Kategoristyring kan godt virke som en rigeligt stor mundfuld. ”Skal vi virkelig omlægge alle vores arbejdsgange og starte forfra?” Nej, lyder svaret fra Københavns Kommune. Men man skal have nysgerrigheden, lysten og modet til at bygge nye facetter på ens indkøbsfaglighed og samarbejde med organisationen. For gevinsten kan være stor: et bedre samarbejde som både kan højne kvaliteten og totalomkostningerne af indkøbene. Københavns Kommune har været i gang med deres kategoristyringsprojekt siden efteråret 2018 og høster nu de første erfaringer.
”Da vi begyndte at kategoristyre, lavede vi en model for projektet, hvor ansvaret blev fordelt rundt i Københavns Kommune. De andre forvaltninger er en stor del af projektet, og derfor har det været vigtigt at have dem med fra start af. Hele organisationen har været med fra begyndelsen,” fortæller Allan Åge Christensen, indkøbschef i Københavns Kommune.
..en metode, hvor du kigger ind i din organisations samlede køb hos eksterne (private såvel som offentlige), og bruger din indkøbsfaglighed til at vurdere, om du kan købe smartere ind. Kategoristyring skaber overblik over organisationens indkøbs, og herfra kan man identificere indkøbsfunktionens nye fokusområder. Kategoristyring giver et nyt perspektiv, hvor det er organisationens behov, der styrer indkøbskontorets fokus.
Kategorier med god mulighed for succes
Da Københavns Kommune kastede sig ud i kategoristyring, var det første skridt at få bygget kategorierne op ved hjælp af deres kategoritræ. Herfra fik Københavns Kommune det store overblik over organisationens forbrug – set ud fra en indkøbsfaglig tilgang. Og så begyndte omlægningen til kategoristyring for alvor. De arbejdede med kategorierne over flere bølger, hvor de i første bølge arbejdede med nogle udvalgte kategorier, som de mente, de ville få succes med.
”Det var afgørende, at vi fik lavet nogle point i starten af projektet. Dermed kunne vi synliggøre, at vi har en troværdig plan for de mål, der er sat. Vi startede med nogle kategoriindsatser, som vi vidste, at vi kunne føre ud i livet. Og dermed skabe resultater. Det tror jeg, er vigtigt at have fokus på. Hvis man har nogle gode resultater, så er det nemmere at overbevise andre om, at det er (eller vil blive) en succes,” fastslår Allan Åge Christensen.
Opbakningen til projektet var (og er stadig) essentielt for at lykkes, især når man skal gribe offentligt indkøb an på en lidt anden måde end ’plejer’. Allan Åge Christensen forklarer:
”Det kan godt være, at ideen var født i mit center, men vi har brugt meget tid på inddragelse. Og det er man også nødt til i en stor organisation som Københavns Kommune. Det betyder også, at der er fuld opbakning til projektet.”
En realistisk tidsplan
Når Allan Åge Christensen kigger tilbage på den spæde opstart af omlægningen til kategoristyring, er der især én ting, han ville ønske, de havde haft mere af: Tid.
”Kategoristrategiarbejde var noget nyt for os. Vi havde ikke lavet det før, og derfor var det en stor opgave at rulle første bølge ud. Det tog længere tid, end vi havde forestillet os. Jeg tror, vi havde sat tre måneder af til første bølge. Folk arbejdede som heste, men det lykkedes faktisk at holde tidsplanen,” fortæller Allan Åge Christensen.
Da Københavns Kommune startede projektet fik de ekstern hjælp til klarlægning af deres kategoristrategi.
”Jeg mener, at det er godt givet ud, hvis man køber noget træning i kategoristyring. Så kan man formentligt komme langt hurtigere i gang, og der er langt større sandsynlighed for at ramme målskiven. Derudover kan den eksterne hjælp også gøre det muligt at anskue sit projekt fra nye vinkler, som man måske ikke lige havde overvejet. Jeg synes, det er godt givet ud frem for, at man selv skal opfinde den dybe tallerken. Det er bare med at komme ud over rampen,” siger Allan Åge Christensen.
En samlet organisation
Inddragelse, træning og tid er altså nogle af de vigtige erfaringer, som Allan Åge Christensen og Københavns Kommune har gjort sig i arbejdet med kategoristyring. Selvom København Kommune har været i gang med kategoristyring i lang tid, står de stadig i begyndelsen af deres nye indkøbseventyr. De første økonomiske gevinster er allerede blevet identificeret, og der er nogle potentielt store gevinster i sigte. For Allan Åge Christensen er det dog ikke kun de økonomiske gevinster, der er vigtige:
”Jeg tror, at en af de største gevinster vi får med her er, at vi i bund og grund får tømret hele indkøbsområdet mere sammen på tværs af Københavns Kommune. Vi får en samlet organisationen. Men tiden må jo vise, om det lykkes,” afslutter Allan Åge Christensen.