Skanderborg Kommune har lavet tre indkøb af biler i det dynamiske indkøbssystem på SKI-aftalen 50.86 Biler. Ditte Kjærgaard Andersen, der er udbudskonsulent i kommunen, deler her sine erfaringer og fortæller, hvordan hun har grebet opgaven an:

”Jeg har selv foretaget det tredje indkøb i systemet og lænet mig meget op af værktøjskassen fra SKI, som har været rigtig nyttig. Vores behov for biler har været det samme i denne omgang, og derfor skulle jeg kun forholde mig til, hvor langt bilen skulle køre, rette til i nogle datoer og verificere hos de kommende brugere af bilerne, at behovet ikke havde ændret sig. Derfor var det en ret nem proces – jeg brugte vel 1,5 arbejdsdag på det.”

Læs mere om aftalen og få en videointroduktion til systemet her.​

Al begyndelse tager tid

Da Skanderborg Kommune skulle gennemføre det første indkøb i systemet, fik de bistand fra en ekstern konsulent, fordi de var under tidspres og ressourcerne i afdelingen var knappe. Kommunen leaser biler, og det betød, at skabelonerne, som SKI stiller til rådighed, skulle sammenflettes:

​​​​”Ved første indkøb havde vi nogle udfordringer, fordi skabelonen, der er tilgængelig ved operationel leasing, mest har fokus på vilkår omkring leasingen. Vi havde bare også behov for at stille krav til bilen. Derfor måtte vi kombinere leasingskabelonen med skabelonen for indkøb af biler. Det tog konsulenten sig af. Men nu har vi selv en skabelon, vi kan genbruge,” fortæller Ditte Kjærgaard Andersen.

På baggrund af sine erfaringer deler Ditte Kjærgaard Andersen her tre gode råd til dit første indkøb:

1. Start i god tid

Det tager tid at sætte sig ind i al materialet og få tilpasset det, selvom standardmaterialet er godt. I forhold til leasing, skulle kravspecifikationerne flettes sammen, men det er nok nemmere, hvis man skal købe.

2. Indtænk afgiftsreguleringer i materialet

Markedet ændrer sig, og derfor skal man overveje, hvor lang tid optioner skal løbe. Særligt for biler kommer der løbende afgiftsreguleringer, som kan påvirke prisen. Derfor kan man indtænkte det, hvis man har optioner længere frem i tiden.

3. Saml indkøbene

Det er vigtigt, at få orienteret organisationen om, hvordan der nu bliver købt ind. Med flere små indkøb i systemet kan man i princippet få mange forskellige leverandører. Det vil øge ressourceforbruget på kontraktstyringen, ligesom der bruges mere tid på indkøbsprocessen. Derfor giver det god mening, at pulje indkøbene og det kræver koordinering.