Indkøbsdanmark, og ikke mindst det kommunale it-indkøb, har undergået en stærk professionalisering. Kendskabet til og vigtigheden i at overholde udbudslovningen betyder, at der er fokus på at konkurrenceudsætte offentlige indkøb.
Når du køber en computer, er det let at se, om du har fået det, du bestilte. Med softwareprodukter og konsulentydelser er det straks sværere – det er ikke så let at gennemskue og følge op på, om du har fået det, du betalte for. Det stiller store krav til it-indkøbere og kontraktansvarlige.
Henrik Brix giver her tre gode råd til, hvordan du sikrer, at dit kommende kommunale it-indkøb spiller sammen med de mange kommunale it-systemer:
1. Husk it-arkitekturen og støttesystemerne
Som kommunal it-indkøber må man ikke se bort fra den fælleskommunale rammearkitektur og støttesystemer.
Det er faktisk noget af det allervigtigste for it-indkøbere lige nu. Vi har i mange år arbejdet for at løsrive os fra KMD-monopolet gennem konkurrenceudsættelse af de fælleskommunale støttesystemer og årtiers lukkethed. Det er nu, vi skal sikre, at de toge, vi køber, kan køre på fremtidens kommunale togskinner. Og vi skal sende et klart signal til markedet. Det gælder både, når vi som kommuner selv går i udbud, og når vi deltager i ekspertgrupper på et SKI-udbud. Ellers underminerer vi vores eget digitale fundament.
Vi skal stå sammen og stille de samme krav til leverandørerne på tværs af kommunerne. Og det gælder også om at stille de krav, selvom det kan være dyrere på kort sigt. Hvis vi skal sikre, at it-løsninger spiller sammen med vores mange systemer, er det vigtigt, at vi indkøber eksempelvis fagsystemer med åbne API’er. Et godt råd er at gøre brug af den såkaldte OS2kravmotor.
Det kræver, at vi er gode til at stille de rigtige krav til leverandørerne, når vi køber nyt it-systemer eller software, så vi sikrer, at de kan spille sammen med de over 400 systemer, vi har i kommunerne. Og vi slipper ikke for at forhandle vilkår med eksisterende leverandører.
2. Sørg for at have rettigheder til dine data
Det er essentielt at have styr på rettigheder til data, når man går i udbud eller tilslutter sig en SKI-aftale.
Kommunerne var i mange år ikke klar over, hvilken værdi man havde i data, og ved monopolbruddet på de fælleskommunale støttesystemer fik vi ikke sikret ejerskabet til data. Derfor endte vi også med at måtte betale for at få fat på de data, vi selv havde skabt.
Sørg for at have rettigheder til dine data, så du er sikret, hvis du fx overgår til en anden leverandør efter et genudbud. Derudover er det også værd at skele til ”Den gode it-anskaffelse” på KOMBIT’s hjemmeside. Den bruger vi i høj grad som tjekliste i Favrskov Kommune, når vi køber nye systemer. Det sikrer, at vi kommer omkring en række vigtige ting.
3. Køb ind på en SKI-aftale
Hos Favrskov Kommune går vi langt for at sikre, at it-indkøbene sker på en SKI-aftale.
En SKI-aftale er altid udgangspunktet for os. Det er kun, hvis vi har særlige behov, der ikke kan opfyldes af en SKI-aftale, vi vælger at udbyde selv. Men oplevelsen er, at vi på en SKI-aftale får stillet en hel række af de basale krav til åbenhed, understøttelse af rammearkitekturen og støttesystemer.
For os er det nok den bedste sikkerhed for, at alt er tænkt ind i aftalen. Nogle kommuner synes, de kan lave noget, der er bedre end SKI-aftaler, og det kan de muligvis også i enkelte tilfælde. Men SKI-aftaler er en god måde at sikre, at alt er tænkt ind i udbuddet.
- Det offentlige køber ind for ca. 380 mia.kr. årligt – heraf står kommunerne for ca. 100 mia. kr.
- I 2015 købte kommunerne it- og teleydelser gennem SKI for ca. 1,7 mia. kr. I 2020 var tallet 2,4 mia. kr.
- It-aftaler fylder 71 pct. af SKI’s omsætning
- Hvis vi går 10 år tilbage, var de helt store aftaler computere, servere, print og telefoni. Det har ændret sig i takt med digitaliseringen, der stadig kræver store mængder hardware og telefoni, men særligt har øget behovet for software.
- De seneste fem år er omsætningen på SKI's softwareaftaler vokset med 60 pct. fra 982 mio. kr. i 2015 til 1,5 mia. kr. i 2020, mens salget på hardwareaftalerne også er steget, men dog relativt mindre.
Nye it-aftaler på vej fra SKI i 2021
- 02.06 – Standardsoftware (28. marts 2021)
- 50.43 Tablets – (13. maj 2021)
- 02.15 It-rådgivning (maj 2021)
- 50.45 og 50.46 Datakommunikation/WAN (1. september 2021)
- 02.08 Tele og data (primo oktober 2021)
- 02.17 It-konsulenter (Q4 2021)