Et af de første dynamiske indkøbssystemer, der så dagens lys i SKI, var 02.06 Standardsoftware. Nu fem år senere er SKI klar med en opdateret version af aftalen. Den nye aftale bygger videre på det velkendte indkøbsflow, som mange brugere allerede kender. Samtidig får offentlige organisationer adgang til en ny digital platform og en række nye værktøjer, der skal gøre det lettere at tilpasse sit softwareindkøb til organisationens behov og stille relevante krav til blandt andet sikkerhed og miljø.

”Aftalen er en unik indgangsvinkel for markedet til det offentliges indkøb af standardsoftware, og én samlet markedsplads til at købe tidssvarende løsninger til konkurrencedygtige priser for kommuner, stat og regioner. Samtidig giver det dynamiske indkøbssystem den fleksibilitet, der er nødvendig, når det kommer til software, hvor både teknologien og behovene udvikler sig hurtigt. De it-ansvarlige kan nemlig i systemet skræddersy indkøbet til deres organisations særlige krav og it-landskab,” siger Zannie Finderup, udbudsdirektør for it-udbud & sikkerhed i SKI.

Den nye aftale har på nuværende tidspunkt over 150 leverandører, hvoraf 85 pct. er SMV’er.*
Se en liste over de leverandører, der er optaget ved aftalens idriftsættelse.

Der er et ubegrænset antal pladser til leverandører i systemet og både danske og udenlandske softwarevirksomheder kan løbende blive optaget på aftalen. Adgangskravene er sat, så små virksomheder har god mulighed for at være med. På den tidligere aftale resulterede det i, at 72 pct. af leverandørerne havde færre end 50 ansatte.

Informations- og cybersikkerhed fylder mere og mere i de offentlige organisationers dagligdag, men at stille de rette sikkerhedskrav til indkøbet er en kompleks opgave. Det afhænger nemlig af, hvor forretningskritisk indkøbet er. Derfor har SKI udarbejdet et nyt sikkerhedsbilag til aftalen, der indeholder forskellige pakker af sikkerhedskrav, som den it-ansvarlige kan tage udgangspunkt i ved indkøbet.

”Vi kommer ikke uden om det intensiverede trusselsbillede og øget fokus på sikkerhed i indkøbet. Det hjælper SKI med ved at stille et fleksibelt sikkerhedsbilag til rådighed. Bilaget kan bruges som inspiration til, hvordan relevante sikkerhedskrav kan formuleres, og hvordan man bør følge op på dem. Indkøbene på aftalen spænder bredt - fra enkelte licenser til komplekse løsninger, og derfor skal sikkerhedskravene skræddersys til indkøbets risikoprofil og kritikalitet for den enkelte organisation,” siger Zannie Finderup.

  • I et dynamisk indkøbssystem er produkterne og løsninger kun afgrænset af aftalens genstand. De offentlige organisationer kan derfor altid anskaffe de nyeste produkter samt innovative løsninger og services på markedet

  • Du kan som offentlig organisation tilpasse kontraktgrundlaget din organisations egne krav og betingelser, før et indkøb offentliggøres. Det giver fleksibilitet, som sikrer, at rammerne for det enkelte indkøb i endnu højere grad bliver skræddersyet

  • Nye leverandører kan løbende optages, så længe de opfylder egnethedskravene. Det skaber effektiv konkurrence og konkurrencedygtige priser

  • Systemet har ikke en udløbsdato, men det kan give mening at genudbyde systemet for at justere kontraktgrundlaget

Læs mere om dynamiske indkøbssystemer her.

Indtil i dag har kontraktmaterialet været én samlet bilagspakke, som brugerne selv skulle selektere i. For at gøre det lettere at købe ind i systemet har SKI med den nye aftale udviklet flere forskellige bilagspakker, der er tilpasset forskellige kompleksitetsgrader. De er rettesnor for, hvilke bilag, SKI vurderer, man bør have med til de forskellige typer af softwareindkøb.

”Der er stor forskel på, hvor omfattende et kontraktmateriale for et indkøb bør være - alt efter, om man skal gentegne en enkelt licens, eller om man skal have en helt ny CMS-platform med implementering, support og vedligeholdelsesaftaler. Her guider bilagspakkerne brugerne og det sparer ressourcer for den enkelte,” fortæller Zannie Finderup.

På den tidligere aftale var det ikke muligt at afholde en markedsdialog med de mange leverandører direkte i systemet. Det foregik dermed analogt og helt afkoblet fra systemet. Det ændrer sig med den nye generation af aftalen.

”Når offentlige organisationer skal købe nye softwareløsninger, kender ordregiver sjældent mulighederne så godt som de leverandører, der udvikler løsningerne. Her kan markedsdialogen hjælpe med at afdække, hvem af de 150 leverandører, der kan løfte behovet, og hvordan. Og det giver et langt bedre grundlag for det efterfølgende indkøb,” siger Zannie Finderup.

Indkøb i systemet er bygget op omkring et kort digitalt flow. Det består i at downloade et standardkontraktmateriale i redigerbart format, tilpasse indholdet sammen med eksperter i egen organisation for til sidst at uploade den tilpassede kontrakt i systemet igen, så leverandørerne kan afgive tilbud. Tilbudsevalueringen og tildelingen foregår uden for systemet, mens resultatet registreres i systemet, sammen med dokumentationen for evalueringen.

”Vi har valgt at fastholde det indkøbsflow, som brugerne allerede kender. Samtidig giver den nye digitale understøttelse flere muligheder og har flere hjælpefunktioner, som kan lette ressourceforbruget i forbindelse med indkøbet,” siger Zannie Finderup.

Læs mere om aftalen her og se, hvordan du kommer i gang med at købe ind her.

Som en del af aftalen, får de offentlige organisationer ud over hjælp til, hvordan man kan stille sikkerhedskrav også hjælp til at indtænkte miljø- og klimahensyn gennem krav og evalueringskriterier. Både det fleksible bilag med sikkerhedskrav og en oversigt over relevante klima- og miljøkrav er lige til at plukke fra og indarbejde i sit materiale, så det matcher organisationens ambitionsniveau.