Formålet med de nye krav om e-handel er at professionalisere og effektivisere de offentlige indkøb. E-handel er den billigste og mindst tidskrævende indkøbsform og kan frigøre betydelige ressourcer, der i dag bliver brugt til at bestille og betale for varer og tjenesteydelser.

E-handel kan således spare den offentlige sektor tid, penge og ressourcer, som kan anvendes bedre på kerneopgaverne.

Jo mere kompleks en offentlig organisation er – jo flere matrikler, EAN-numre, ansatte mv., en organisation har – jo flere indkøb foretages decentralt og langt fra det centrale indkøbskontor.

E-handel i organisationens e-handelssystem er derfor et vigtigt redskab til at styre, hvad og hvor der købes ind. Det bliver lettere at sikre compliance på organisationens indkøbsaftaler, så de ansatte køber de rigtige varer hos den rigtige leverandør. Det er afgørende for, at en aftales gode priser faktisk udmønter sig i besparelser, og at de bæredygtige krav, der er stillet til produkter og transport, faktisk indvirker på CO2-aftrykket.

”Med bekendtgørelsen får indkøbskontorerne en løftestang til at føre en faktisk e-handelspolitik – altså sikre, at deres organisationer bruger e-handelssystemet og de e-kataloger, de har sammensat og indlæst i systemet. Ikke alene giver det resultater både på den økonomiske og den bæredygtige bundlinje – nu er det også lovpligtigt,” siger e-handelschef i SKI, Casper Lyng Lundager.

Bekendtgørelsen om e-handel i offentlige indkøb træder i kraft den 1. januar 2025 og omfatter til at starte med kontorartikler, møbler, AV-udstyr, tablets, computere og it-tilbehør, telefoni, storkøkkenudstyr, fødevarer, kaffe og te, lyskilder, forbrugsartikler, bleer, høreapparater og legetøj.

SKI stiller e-kataloger til rådighed på alle e-handelsegnede aftaler. Katalogerne kan hentes i SKI’s ePortal og indlæses i organisationernes egne e-handelssystemer. Vil man sikre høj compliance på sine indkøbsaftaler – både dem, man selv har indgået, og dem, SKI stiller til rådighed – er det dog vigtigt at sikre, at man i systemerne begrænser ikke-aftaledækkede varer.

Man kan derfor opstille tre tommelfingerregler, der vil øge compliance:

  • Hent e-kataloger i SKI’s ePortal. SKI stiller e-kataloger til rådighed, som kan hentes direkte ind i jeres eget e-handelssystem. Katalogerne kan fx skræddersys ift. miljømærker, økologi, mv. Hvis I indlæser katalogerne fra SKI’s ePortal fremfor at hente katalogerne hos leverandørerne, kan man kun købe aftaledækkede varer uden adgang til andre varer, leverandøren i øvrigt har på hylderne.
  • Ryd op i B-sortimenter. Aftalesortimenterne er konkurrenceudsat og priseffektive. Har man foruden de 256 kuglepenne på SKI’s kontorartikelaftale indlæst leverandørens øvrige kuglepennesortiment, kan de alle købes i kommunens e-handelssystem med fare for, at der købes dyrere kuglepenne end nødvendigt. Mekanismen gør sig gældende på de fleste vareaftaler.
  • Tilføj kun de mest nødvendige, ikke-aftaledækkede varer. Har I brug for varer, der ikke er på en aftale, så køb dem. Men tilføj dem kun e-kataloget, hvis det skal være en fast vare, alle disponenter i din organisation skal kunne købe i e-handelssystemet.

SKI foretager netop nu en analyse af, hvordan de offentlige organisationer bedst høster gevinsterne ved e-handel. Analysen vil bl.a. munde ud i gode råd til organisationer, der gerne vil i gang med at e-handle og til dem, der allerede er i gang, men gerne vil blive endnu bedre.

Bekendtgørelsen betyder, at alle offentlige organisationer skal skærpe deres e-handelskultur. Men især for organisationer uden e-handelssystem vil bekendtgørelsen stille forholdsvis store krav om implementering af nye it-systemer og nye arbejdsgange.

SKI ønsker at bidrage til en smidig implementering med en række tilbud:

  • E-portal med opdaterede kataloger: SKI dækker de fleste af de vareområder, der er omfattet af bekendtgørelsen, og stiller e-kataloger til rådighed på aftalerne. Det gør det nemmere og hurtigere at komme i gang med e-handel, når organisationer ikke skal udarbejde egne kataloger. SKI sikrer desuden løbende kvalitetssikring samt at opdatering af sortiment og pris er i orden - med andre ord, så er du sikker på, at du handler de rigtige varer til de rigtige priser. Katalogerne tilgås direkte i SKI’s ePortal, hvorfra der kan hentes kataloger over i eget e-handelssystem.
  • Webinarer om e-handel: SKI afholder løbende webinarer om e-handel. Her kan e-handelsansvarlige og andre interesserede få gode råd til e-handel, information om brug af SKI’s ePortal og e-kataloger, gode råd til e-handel på konkrete aftaler, vejledning i, hvordan man sammensætter grønne og bæredygtige e-kataloger mv. Du finder en oversigt over alle SKI’s arrangementer her.
  • Rådgivning lige ved hånden: SKI’s e-handelsteam står altid klar til at hjælpe og besvare spørgsmål. Du er mere end velkommen til at kontakte dem på e-handel@ski.dk.

SKI arbejder på at udvikle en punch out-løsning, der gør det nemmere for jer at hente ordredata fra ePortalen over i jeres eget e-handelssystem. Det gør det endnu lettere at sikre, at I har det korrekte sortiment til de rigtige priser.

For de offentlige organisationer, der ikke har eget e-handelssystem, er der også hjælp på vej. SKI udvikler en mulighed for at skabe e-ordrer i ePortalen. Med e-ordrer vil I kunne finde varerne på ePortalen og derfra sende dem direkte videre til leverandøren og være sikker på, at jeres ordre sendes jf. e-handelsloven.

Vi forventer, at de nye tiltag er tilgængelige i ePortalen medio 2025.