I forbindelse med et budgetforlig blev der afsat 5 mio. kr. over to år til indsatser, der skulle forbedre arbejdsmiljøet i Vordingborg Kommune. Organisationen skulle tilgodeses i sin bredde, og man vidste derfor fra starten, at det ikke drejede sig om at bruge hele puljen på to eller tre store projekter, men at det ville blive en række mindre indsatser. 

“Vi kunne hurtigt se, at det ikke var alle indsatser, vi selv kunne løfte internt. Derfor kiggede vi mod eksterne arbejdsmiljøkonsulenter – og her faldt vores øjne på det dynamiske indkøbssystem 17.13 Managementkonsulentydelser,” fortæller Birgit Nielsen, faglig leder i Team indkøb og udbud i Vordingborg Kommune. 

Det dynamiske indkøbssystem viste sig at være særlig velegnet til de mange mindre indsatser, puljen skulle dække. 

Puljen har givet mulighed for at købe konsulentydelser til mange forskellige områder: 

“Vi har købt ydelser til både ældreområdet, SFO’er, Center for Psykiatri og Handicap samt Center for Vej, Natur og Miljø. Det spænder fra psykologisk tryghed og kollegial supervision til mindfulness og stressreduktion,” fortæller Birgit Nielsen. 

Vordingborg Kommune har indtil videre gennemført fem indkøb af konsulenter i det dynamiske indkøbssystem. Efter de erfaringer, de har gjort sig, er anbefalingen fra Birgit Nielsen og indkøbskonsulent Rikke Engholm Clausen til andre offentlige organisationer klar:

“Det er nemt at gå til indkøb i systemet, og vi har fået nye samarbejdspartnere og kvalitet for pengene,” fortæller de begge enstemmigt. Birgit Nielsen fortsætter:

“Det smarte er, at vi også kunne invitere de konsulenter, vi allerede tidligere havde samarbejdet med, til at blive optaget i indkøbssystemet. På den måde kunne de stadig byde ind, men nu i konkurrence med andre.” 

Indtil videre har kommunen gennemført indkøb med både kendte og nye samarbejdspartnere.

”Konkurrencen har åbnet vores øjne for andre leverandører. I et tilfælde endte en fagperson med at vælge en helt ny konsulent, fordi tilbuddet var mere konkret og relevant end fra den konsulent, hun ellers havde erfaring med at bruge,” fortæller Birgit Nielsen. 

Både Birgit Nielsen og Rikke Engholm Clausen fremhæver brugervenligheden i systemet: 

“Det er let at gå til, og vi har følt os godt hjulpet hele vejen. Man bliver holdt i hånden – både som indkøber og som leverandør. Vi har fx hørt leverandører fortælle om den hjælp, de har modtaget, når de har kontaktet SKI”.

• Vær ikke bange for at kaste jer ud i indkøb i det dynamiske indkøbssystem – det er nemt at komme i gang, og man bliver guidet hele vejen.
• Inviter gerne eksisterende samarbejdspartnere til at blive optaget på aftalen, så de også kan byde ind.
• Brug systemet til at få nye perspektiver og løsninger – konkurrencen kan føre til bedre kvalitet og nye samarbejder.

Vil du vide mere om 17.13 Managementkonsulentydelser og høre om, hvordan du kan bruge aftalen i din organisation? Kontakt SKI for sparring og vejledning.