Når staten i fremtiden skal arrangere konferencer, seminarer og møder sker det på den kommende SKI-aftale 16.07. Aftalen er den seneste i rækken af aftaler i Statens Indkøbsprogram, som fremover udbydes af SKI. Derfor har statslige eksperter været med til at fintune aftalen og sikre, at den tilrettelægges, så den er både brugervenlig, bred og bæredygtig. Resten af den offentlige sektor kan også benytte aftalen, når den efter planen træder i kraft i januar 2021.
Louise Nielsen er overassistent i Administrations- og Servicestyrelsen og en del af ekspertgruppen. Her fortæller hun om de tre elementer, som gør den nye konferenceaftale attraktiv for både kunder og leverandører.
Brugervenlig – både for kunder og leverandører
For SKI og ekspertgruppen er det helt centralt at sikre, at den kommende aftale bliver enkel og ligetil at anvende - både for de leverandører, der skal byde ind på og levere på aftalen, og for de kunder, der skal bruge den til at planlægge deres konferencer, seminarer og møder.
Fx defineres mødepakkerne på aftalen så detaljeret som muligt - herunder både forplejning og faciliteter, så leverandørerne ved, hvad de forventes at skulle tilbyde, og kunderne ditto ved, hvad de kan forvente at få. Det er et område, som ifølge Louise Nielsen hidtil har medført frustrationer:
For at sikre brugervenligheden på aftalen og gøre det nemt for kunderne at finde det rigtige konferencested vil SKI desuden udvikle en tildelingsapplikation ligesom den på SKI’s hotelaftale.
”En app vil helt sikkert være med til at gøre det nemmere for os. Jeg bruger den allerede på hotelaftalen, og den er med til at give et overblik over indholdet på aftalen,” siger Louise Nielsen.
Bred – én landsdækkende aftale med bred geografisk dækning
På baggrund af ønsker fra både ekspertgruppen og branchen er landets ikke-brofaste øer som noget nyt med på den kommende aftale, og den kommer dermed til at dække hele landet:
”Vi har talt meget om geografi, da mange statslige institutioner er flyttet ud. Derfor har vi brug for flere muligheder i yderområderne,” fortæller Louise Nielsen.
SKI forventer at udbyde cirka 100 pladser på aftalen. For at sikre at aftalen dækker bredt, vil der på forhånd blive reserveret et antal pladser til konferencesteder i specifikt afgrænsede geografiske områder spredt over landets regioner og postnumre. På den måde vil større og mindre leverandører af konferencefaciliter også have mulighed for at komme med på aftalen.
Bæredygtig – nye krav gør det nemmere at vælge konferencesteder med et bæredygtigt aftryk
På den nye aftale vil krav til miljø og klima blandt andet være i fokus, når kvaliteten af de indkomne tilbud skal evalueres. Det betyder, at tilbudsgiverne får flere point i evalueringen, hvis de fx er certificeret med Svanemærket eller Green Key, arbejder med at reducere madspild, sorterer affald eller har en høj andel af økologiske fødevarer i deres sortiment:
”Generelt bliver kravene mere grønne, og man får flere point i evalueringen, hvis man kan byde ind med noget, der er grønt eller økologisk. Det er der flere og flere, der efterspørger, og det imødekommes på den nye aftale,” fortæller Louise Nielsen.
Ved at gøre miljøkravene til evalueringskrav sikrer SKI, at alle leverandører deltager i udbudskonkurrencen på lige vilkår, og at ingen er udelukket på forhånd. Miljøkravene er altså ikke ultimative krav til ydelser som skal leveres, men ønsker til konferencefaciliteterne, som indgår i kvalitetsevalueringen. Dog betyder de nye krav, at de, der arbejder ambitiøst med klima og miljø, belønnes med flere point, og det øger dermed deres chancer for at blive leverandør på aftalen. De konkrete krav fastsættes i tæt dialog med de offentlige kunder og markedet.
Bidrag – vi åbner for høring ultimo september 2020
Fra slutningen af september 2020 er der åbent for høring på den kommende aftale. Når høringen åbner, kan du tilgå høringsmaterialet via udbudssiden.