Guldborgsund Kommunes nye idrætshal, Guldboxen, har været 16 mdr. undervejs og står nu klar til brug. En mindre men dog væsentlig del af publikums oplevelse til fx en håndboldkamp udgøres af de storskærme og styringssystemer, som hallen er udstyret med.

Henning Strøkjær, leder af it-afdelingen i Center for Politik og Personale, valgte at skille den del af indkøbet ud fra hovedentreprisen for at åbne konkurrencen. Det gjorde han i  SKI’s dynamiske indkøbssystem 02.70 AV-løsninger:

”Det dynamiske indkøbssystem lød interessant, så det kastede jeg mig ud i uden egentlig at forberede mig. Det viste sig at være rigtig nemt at gå til, fordi jeg blev guidet igennem hele indkøbet lige fra oprettelse til kontraktindgåelse,” siger Henning Strøkjær.

Indkøbet på 02.70 AV-løsninger er fuldt digitalt understøttet, og man bliver som kunde ført sikkert igennem hvert enkelt trin i indkøbet.

Før du kan gå i gang med indkøbet, skal du have klargjort dit indkøbsbehov, og hvordan du ønsker, tilbuddet skal evalueres:

”Jeg startede med at lave en markedsanalyse, hvor jeg var i dialog med de potentielle leverandører. Da den var gennemført, havde jeg en ide om, hvad det var, vi havde behov for. Det var den del af indkøbet, der tog længst tid, men det er også den del, jeg ville skulle lave alligevel,” siger Henning Strøkjær.

I SKI’s dynamiske indkøbssystem kan der løbende optages nye leverandører. Det sikrer, at de offentlige organisationer altid har adgang til løsninger og ydelser, som er aktuelle og følger markedets teknologiske udvikling. Som kunde har du adgang til et inspirationskatalog, hvor leverandørerne kan vise de løsninger, de tilbyder indenfor de enkelte hovedproduktgrupper. Inspirationskataloget er derfor et oplagt sted at starte, når du skal afklare dit indkøbsbehov.

Når du fylder information om dit indkøb ind i systemet, bliver de relevante dokumenter udfyldt automatisk. Det gælder fx for kravspecifikation, leveringsaftale og opfordringsskrivelse. Når indkøbet er oprettet i systemet, sker al kommunikationen med leverandørerne gennem systemet. Det gør det overskueligt og let tilgængeligt:

”Jeg tror, at jeg ville kunne sætte stort set alle i min afdeling til at gøre det. Jeg får notifikationer, når der er noget, vi skal forholde os til. Det sikrer, at vi overholder tidsfrister og får svaret alle leverandører. Og når du så er færdig, kan du arkivere dit indkøb, hvor du så samtidig får din dokumentation”, siger Henning Strøkjær og fortsætter:

”Vi har lavet flere miniudbud, og det er bare væsentligt mere kompliceret. Alene hele e-mailkorrespondancen i et miniudbud er mere komplekst end det her. I DIS’et er alt samlet ét sted, og du bliver guidet igennem hele processen fra A-Å. I alt brugte jeg ca. 5 timer på hele indkøbet. Så klart en opfordring herfra til at kaste dig ud i det - og du vil lande på fødderne,” afslutter Henning Strøkjær.