For mange offentlige organisationer er den 1. april 2022 skæringsdatoen for udløb af deres aftaler om softwarelicenser, der er kompatible med Microsoft. Men hvad kræver det af din organisation? Vi har taget en snak med SKI’s softwarekonsulent, Lene Bramstrup Tegner, der her giver sine bedste råd til en god og effektiv gentegningsproces:

1) Afdæk din organisations behov

Det vigtigste afsæt for at sikre indkøb af relevante licenser er at afdække din organisations behov – både det nuværende og det fremtidige. Hvis du ikke selv har overblik over, hvilke licenser din organisation har, kan du fx få lavet en foranalyse/baseline sammen med jeres nuværende forhandler. Det er et godt udgangspunkt for at afdække jeres nuværende behov, men du er også nødt til at kigge på fremtiden. Mange aftaler løber i tre år, og derfor skal de også tage højde for, at behovet kan ændre sig undervejs. Her kan du fx skele til din organisations strategi.

2) Overvej at gå sammen med andre

Det er ofte muligt af høste gode fordele ved at pulje sine indkøb. Det gælder også for indkøb af software, hvor du har bedre chancer for at opnå fx bedre vilkår, bedre priser eller ressourcebesparelser på processen. Derfor opfordrer Lene alle til at overveje, om det kan give mening at gå sammen med lignende organisationer om fornyelsen af jeres licenser fx i mindre fællesskaber.

3) Tal med SKI’s softwareteam

Nogle gange kan andre organisationer finde smarte løsninger på opgaver, som man selv står overfor. Derfor kan det være en god ide at søge inspiration hos andre, der er i samme situation. I SKI står vores softwareteam til rådighed til at hjælpe din organisation på vej. Vi taler med mange mennesker på tværs af den offentlige sektor og kan derfor både være behjælpelige med inspiration fra andre eller måske skabe kontakt til andre i samme situation.

4) Brug SKI’s softwareaftaler

Endelig giver det god mening at købe licenserne på en af SKI’s to softwareaftaler. Er din organisations samlede indkøb af software over tærskelværdierne, skal indkøbet konkurrenceudsættes. Anvender din organisation en SKI’s softwareaftaler, undgår I selv at bruge ressourcer på et EU-udbud, ligesom I opnår visse fordele på bl.a. pris og vilkår:

• 50.49 Standardsoftware:

Er et samlet udbud af standardsoftware, der er kompatibelt med Microsoft, for kommunerne og udvalgte kommunalt ejede selskaber. Microsoft har varslet prisstigninger på licenser pr. 1. marts 2022, men fordi aftalen udbydes, inden prisstigningerne træder i kraft, vil gentegninger af EA-, EAS- eller SCE-aftaler ikke blive påvirket af de varslede prisstigninger, såfremt de fremgår af den indgåede licensaftale i forbindelse med tilslutning til aftalen. Din organisation skal være tilsluttet aftalen for at kunne anvende den. Aftalen er pt. åben for tilslutning. Fristen for tilslutning er den 12. november. Læs mere om aftalen og dens fordele her

• 02.06 Standardsoftware:

Med denne aftale kan alle offentlige organisationer konkurrenceudsætte deres indkøb af software i et dynamisk indkøbssystem. Bruger din organisation denne aftale til at gentegne Microsoft-licenser, skal I gennemføre udbuddet inden den 1. marts 2022, hvis I vil fastlåse priserne på EA-, EAS- eller SCE-aftaler. Endvidere skal din organisations gentegningstidspunkt på din nuværende Microsoft-aftale ligge senest den 1. juni 2022. Dette er en SKI-aftale, som kan bruges ved behov, og som ikke kræver forudgående tilslutning. Læs mere om aftalen her.