Den kommende aftale 50.91 Fødevarer (nethandel) er en ny fødevareaftale målrettet mindre, offentlige småkøkkener. Her giver udbudskonsulent Michelle Offersen tre gode grunde til, hvorfor du bør tilslutte dig den nye aftale.

1. Færre transaktionsomkostninger

Der er meget store forskelle i det offentliges procesomkostninger afhængigt af, om en vare bestilles via e-handel, over telefonen eller i en fysisk butik. Samtidig er der omkostningsforskelle forbundet med at modtage en elektronisk faktura, der kan holdes op mod en e-bestilling, eller om de modtagne fakturaer skal kontrolleres manuelt.

I KL’s handleplan for det fælleskommunale indkøb (2017-2020) viser en analyse fra Hjørring Kommune, at når man køber ofte og småt ind i fysiske butikker, bruger man flere penge og mere tid på indkøb, end hvis man puljer og e-handler småindkøbene. Analysen viser, at et indkøb foretaget ved fysisk fremmøde i en butik koster 330 kr. pr. indkøb i transaktionsudgifter, mens indkøb via e-handel koster 90 kr. pr. indkøb.

En anden analyse baseret på kommunernes indkøbsdata (2017) viser, at 70 pct. af fakturaerne på fødevarer er på under 500 kr. For mange af de mindre indkøb er transaktionsomkostningerne således større end selve fødevareindkøbet. Det koster altså mere at behandle fakturaen, end de indkøbte varer kostede. Derudover kommer de småindkøb, hvor en ansat laver et privat udlæg og får refunderet udgiften - disse indkøb afspejles ikke i de ovennævnte tal.

Der er altså god økonomisk logik i at vælge e-handel og samle indkøbene på større ordrer via den nye aftale 50.91 Fødevarer (nethandel). Faktisk lyder vurderingen fra SKI, at det kan spare kommunerne for godt 60 mio. kr. årligt.

2. Mere tid til kerneopgaver

Fødevarehandlen har udviklet sig hastigt de senere år. Der er åbnet for flere og mere fleksible handels- og distributionsformer, og det er blevet helt almindeligt for private forbrugere at bestille dagligvarer online. Den udvikling giver mulighed for, at den offentlige sektor også kan frigøre tid fra indkøb til andre kerneopgaver. Fx får pædagogen mere tid til at lave flere aktiviteter med børnene frem for at bruge tid på fakturabehandling.

I KL’s rapport ”Effektive indkøb gennem e-handel” (2012) findes der en gennemsnitsberegning af tiden brugt på fakturabehandling. Ved fysiske indkøb bruges der i gennemsnit 32 min. på fakturahåndtering. Ved e-handel bruges der 3 min.

Selvom man er tilsluttet 50.91, og der skulle opstå et behov for fødevarer, der ikke kan nethandles, fx fordi der er et akut behov for mælk, mel og sukker til en spontan omgang pandekager, kan man selvfølgelig stadig købe det ind lokalt. Ligesom pædagogiske indkøb også vil være undtaget.

3. Kommende lovkrav om e-handel

E-handel er efterhånden en integreret del af de flestes liv, og e-handel har også gjort sit indtog på offentligt indkøb. Erhvervsstyrelsen indledte i januar 2019 et nyt e-handelsprojekt, da det er en klar politisk ambition, at det offentlige skal e-handle mere. Projektet har fokus på digitalisering af offentlige indkøb, og formålet er at udbrede nye fælles standarder for e-handel via lovkrav. Det nye lovkrav om obligatorisk e-handel af varer forventes i januar 2022. På 50.91 Fødevarer (nethandel) e-handler du alle dine varer, og er dermed sikret opfyldelse af det kommende lovkrav vedrørende e-handel.