Juraen på området og udbudsloven gør det hele komplekst, men nu er SKI i gang med udbudsforberedelserne til den frivillige SKI-aftale 01.04 Cybersikker arkivering, der skal imødekomme de skærpede krav om onlinesikkerhed. Datasikkerhed er et udfordrende område, og derfor har SKI fået hjælp fra AI. Det har taget lang tid – og vi har sat en ekstra server på. Svaret er tydeligt: SKI skal udarbejde en cybersikker arkiveringsaftale. Aftalen skal efter planen træde i kraft den 1. april 2024.

"Digitaliseringen af den offentlige sektor er uden tvivl til stor gavn for både borgere og effektive forretningsgange. Men den har også medført en stor og svær opgave for landets offentligt ansatte, der har ansvaret for, at borgernes personfølsomme oplysninger ikke havner i hænderne på cyberhackere og andet skidtfolk. En SKI-aftale, der kan medvirke til at imødegå udfordringen, har længe stået øverst på både kommunale og statslige indkøberes ønskeliste i de ekspertgrupper, vi altid nedsætter, når vi udvikler vores indkøbsaftaler," fortæller SKI’s udbudsdirektør Christian Lunding.

Kommende brugere af aftalen vil kunne købe selve håndteringssystemet, som består af arkivskabe, papirclips, hæftemaskiner, mapper, papir og dets lige – og på samme aftale udbyder SKI også driften af systemet, som bliver et hundrede procent analogt. Det er nemlig fuldkommen umuligt for fjendtlige sikkerhedstjenester at tilgå digitalt.

Det vil derfor være et krav, at leverandørerne, udover at kunne levere selve det hacking-frie system, også skal kunne levere eksperter, som kan hjælpe kunderne med driften af systemet. Her tænker vi på personer, der er gode til at åbne og lukke arkivskabe, klipse, arkivere osv.

Det er især vigtigt, at systemeksperterne har ekstremt gode ører, så de kan høre, når der fra den ene ende af organisationen til den anden bliver råbt på at finde og levere dokumentet på fx ”Gertrud Hansen” fra Næstved. Her vil det selvfølgelig være personnummeret, man finder personoplysningerne ud fra.

Christian Lunding er begejstret for det nye udbud:

”Ved at råbe personnummeret gennem organisationen sikrer vi os, at ingen tilsigtet eller utilsigtet får adgang til de personfølsomme oplysninger via en vildfaren e-mail – i hvert fald ikke digitalt.”

Som alle ved, er bæredygtighed et brandvarmt politisk emne, og det tænker SKI selvfølgelig også over i dette udbud.

Der vil blive lagt op til, at kunderne skal benytte gennemslagspapir, så man kan skrive op til tre eksemplarer ad gangen – hvis man trykker hårdt nok med kuglepennen. Man kan også overveje muligheden for at genbruge evt. restpapir ved toiletbesøg. Her kommer livscyklusperspektivet også i spil – et træ opstår af jorden, bliver lavet til papir og ender med at blive til en form for gødning, inden cyklussen starter forfra. Det må man sige er cirkulær økonomi.

SKI skal nu til at sammensætte ekspertgruppen for offentlige kunder på aftalen, der skal være med til at forme krav og vilkår. Ekspertgruppen skal med afsæt i markedsanalysen bistå med at udarbejde udbudsmaterialet med særligt fokus på især at optimere sikring mod online hacking samt driften af den fremtidige håndtering af oplysningerne.

Vi søger 10-15 deltagere til ekspertgruppen, og gerne nogen der:

• Har praktisk erfaring med at lave smarte arkiveringssystemer i arkivskabe og med at arbejde med hulkort
• Forstår vigtigheden af fingerdutter, når man arbejder med papir
• Har en begrænset edb-forståelse, da det på ingen måde er nødvendigt.

Er du interesseret i at deltage i ekspertgruppen, kan du kontakte SKI.