En liter mælk. En pakke kaffe. Et par rengøringsartikler. Det føles hurtigt og effektivt lige at smutte forbi butikken. Men da Odense Kommune i 2024 begyndte at analysere deres indkøbsadfærd, viste tallene noget andet. De igangsatte derfor projekt "Ud af butikken".

“Det tager jo kun fem minutter” – eller gør det?

Med fokus på digitale og effektive arbejdsgange skal projektet bidrage til mere e-handel, højere compliance og mere tid til kerneopgaverne. Projektet tog afsæt i interviews med medarbejdere og ledere på tværs af kommunen, og her dukkede en række genkendelige forforståelser op:

• ”Butikken ligger jo lige rundt om hjørnet”
• ”Det er billigere at handle i Netto end på aftalen”
• ”Det er kun en lille ting”.

“Intentionerne var altid gode. Men vores analyser viste, at det sjældent kun tog fem minutter – og at det i mange tilfælde havde været billigere at købe varerne på en indkøbsaftale i e-handelssystemet”, siger Cecilie Schwartz Førby, indkøbs- og kontraktchef i Odense Kommune.

Udover forforståelserne viste de indledende interviews også, at der var usikkerhed om, hvad e-handel egentlig er. Nogle opfattede bestillinger via mail eller køb med betalingskort som e-handel, mens andre ganske enkelt ikke kunne finde de varer, de havde brug for, i indkøbsportalen, og derfor tyede til en tur i supermarkedet.

Inspireret af blandt andet Hjørring Kommune gennemførte Odense Kommune en detaljeret tidsanalyse. Fokus var på de butikker, der blev handlet i mere end 100 gange i 2024, og på hele processen omkring indkøb – inkl. transport.

“Når vi lægger data på bordet, bliver det meget konkret. Det handler ikke om kontrol, men om at opnå indsigt i eget indkøbsmønster,” siger Cecilie Schwartz Førby. Hun fortsætter:

“Vi havde i gennemsnit 109 medarbejdere i fysiske butikker hver dag. Når man ganger op, brugte medarbejderne omkring 82 timer dagligt på indkøb – ofte uden at nogen rigtig havde overblik over det,” fortæller Cecilie Schwartz Førby.

I gennemsnit brugte hver medarbejder 45 minutter pr. indkøbstur, hvoraf transporten alene stod for 24 minutter. Samtidig viste data fra blandt andet SKI’s e-handelsrapport, at kun 35 pct. af kommunens samlede indkøb skete via e-handel.

Projekt ’Ud af butikken’ startede som et effektiviseringsprojekt, men har udviklet sig til også at være et ledelses-, struktur- og kulturprojekt, hvor Odense Kommune arbejder med tre parallelle greb:

Arbejdet med de tre greb har blandt andet medført, at lederne i Odense Kommune i dag har adgang til indkøbsdata, så de løbende kan følge status på e-handelsgrad og compliance i deres egne områder – og følge op på det.

Derudover er der fokus på: 

• At det ikke er en ensartet implementering, der skal ske på tværs af fagforvaltninger. Den skal tilpasses til de enkelte forvaltningers behov.
• At se indkøb som en kompetence og ikke allemandseje – alle skal kunne lægge varer i kurv, men det er ikke alle, der skal kunne købe ind.
• At få udpeget indkøberne, så de kan blive undervist og dermed godt klædt på til opgaven.
• At igangsætte kommunikationstiltag, som skal gøre det nemmere at huske at e-handle. Her arbejdes der blandt andet på en aktivitetskalender, hvor det er meningen, at e-handelssystemet skal hjælpe ved at minde indkøberne om, når det er tid til at købe ind til specielle arrangementer, årstider eller lignende.