1. Kend dit behov og markedets tilbud

Før du går i gang med dit indkøb, skal du vide, hvad du leder efter. Det starter med en markedsdialog. Undersøg, hvilke ydelser, der findes på markedet, og hvilke, der bedst dækker netop dit behov. Inddrag de potentielle leverandører og spørg dem, hvad der driver omkostningerne hos dem.

Husk, at det ikke altid handler om at få den laveste pris – det handler om at finde den bedste løsning, der dækker dit behov. Dialog forud for indkøbet sikrer den nødvendige forventningsafstemning, hvilket reducerer risikoen for misforståelser og konflikter, når aftalen er indgået.

2. Stil klare krav – og følg op

Sørg for at have klare og præcise krav i din kontrakt. Overvej, hvilke kontraktkrav, der er nødvendige for at styre konsulentens indsats efterfølgende. En kontrakt er kun så god, som den opfølgning, du foretager. Det er vigtigt at følge op på kontrakten regelmæssigt og sikre, at alle krav bliver overholdt.

Husk, at opfølgningen er forskellig fra kontrakt til kontrakt. Mange glemmer vigtigheden af regelmæssig opfølgning, men det er her, du sikrer, at du rent faktisk får det, du betaler for.

3. Få styr på detaljerne – og gem kontrakten

Når man tænker på kontraktstyring, er det let at fokusere på de store linjer og glemme de små detaljer. Men ofte er det netop småting, der kan skabe de største komplikationer. Må konsulenterne tage en kop kaffe eller brød i kantinen? Hvad tid skal de møde ind? Hvor skal undervisningen finde sted? Sørg for at have disse ting på plads, så de ikke giver grobund for større konflikter.

Sørg samtidig for at gemme din kontrakt med leverandøren, så du kan finde den. Det kan virke banalt, men i SKI bliver vi ofte spurgt, om vi kan hjælpe med at fremskaffe kontrakter. Det kan vi ikke, for SKI ligger ikke inde med kunders kontrakter. Sørg også for at skrive referater fra møder med leverandøren, så der ikke er tvivl om, hvad I har aftalt.

Endelig er det vigtigt at huske, at kontraktstyring er en løbende proces, hvor kommunikation, opfølgning og tilpasning er nøgleelementer for at sikre en vellykket aftale for begge parter. SKI står klar til at assistere i processen og sikre, at du får mest muligt ud af dit indkøb.

Flere gode råd til kontraktstyring

Se også videoen med professor René Franz Henschel fra juridisk institut på Aarhus Universitet, hvor han fortæller, hvad der ifølge ham er nøglen til god kontraktstyring i din organisation:

Sådan får du fuld værdi af dine kontrakter

Her kan du købe it-konsulenter i SKI

SKI har to it-konsulentaftaler, 02.17 It-konsulenter og 02.15 It-rådgivning, som offentlige kunder kan anvende.

02.17 It-konsulenter sikrer sammen med 02.15 It-rådgivning, at det offentlige kan købe it-konsulentydelser og/eller it-rådgivning på timebasis til at udføre en konkret opgave – fx når der skal leveres konsulenter til databehandling, test og udvikling af ny funktionalitet mv. SKI er startet op på genudbud af de to aftaler, der skal træde i kraft i 2025. De to it-konsulentaftaler vil desuden blive suppleret med et dynamisk indkøbssystem.

SKI stiller aftalerne til rådighed for alle offentlige organisationer i Danmark. Når en kommune, statslig organisation eller region har brug for it-konsulentbistand, beslutter organisationen selv, om de vil købe ind på aftalen eller finde alternative muligheder.

Derudover kan offentlige organisationer på 02.06 Standardsoftware købe it-konsulenter til at opsætte, konfigurere, installere og implementere standardsoftware. I SKI’s it-palet kan du få overblik over SKI's it-aftaler, og hvordan de mange aftaler supplerer hinanden.

Kontakt SKI, hvis du har brug for rådgivning til dit indkøb af it-konsulenter.