Lige nu lægger SKI sidste hånd på udbudsmaterialet til 50.99 Genbrugshjælpemidler (pulje 2). Som navnet indikerer, er det SKI’s anden aftale på genbrugshjælpemidler. Aftalen vil omfatte manuelle kørestole, siddepuder, glide- og vendehjælpemidler og skummadrasser i kategori 4.
God kvalitet til bedst mulige pris
Claus Sørensen er udbudskonsulent i SKI, og hans fornemmeste opgave er at sikre, at alle enderne mødes i den endelige aftale:
”Formålet med at købe genbrugshjælpemidler i fællesskab på en SKI-aftale er, at borgerne får hjælpemidler af højeste kvalitet – uden at kommunen skal have flere penge op af lommen end nødvendigt. Hvis det skal lykkes, skal vi have alle med, når vi designer udbuddet. Vi skal have de sagsbehandlere og visitatorer med, der har den daglige kontakt med virksomhederne og borgerne. Vi skal have virksomhederne med, så vi får skabt de rigtige rammer om udbuddet. Og vigtigst af alt, så skal vi selvfølgelig have brugerne med,” siger Claus Sørensen.
Ergoterapeuter og brugere tjekker kvaliteten
For at sikre de nødvendige inputs arbejder Claus Sørensen tæt sammen med en kommunal ekspertgruppe, der primært består af fysio- og ergoterapeuter samt hjælpemiddelteknikere og kommunale udbudskonsulenter.
De følger udbuddet fra A-Z, og de vil sammen med udvalgte brugere stå for en endelig kvalitetsevaluering af produkterne.
I efteråret har SKI afholdt dialogmøder med brugere og repræsentanter fra handicaporganisationerne tre steder i landet.
SKI’s første aftale om genbrugshjælpemidler trådte i kraft den 6. juni 2020 og omfatter rollatorer og el-scootere, senge og madrasser samt toilet og bad-hjælpemidler.
Hjælpemiddelbranchen med på råd
Lige nu er den tekniske dialog om 50.99 Genbrugshjælpemidler i gang. Det er den formelle del af høringen af de potentielle tilbudsgivere, hvor de har mulighed for at give input og forslag til det foreløbige udbudsmateriale. Forud for den tekniske dialog har dog været en omfattende dialog med alle de virksomheder, der har haft tid og lyst.
”Vi har holdt dialogmøder for alle interesserede virksomheder to steder i landet. Her har vi tilbudt og opfordret til, at virksomhederne tog et 1:1-møde med SKI – for vores erfaring er, at det nogle gange kan være lidt lettere at få de rette inputs, når konkurrenten ikke er til stede,” siger Claus Sørensen.
”Det skal være til at holde ud at se på”
Forude venter endnu en høringsrunde, hvor alle involverede parter – kommunernes ergoterapeuter, depotmedarbejdere, indkøbskontorer, hjælpemiddelbranchen og borgerne i de kommunale ældre- og handicapråd – får udbudsmaterialet til gennemsyn en sidste gang. Først skal de sidste vigtige inputs til materialet dog indarbejdes, hvor det er muligt.
Et af dem kommer fra Kirsten Rolfsager. Hun er formand for Dansk Handicap Forbunds lokalforening i Gribskov og deltog i november på et af de tre dialogmøder med brugerne.
Når SKI skal evaluere de indkomne tilbud, bliver det først og fremmest kvaliteten, der tæller. Den kommunale ekspertgruppe kvalitetsevaluerer nemlig alle tilbudte produkter. Først herefter kigger man på prisen på produkterne. Kvalitet vægter 60 pct. og pris 40 pct. i den samlede bedømmelse. Dertil kommer, at for at de indkomne tilbud overhovedet bliver taget i betragtning, skal de på kvalitetssiden score over et vist niveau. Det betyder, at man ikke kan vinde med et tilbud, der kompenserer for lav kvalitet med en ekstra lav pris.
Da der var flere kommentarer til design på dialogmøderne, arbejder SKI bl.a. på at få leverandørerne til at stille forskellige typer betræk til rådighed til siddepuderne og til de manuelle kørestole, så brugere selv kan vælge det, de foretrækker.
Fra 8 til 15 delaftaler
Når den endelige aftale sendes i udbud i foråret 2021, vil det være med næsten dobbelt så mange produkter, som SKI oprindeligt havde forestillet sig.
”Efter at have lyttet til branchen kan vi se, at der fx findes flere varianter inden for siddepuder. De kan forskellige ting, og derfor skal vi selvfølgelig også have dem med på vores aftale. Vi udbyder i udgangspunktet et produkt pr. delaftale, og hvor vi i starten troede, at 8-10 produkter ville dække standardmarkedet, er vi nu blevet klogere og udvider til 15,” fortæller Claus Sørensen og understreger:
”Det giver plads til flere leverandører på den endelige aftale, og kommunerne kan bedre få dækket deres behov.”
Claus Sørensen fremhæver, at SKI som noget nyt arbejder på, at leverandørerne selv præsenterer deres produkter i kvalitetsevalueringen:
"Der er et stort ønske blandt flere virksomheder om at få lov til at præsentere egne produkter for de kommunale fagpersoner, der skal kvalitetsevaluere produktet. Vi er ved at undersøge, hvordan vi kan imødekomme ønsket uden at komme i konflikt med udbudsreglerne. Jeg håber, det lader sig gøre”, afslutter Claus Sørensen.
Betegnelsen genbrugshjælpemidler dækker over de mest standardiserede hjælpemidler, som genbruges af flere brugere. Såfremt en bruger har et behov, som ikke dækkes af standardproduktet, køber kommunerne det uden om indkøbsaftalen.
I november og december afholder SKI teknisk dialog for potentielle leverandører. Her har virksomhederne mulighed for at se materialet igennem og komme med helt konkrete inputs til den kravspecifikation, der skal udbydes.
I starten af 2021 afholdes en fælles høring af det endelige materiale i kommunerne og hos de kommunale ældre- og handicapråd. Her har virksomhederne også mulighed for at se materialet igennem en sidste gang.
I løbet af foråret 2021 offentliggøres udbudsmaterialet, så alle potentielle leverandører kan afgive tilbud. Herefter vil SKI evaluere de indkomne tilbud og kvalitetsteste alle produkter sammen med den kommunale ekspertgruppe.
Aftalen forventes at træde i kraft i tredje kvartal 2021.