Lad os være ærlige: It-indkøb i den offentlige sektor kan føles som at forsøge at samle IKEA-møbler – nogle af de helt store med mange dele og skruer - uden vejledning.
Og for offentlige it-indkøbere kan det virke som en umulig opgave at imødekomme stigende krav til bæredygtighed, datasikkerhed, og økonomiske effektiviseringer. Men heldigvis er der håb, for med få greb kan du komme tættere på at skrue dit it-indkøb sammen på en måde, hvor du har større chance for at ramme plet.
It bor i hele organisationen – inddrag den
It-indkøb kan opdeles i to kategorier: Basis-it som netværk, drift og hardware, der ligger centralt i it-afdelingen. Med andre ord, de indkøb, it-afdelingen ”har i fred”. Og så er der de mere komplekse it-indkøb af fx software, forretningsapplikationer og konsulenter, som ens kollegaer i resten af organisationen har en langt større aktie i.
De komplekse it-indkøb forudsætter en kombination af integrationer og forretningslogik. Og selvom it-afdelingen har en central rolle, bor det komplekse it-indkøb i hele organisationen – den skal inddrages for at det skal lykkes. Men ofte taler it-afdelingen i tekniske termer og non-funktionelle krav som fx platform og teknologi, mens andre fagfolk stiller funktionelle krav ud fra fx use-cases.
De har samme mål, men taler to forskellige sprog.
Det dårligste indkøb er det, du ikke forbereder dig på
En af de største udfordringer ved it-indkøb er at sammensætte en klar og præcis behovsopgørelse, der afspejler både tekniske og forretningsmæssige krav. Det kræver fælles forståelse og fælles sprog – og det opnår man gennem rigtig grundig forberedelse, inden man trykker på ”køb”-knappen.
Uanset om man som offentlig it-indkøber bruger en SKI-aftale eller vælger selv at gå i udbud, gælder reglen: Det dårligste indkøb er det, du ikke forbereder dig på. Det er som et roadtrip uden kort eller GPS – du kan ende i Herning, mens du troede, at du var på vej til Horsens.
Her følger derfor nogle råd til, hvordan du forbereder dit næste it-indkøb.
Trin 1: Kend dine behov
Start med at identificere de specifikke forretningsbehov, som løsningen skal opfylde. Overvej, hvor stor vægt I vil lægge på bæredygtighed – for eksempel, skal jeres løsning understøtte en bestemt reduktion i CO₂-udledning? Tænk også over, hvilke krav I har til drift og sikkerhed. Skal løsningen kunne håndtere høj trafik eller beskytte mod bestemte typer cybertrusler? Vær ærlige om jeres budget og hvor meget I er villige til at betale for disse krav. Mange organisationer, både store og små, opdager, at deres ønskede løsning er urealistisk, enten på grund af økonomi eller projektets omfang.
For at få en klar forståelse af jeres behov, skal I tale med de kollegaer, der kommer til at bruge løsningen mest. Spørg dem, hvilke funktioner de har brug for, og sørg for at omdanne deres ønsker til konkrete tekniske eller forretningsmæssige specifikationer. Dette sikrer, at den valgte løsning faktisk dækker de nødvendige behov og mindsker risikoen for dyre tilpasninger senere.
Det sker desværre ofte, at man ender med en kontrakt, der ikke lever op til brugernes krav. Det fører til mange ændringer og uforudsete udgifter. Selvom det ikke nødvendigvis gør løsningen billigere at være grundig i behovsafdækningen, sikrer det en løsning, der passer bedre til jeres organisation fra starten.
Trin 2: Tal med markedet
Forberedelse inkluderer også markedsdialog. Det offentlige får ofte på puklen for dårlige it-projekter. Det handler ofte om, at behovene ikke er klart specificerede, at projekterne bliver for store og komplekse, og at man måske ender med, at den teknologiske udvikling overhaler projektet.
Kloge hoveder vil mene, at man skal frigøre sig fra markedet og fokusere på sine specifikke forretningsbehov. Og det skal man også. Men man bliver nødt til at inddrage markedet langt mere i sine behov - inden man sender dem i udbud.
"Spørg nu lige markedet," siger vi ofte i SKI, og det er noget, vi selv prioriterer højt, hver gang vi udbyder nye aftaler.
Det nytter fx ikke noget, at man har fået formuleret en kravspecifikation, der skal dække en omfattende cloud-baseret løsning, der skal integreres med en kommunes eksisterende løsning, men at ingen eller ganske få aktører i markedet vil kunne dække det hele.
I dialogen med markedet kan man netop blive klogere og ende med en løsning, der fx både øger datasikkerheden og er økonomisk fordelagtig – en løsning, som man måske ikke var endt med, hvis man ikke kendte markedets muligheder.
Trin 3: Sørg for, at dit indkøb kan rumme fleksibilitet
Offentlige it-indkøbere kan, ligesom vi gør i SKI, arbejde på at skabe mere fleksible rammer for deres it-indkøb. Vi kan ikke forudse alle fremtidige behov. Hvem ved, hvad vores behov er om tre eller fire år? Derfor er fleksibilitet afgørende, når vi taler komplekse it-indkøb.
Derfor er vores råd også, at man designer et indkøb, der kan rumme fleksibilitet, som man fx kan via SKI’s dynamiske indkøbssystemer.
Fleksibilitet gælder både i forhold til aftalerne og kontrakterne. Fleksible aftaler handler om at designe indkøbsprocessen på en måde, der tillader justeringer og ændringer undervejs, mens fleksible kontrakter handler om at sikre, at de aftaler, vi indgår, kan tilpasses skiftende behov over tid.
Det kan gøres på mange måder. Et eksempel er at indgå aftaler om løbende ydelser, der kan skitseres og indkøbes i hele driftsperioden. På den måde undgår man at stå midt i projektet og opgaven og mangle noget vigtigt, som kræver en ny og tidskrævende udbudsrunde. Hos SKI har vi bl.a. gennem dynamiske indkøbssystemer netop fokus på fleksibilitet i vores aftaler, særligt inden for software og it-konsulentområdet.
Mere end blot en vare
Hvis du som offentlig it-indkøber vil undgå at sidde fast i dårlige kontrakter og ubrugelige løsninger, kræver det en grundig forberedelse, hvor du får styr på din organisations behov, hvad markedet kan levere, og hvordan du kan købe det med mest mulig fleksibilitet. Hvis ikke, kan dit it-indkøb blive en dyr fejltagelse, der ikke bare koster penge, men også går ud over borgerne.
I sidste ende handler det om at få mere end blot en vare hjem – det handler om at få en løsning, der holder. For en dårlig løsning er både dyr og ubrugelig.