2024 har været et travlt år for Herlev Kommunens indkøbsafdeling. Tre nye kollegaer i nyoprettede stillinger, et spritnyt e-handelssystem at implementere og et stort plejehjem, der skulle i udbud. Og nå ja, et løfte om at spare 14 mio. kroner. Nu er året gået, og Flemming Hansen, indkøbschef i Herlev Kommune, gør status:

”Det sidste års indsats har vist os, at når vi sætter ressourcer ind på et område – hvad end det handler om at få bedre styr på kontrakterne, tjekke op på fakturaer, hæve compliance på kommunens aftaler eller få vores institutioner til e-handle – så opnår vi resultater, der kan mærkes i kommunekassen. Vores nye indkøbsteam har gjort det så godt. Det er ikke alt det, vi satte os for, der er lykkedes, men rigtig meget er.” 

Samlet set har Herlev Kommune i 2024 sparet 18 mio. kroner på indkøb.

Da Flemming Hansen for to år siden startede som indkøbschef i Herlev Kommune, udarbejdede han en indkøbsstrategi og satte hånden på kogepladen.

”Jeg lovede 14 mio. kroner i besparelser, hvis jeg fik lov til at ansætte tre specialister: En controller, en kontraktstyrer og en socialfaglig indkøber. Den godtog den politiske ledelse. Og så satte vi seks konkrete målsætninger, vi skulle arbejde efter,” siger Flemming Hansen.

Ansættelsen af de tre specialister i den lille indkøbsafdeling var en stor opgradering. Det var tæt på en fordobling. Med seks indkøbsfaglige indsatsområder var ambitionerne også store, og selvom det ifølge Flemming Hansen ikke var alt, der gik efter planen, gik det meste godt. Det viste sig nemlig, at indkøbsafdelingens tre nye medarbejdere og deres kompetencer kunne bidrage til en bedre implementering af indkøbsaftaler og arbejdsgange – og det har givet store gevinster.

Øget compliance er et af de vigtige indsatsområder, og med fokus på en god implementering af indkøbsaftalerne, kontraktstyring og controlling er Herlev Kommunes økonomiske råderum vokset.

”Vi har bl.a. arbejdet målrettet på at få vores institutioner til at bruge e-handelssystemet og sikre, at de i øvrigt køber ind på de rigtige aftaler, fx på SKI’s vikaraftale. Det har været en løbende proces med tæt dialog og opfølgning,” forklarer Flemming Hansen.

”Ved at følge op med lederne på plejecentre og i hjemmeplejen er det lykkedes at hæve compliance på sundhedsvikarer fra 37% til 78%. De besparelser, det har givet, svarer til, at vi i 2024 kunne have ansat tre faste SOSU-assistenter,” fortsætter han.

Tilsvarende har en øget compliance på pædagogvikarer på kommunens egen aftale ført til besparelser, der svarer til ansættelsen af en ekstra erfaren pædagog. I alt har de to vikaraftaler i 2024 givet besparelser på to millioner kroner.

”På den måde bruger vi nu indkøb til at komme ind i en god cirkel, hvor vores institutioner kan ansætte flere, så de kan spare på udgifterne til vikarer,” pointerer Flemming Hansen.

På det socialfaglige område har kommunen arbejdet på at forbedre arbejdsgangene og forberede forhandlinger:

”Vores socialfaglige indkøber har også hentet penge – ikke med hovedfokus på at forhandle, men på at forberede forhandlingerne, så vi som kommune i højere grad definerer den socialfaglige opgave, inden vi indhenter et tilbud,” forklarer Flemming Hansen.

Ved at bidrage til at definere behovene mere præcist og forhandle kontrakterne har indkøbsafdelingen formået både at spare penge og sikre bedre service til borgerne.

”Vi er simpelthen blevet mere kvalificerede til at stille krav til botilbuddene og bryde store pakker ned i mindre dele. Det sikrer, at vi kun betaler for de ydelser, borgeren faktisk har brug for,” fortsætter han.

Flemming Hansens bedste råd er, at man ikke kun leder efter indkøbsbesparelserne hos de centrale indkøbere, men også dem, der rent faktisk køber ind ude i kommunens institutioner – fx lederne i daginstitutionerne, på skolerne og plejehjemmene:

”Skriv, ring og mød dem, hvor de er, og vis dem, hvorfor det giver mening at bruge de aftaler, vi allerede har. Og så skal man blive ved med at følge op. Man skal huske, det tager tid at ændre vaner for os alle, men det er sådan, vi sikrer, at de rigtige aftaler bliver brugt, og at aftalerne bliver brugt rigtigt – hele vejen rundt,” pointerer han.

Flemming Hansen og hans team har holdt, hvad de lovede og mere til – faktisk 4 mio. kr. mere, for at være helt præcis. Samtidig er afdelingen næsten fordoblet. Alligevel er der stadig udfordringer og masser af nye mål for fremtiden.

”2025 er året, hvor vi skal konsolidere vores resultater og fortsætte med at fokusere på implementering og opfølgning på eksisterende aftaler, så vi bliver ved med at levere besparelser og effektiviseringer til gavn for Herlevs økonomi,” siger Flemming Hansen.