I slutningen af 2021 lancerede SKI en ny digital understøttelse af dynamiske indkøbssystemer. Det betyder, at Excel-ark med kravspecifikationer, skabeloner til afslags- og tildelingsbreve og andre skrivelser, som førhen skulle udfyldes, uploades og hentes ned igen, er fortid. Nu er hele processen gjort digital.
Det fortæller Gudrun Klint, der er forretningsudviklingschef i SKI.
”Det skal være så let som overhovedet muligt at købe ind på en SKI-aftale. Vi har derfor udviklet en ny digital understøttelse, som vi i første omgang har taget i brug på 50.86 Biler. Understøttelsen sker i et fuldt digitalt og dynamisk flow, som tilpasses alt efter den information, du føder ind i systemet. Hvor du tidligere skulle tage stilling til det fulde kontraktmateriale, kan du som bruger af aftalen nu alene koncentrere din energi omkring det konkrete behov, du står med. Det gælder uanset om det er en almindelige personbil til hjemmeplejen eller en særligt tilpasset bil til fx politiet, du skal købe,” siger Gudrun Klint og fortsætter:
”I systemet bliver du guidet igennem alle trin i indkøbet. Dine valgmuligheder bliver tilpasset i forhold til de oplysninger, du taster ind, og systemet genererer selv kravspecifikation, leveringsaftale, opfordringsskrivelse og tildelings- og afslagsbreve. Vi har også integreret Miljøstyrelsens TCO-beregner, så du nemt kan vælge den mest klimavenlige bil af dem, der lever op til dine krav. Samtidig er der fleksibilitet i forhold til at udvide kravspecifikation med yderligere krav, hvis du har helt særlige behov.”
Du tilgår den nye digitale løsning via aftalesiden for 50.86 Biler. Du skal være logget på ski.dk for at kunne tilgå systemet. Dine stamdata fra ski.dk er automatisk overført og udfyldt i systemet.
50.86 Biler trådte i kraft i 2017 og er en del af det fælleskommunale og statslige indkøbsprogram. Aftalen er dermed forpligtende at bruge for staten samt de kommuner, der er tilsluttet. Kommuner, der endnu ikke er tilsluttet, kan fortsat tilslutte sig. Øvrige offentlige organisationer kan frit benytte aftalen.
En af dem, der har kastet sig ud i det nye system, er Jesper Trolle Rasmussen, der er udbudskonsulent i Fødevarestyrelsen. Han har allerede gennemført to mindre indkøb af biler i det dynamiske indkøbssystem og skal snart i gang med sit tredje.
”Det er en fornøjelse af bruge det nye dynamiske indkøbssystem på biler. Det er meget intuitivt, og alt kommer i kronologisk rækkefølge. Du starter fra toppen med kravspecifikationen, og så tilpasser den sig alt efter, hvilke felter du klikker af. Herefter guides du let igennem de næste trin, og alle de dokumenter, du har brug for, genereres automatisk,” siger Jesper Trolle Rasmussen og fortsætter:
”Vi sparer meget tid ved at bruge systemet. Tid, som normalt går med at oprette, udfylde og tjekke dokumenter. Alt det rugbrødsarbejde slipper vi for, og vi kan i stedet bruge kræfterne på behovsafdækning, markedsdialog og analyse. Jeg oprettede fx mit første indkøb i systemet og sendte det i udbud på under 20 minutter.”
Det nye dynamiske indkøbssystem understøtter et fuldt digitalt flow. Det betyder, at du fra start til slut bliver guidet igennem dit indkøb. I systemet vil du løbende skulle udfylde information om dit indkøb. Informationen danner datagrundlaget for kravspecifikation, leveringsaftale og opfordringsskrivelse, offentliggørelse af materiale, modtagelse og evaluering af indkomne tilbud samt udarbejdelse af tildelings- og afslagsbreve mv, som automatisk bliver genereret og udfyldt på baggrund af dine indtastninger
Det dynamiske indkøbssystem vil derfor gøre dit indkøb af biler meget lettere ved at automatisere processer og autogenerere breve og dokumenter, som ellers skulle være håndteret manuelt.
SKI’s skabeloner og hjælpeværktøjer til fx kravspecifikationen er integreret i systemet, men du vil også have mulighed for at uploade dit eget materiale. Det vil ligeledes være muligt fortsat at benytte ETHICS til indkøb af biler, hvis du foretrækker det.
I første omgang blev det nye dynamiske indkøbssystem taget i brug på bilaftalen, men det digitale setup bliver også tilpasset andre af SKI’s dynamiske indkøbssystemer. Det er netop sket på den nye SKI-aftale 02.70 AV-udstyr, som trådte i kraft den 1. april 2022. Aftalen er oprettet som et dynamisk indkøbssystem og supplerer rammeaftalen 50.70 AV-udstyr.
”Vi har udviklet en digital løsning, der kan bruges i mange forskellige sammenhænge. Lige nu er vi i fuld gang med at gøre os de første erfaringer på AV-udstyr og foretage tilpasninger. Herefter skal vi i gang med at se på, om vi også kan bruge systemet til at aflive endnu flere Excel-ark,” siger Gudrun Klint.
I det dynamiske indkøbssystem vil du som leverandør kun blive præsenteret for den information, du skal bruge, for at byde ind på et konkret indkøb. Du vil automatisk blive guidet igennem alle trin af din tilbudsproces, og Excel-arket er udskiftet med et digitalt flow. I systemet udfærdiges der automatisk en faktura, og du får nu også mulighed for at underskrive aftaler med digital signatur. Til sidst får du i systemet et samlet overblik over dokumenter og mulighed for at hente dine kontrakter. Dermed bliver det lettere og mere simpelt for dig at afgive tilbud.
SKI opretter dig automatisk i det nye system, og din virksomheds data føres med. Når en kunde opretter et nyt indkøb i systemet inden for den kategori og region, du som leverandør er optaget i, får du en mail med en notifikation.