For at rumme de offentlige kunders mange forskellige behov for it-drift er den nye 02.22 It-drift designet til at gøre indkøbet både fleksibelt og skalerbart. Aftalen er nemlig et dynamisk indkøbssystem, hvor SKI har udviklet et digitalt flow, der guider indkøbere og tilbudsgivere igennem processen.

Når aftalen er i et dynamisk indkøbssystem, er der ikke er et fastlagt sortiment . I stedet møder kunden en overordnet ramme med definerede ydelses- og serviceområder for systemet. Præcis hvilke ydelser, der skal leveres, afhænger af de krav, du stiller. Her kan du tage udgangspunkt det standardmateriale, der ligger i systemet.

Farvel til Excel-ark - få skræddersyet materiale gennem et digitalt flow

It-driftsservices vil altid være komplekse at anskaffe. På den nye aftale er man som kunde hjulpet godt på vej. Udbudsmaterialet bliver tilpasset og automatisk genereret ud fra en forudgående spørgeramme, der hjælper med at skære materialet til . Samtidig bliver det muligt at tilpasse en lang række krav – og tilføje egne. Og naturligvis kan bydende leverandører se, i hvilke standardbilag der er ændret.

David Schwartz Møller er specialkonsulent i Svendborg Kommune. Han har arbejdet med alle aspekter af indkøb og udbud af it-drift og varetager i dag den daglige kontakt til leverandører på kommunens kontrakter på it-drift. Han har deltaget i SKI’s ekspertgruppe og været testbruger på den digitale understøttelse af den nye aftale.

”Målet for arbejdsgruppen var at gøre aftalen let at bruge. Og med den visuelle guidning er det overskueligt for både nye og mere garvede kunder på aftalen at navigere og komme igennem med en tildeling,” siger David Schwartz Møller.

Netop fokus på brugervenlighed og fleksibilitet har været gennemgående i udformningen af aftalen, og derfor var det vigtigt for ekspertgruppen, at der var et stort, let tilpasseligt standardmateriale at læne sig op ad, fremhæver David Schwartz Møller:

”Det er en stor fordel, at aftalen er så bred. Som kunde kan man få løftet præcis den driftsopgave, man ønsker. Uanset om man bare ønsker drift af sit postsystem, eller om det er leje og opsætning af devices med alt, der hører til på en kontorarbejdsplads af pc, skærme mv.”

Udover input fra ekspertgruppen, som består af et bredt udvalg af repræsentanter fra offentlige organisationer, har SKI haft løbende dialog med leverandører via en leverandørfølgegruppe, som gennem hele processen har været åben for nye deltagere. Her har været stor interesse og gode tilbagemeldinger, som har været med til at sætte fokus på behovet for balance mellem fleksibilitet og de standarder, både de offentlige kunder og markedet har brug for.

I kombination med brugertests af systemet har leverandørernes input givet gode pejlemærker i arbejdet med at udvikle den digitale understøttelse. Udviklingsarbejdet fortsætter, og bl.a. vil SKI sikre endnu skarpere automatisk, individuel tilpasning af kontraktmaterialet og udvikling af en funktion til markedsdialog.

En af de store fordele ved det dynamiske indkøbssystem er nemlig, at materialet kan tilpasses løbende, hvilket sikrer markedskonformitet i hele aftalens levetid – og det betyder naturligvis også, at man i SKI vil høste erfaringer med brugen af aftalen og den digitale understøttelse til brug i udviklingen af kommende aftaler.