Ved mødebordet samles udbudsteamet. Papirer glider hen over bordet, og bunken af dokumenter og kravspecifikationer vokser. Sådan er det ofte, når Svendborg Kommune og mange andre offentlige organisationer skal købe nye it-systemer – især når det gælder fagsystemer, der skal integreres med en bred vifte af kommunale og fællesoffentlige it-løsninger.

For Martin Fuglkjær Møller, udbudschef i Svendborg Kommune, er det netop kompleksiteten, der gør valget af indkøbsmetode afgørende:

“Et EU-udbud er ofte en tung og langstrakt proces. Vi har altid måttet hente ekstern bistand for at komme i mål – især ved komplekse systemer med mange integrationer og snitflader,” siger han.

Kommunen har i årtier udbudt deres løn- og vagtplansystem som eget EU-udbud.

”Det har været en kæmpe proces hver gang, der koster mange timer,” fortæller han.

Derfor har kommunen denne gang valgt en ny vej: SKI’s dynamiske indkøbssystem 02.19 Fagsystemer. Et indkøbssystem, der netop håndterer de situationer, hvor kommunen har særlige behov til integrationer og ønsker fleksibilitet i processen.

Selvom kommunen stadig benyttede ekstern bistand til at gennemføre udbuddet i det dynamiske indkøbssystem, da var ressourceforbruget betydeligt mindre.

”Vi kunne tage udgangspunkt i SKI’s bilag og krav i stedet for at skulle opfinde det hele selv – og det var lettere at tilpasse kravene til vores behov. Det var særligt vigtigt, fordi løn- og vagtplansystemet skulle integreres med både interne og fællesoffentlige løsninger, hvilket gjorde indkøbet mere komplekst end mange andre fagsystemer. Derfor var det en fordel at have ekstern rådgivning med på sidelinjen til at bistå med processen første gang,” siger Martin Fuglkjær Møller.

SKI har både en rammeaftale og et dynamisk indkøbssystem til indkøb af fagsystemer. Inden kommunen gik i gang med selve indkøbet via det dynamiske indkøbssystem, brugte udbudsteamet SKI’s kontraktbilag og kravspecifikationer fra rammeaftalen som forarbejde.

“Vi gennemgik rammeaftalens krav og bilag grundigt for at se, hvilke løsninger og priser der allerede var tilgængelige – og hvilke krav leverandørerne tidligere havde kunnet opfylde. Det gav os et solidt udgangspunkt for at formulere vores egne krav samt inspiration til, hvordan vi kunne vægte forskellige krav eller tilføje optioner som uddannelsespakker eller særlige integrationer,” fortæller Merete Parsdal, udbudskonsulent i Svendborg Kommune.

Erfaringerne fra forarbejdet blev afgørende, da kommunen gik videre til markedsdialogen, der kunne foregå direkte i det dynamiske indkøbssystem. Her kunne teamet stille spørgsmål til leverandørerne og på den måde afprøve og justere deres krav i tæt dialog med leverandørerne – og omsætte den viden, de havde opnået, til konkrete spørgsmål og prioriteringer.

“Vi stod med et system, hvor der kun var to leverandører på markedet, og vi ville gerne sikre konkurrence - uden at udelukke nogen. Markedsdialogen gjorde det muligt at afklare, hvilke krav der var realistiske, og hvor vi kunne stille ekstra krav – fx til integrationer eller uddannelsespakker,” fortæller Merete Parsdal.

På baggrund af dialogen blev kravene justeret: Hvis alle leverandører kunne opfylde et krav, blev det et “skal-krav”. Hvis kun få kunne, blev det et evalueringskrav.

“Det gav os mulighed for at skræddersy udbuddet, så vi både fik konkurrence og kunne tage hensyn til vores egne behov,” siger hun. 

Med det dynamiske indkøbssystem kunne kommunen gennemføre udbuddet hurtigere, mere smidigt og med færre ressourcer, fortæller Martin Fuglkjær Møller.

“Vi har kunnet fokusere på det, der virkelig betyder noget: at få en løsning, der passer til vores hverdag og behov.”

Bag valget af SKI’s dynamiske indkøbssystem frem for eget EU-udbud står et ledelsesteam, der har prioriteret at samle de rette kompetencer og sikre opbakning fra både chefer og fagfolk.

“Det kræver et tydeligt ledelsesmandat og en god organisation omkring projektet, hvor ledere og chefer prioriterer ressourcerne – ellers lykkes det ikke,” understreger Martin Fuglkjær Møller.

Svendborgs erfaringer viser, at det dynamiske indkøbssystem kan være en genvej til bedre og billigere løsninger – hvis man gør forarbejdet grundigt.

“Alle offentlige organisationer er pressede på ressourcer, så det er vigtigt at bruge tid på at afdække egne behov og muligheder, før man vælger denne vej,” pointerer Martin Fuglkjær Møller.

Merete Parsdal supplerer:

“Brug markedsdialogen aktivt. Vær ikke bange for at stille mange spørgsmål til leverandørerne. Inddrag både fagfolk og ledelse tidligt i processen, så du fra start sikrer, at systemet passer til hverdagen, og at du har ledelsens opbakning og de nødvendige ressourcer. Og brug de vejledninger og den support, SKI tilbyder. Det kan også være en fordel at sparre med andre organisationer, der har prøvet det før.”