket i indkøbsafdelingen, så der fx er ressourcer til at udrulle aftalerne i kommunens institutioner, arbejde med compliance og lave fakturakontrol.

Sidstnævnte ved de alt om i Fællesindkøb Fyn, der på kun lidt over et år har hentet 1,4 mio. kr. hjem til indkøbsfællesskabet. En opnormering med én contract manager, der bl.a. gennemgår priser, gebyrer og varenumre på alle fakturaer, tjente sig hurtigt hjem.

Læs mere om Fællesindkøb Fyns erfaringer med fakturakontrol her.​​​​​​​​​​​​​​​​​​

​​​​​​​​​​​​​​​​​
​​​​​

Kontakt SKI

Bjarne Schmidt
Business Controller
T . 51 27 24 47
William Fellows-Jensen
Chefkonsulent
T . 20 24 55 52​