I 2024 lavede Rudersdal Kommune en stor undersøgelse af deres økonomi- og indkøbsprocesser. Her kom det blandt andet frem, at kommunens operationelle indkøb er fordelt på rigtig mange hænder. Faktisk så mange, at hele 48 årsværk hvert år indgår i indkøbsprocesserne, og heraf går 30 årsværk til operationelle indkøb. Mere end 600 medarbejdere er i berøring med indkøbssystemet – flere kun sporadisk og uden at indkøb er deres primære opgave.

Det blev tydeligt, at der er potentiale for optimering, og i 2025 blev indkøb en del af et større moderniseringsprogram med fokus på at etablere stærke administrative fællesskaber, som leverer en god forretningsunderstøttelse. 

”Når indkøb kun er noget, man gør en gang imellem, bliver det hurtigt bøvlet og tidskrævende. Vi vil gøre det nemmere og mere effektivt – og samtidig sikre, at vi får mest muligt ud af vores aftaler,” fortæller indkøbschef i Rudersdal Kommune, Kamilla Stark Lønsmann, om projektet. 

Indkøbsprojektet skal bidrage til et samlet besparelseskrav på 20 mio. kr., men projektet er langt fra kun en spareøvelse: 

”Det her er ikke et spareprojekt. Det handler om at gøre indkøb nemmere, så medarbejderne kan bruge tiden på deres kerneopgaver. Og så handler det om compliance – vi får bedre og billigere indkøb, når vi bruger aftalerne - og bruger dem rigtigt,” fortæller Kamilla Stark Lønsmann.

Data som kompas

Projektet blev skudt i gang i sommeren 2025 med en omfattende ”as-is”-analyse, som har kortlagt, hvordan indkøbene foregår, hvor meget tid der bruges, og hvor der købes ind.

”Vi har regnet på alt fra Netto-ture til klik i e-handelssystemet. Det har givet et klart billede af, hvor vi kan sætte ind og skabe størst værdi,” fortæller Kamilla Stark Lønsmann.

Hun understreger, at et solidt datagrundlag er nøglen til at prioritere og måle effekten af nye tiltag. Kommunen har også hentet inspiration fra blandt andet Odense og Hjørring kommuner, som har arbejdet med lignende tiltag.

Men data gør det ikke alene. For at skabe forandring og opbakning på tværs har Rudersdal Kommune involveret ledere og medarbejdere fra hele organisationen. Og så sidder kommunaldirektøren for bordenden i projektets styregruppe:

”Ledelsesopbakningen er helt afgørende – det giver projektet tyngde og sikrer, at vi når i mål,” fortæller Kamilla Stark Lønsmann.

For hende er bred involvering derudover en forudsætning for, at løsningerne bliver brugbare og får opbakning:

”Det, der fungerer på rådhuset, fungerer ikke nødvendigvis på en skole eller i et dagtilbud. Vi er nødt til at lave en tilpasset løsning til hvert enkelt område i kommunen. Nogle steder kan vi samle indkøb på færre hænder, mens det måske ikke fungerer hos andre,” fortæller Kamilla Stark Lønsmann.

Næste skridt i projektet er på baggrund af den indledende analyse at finde nye processer og arbejdsgange, som sikrer brugen af kommunens indkøbsaftaler og effektiviserer ressourcerne brugt på indkøb. Det vil kræve ændringer i vaner og adfærd, og den slags forandringer tager tid. Derfor har Rudersdal afsat et helt år til implementeringen:

”Den største udfordring er adfærdsændringen. Folk har været vant til at gøre tingene på deres egen måde, og det kræver tid og dialog at ændre,” understreger Kamilla Stark Lønsmann.

Selvom Kamilla Stark Lønsmann endnu ikke ved, hvilke ændringer og anbefalinger projektet ender ud med, er hun ikke i tvivl om, at kommunen er på vej mod en mere enkel og robust indkøbsorganisation.

”Vi har allerede mærket, at bare det at arbejde med området giver effekt. Jeg tror på, vi ender med en model, hvor indkøb bliver mere overskueligt, effektivt og understøtter kerneopgaven endnu bedre – så medarbejderne kan bruge deres tid dér, hvor den gør størst gavn”.