Når vi som ordregivere gennemfører et klassisk udbud, kravspecificerer vi et produkt eller en ydelse og vælger derefter blandt en række tilbudsgivere den løsning, der lever bedst op til de fastsatte krav. I et innovationspartnerskabsudbud er processen helt anderledes. Her er præmissen for udbuddet, at vi har brug for en løsning, som endnu ikke findes på markedet, og virksomhederne inviteres derfor til at byde ind på at udvikle løsningen i et partnerskab med os som ordregivere.

Netop sådan en udfordring stod Region Hovedstaden over for i 2024, hvor de gennemførte deres første innovationspartnerskabsudbud.

Innovationsudbud i Region Hovedstaden: Tryghed for sygeplejersker

I en tid, hvor flere og flere hospitaler indrettes med enkeltsengsstuer, havde Region Hovedstaden brug for at finde en løsning, som kunne skabe større tryghed for sygeplejerskerne og patienterne i en hverdag med flere stuer og dermed både større afstand mellem patienterne og mindre tid hos den enkelte. Løsningen skulle være med til at højne patientsikkerheden, understøtte sammenhængende arbejdsgange, sikre bedre medarbejdertrivsel og frigøre tid til mere værdiskabende aktiviteter.

Chefkonsulent Anders Kristoffersen og category manager Kasper Qvist Færgemann deltog i arbejdet fra Region Hovedstadens indkøbsafdeling og delte tidligere på året deres erfaringer på SKI’s årsdage for offentligt indkøb.

En model for værdibaserede og innovative indkøb

For at drive processen frem mod en løsning på udfordringen, udviklede Region Hovedstaden en model til at illustrere forretningsgangene i et innovationspartnerskabsudbud. Som modellen viser, består processen af to iterative forløb på hver side af selve udbuddet. Anders Kristoffersen fortæller om baggrunden for modellen:

”Ofte oplever vi, at der opstår en udfordring, som kræver en løsning. Af og til sker det gennem forskningssamarbejde med en privat aktør, men problemet opstår, når vi ikke bare kan købe et bestemt produkt hos en udpeget leverandør. Det har vi løst gennem den her forretningsgang, som modellen beskriver.”

I projektets indledende faser brugte en projektgruppe bestående af indkøbsfaglige, sundhedsfaglige og innovationskonsulenter god tid på at blive skarpe på, hvad de egentlig havde brug for til at løse deres udfordring. Det indebar en grundig behovsafdækning, hvor de sammen identificerede de specifikke behov, en løsning skulle opfylde, og hvilken værdi den skulle tilføre. Alt sammen i tæt dialog med markedet.

Gruppen arbejdede iterativt og bevægede sig frem og tilbage imellem de første faser i modellen, indtil de til sidst var klar til at sende materialet i udbud.

”Kort sagt kom vi frem til, at vores behov var at have øjne og ører på stuerne uden at være fysisk til stede. Det er så tilpas åbent beskrevet, at løsningen i princippet kunne være alt fra en person, der stod på stuen og observerede, til en kompleks teknologisk løsning,” fortæller Kasper Qvist Færgemann.

Løsningen på stuen skal fx kunne fortælle, hvis en patient er faldet og har brug for hjælp, om ændringer i patienternes vitale værdier, og vise, hvorvidt patienten overhovedet er på stuen, så personalet ikke går forgæves.

Da tilbuddene kom ind, startede en evalueringsproces, hvor udbudsformen gav mulighed for ikke kun at forholde sig til de indkomne tilbud, men også at invitere tilbudsgiverne ind til et såkaldt mikrosprint. Her fik projektgruppen i Region Hovedstaden mulighed for at teste samarbejdet af og føle virksomhederne an på deres evne til at innovere og forstå konteksten. På det grundlag vandt en leverandør udbuddet, og det egentlige innovationspartnerskab og arbejdet på den anden side af modellen kunne gå i gang.

Grundigt forarbejde lønner sig

Når Anders Kristoffersen og Kasper Qvist Færgemann ser tilbage på forløbet, er de ikke i tvivl om værdien af det grundige forarbejde:

”Det, at vi var åbne for at undersøge vores behov til bunds – og gjorde det sammen med dem, som skal bruge løsningen i sidste ende, har helt sikkert bidraget positivt. Det har betydet, at vi i højere grad har fået den løsning, vi i virkeligheden har brug for, og ikke bare det, vi beder om," siger Anders Kristoffersen.

Målet er at have en fuldt færdigudviklet løsning senest i maj 2026. En løsning, som på sigt kan komme andre hospitaler til gavn:

”Et innovationspartnerskabsudbud er ikke ’bare lige’. Det er et kæmpe arbejde, men et arbejde vi har kastet os ud i, fordi vi tror på, at en sådan løsning kan komme mange til gavn og skabe stor tryghed for patienter og personale hos os, men på sigt forhåbentlig også mange andre steder,” slutter Kasper Qvist Færgemann.