Kommunerne annullerer deres udbud i godt hvert fjerde tilfælde, mens statslige ordregivere og regioner annullerer hvert femte. Udbud fra store indkøbsorganisationer som SKI og KOMBIT annulleres sjældnere, men når det sker, har det stor betydning for mange offentlige indkøbere.

Det viser en ny analyse fra Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen, der har undersøgt årsagerne til annulleringerne, der koster mange ressourcer for såvel ordre- som tilbudsgivere.

Ændringer i udbudsmaterialet fører til genudbud

KFST’s analyse viser, at udbud, der vedrører varekøb, annulleres oftere end andre udbud. Den altovervejende årsag er egentlige fejl i udbudsmaterialet eller ønsker om at foretage ændringer i materialet. Langt de fleste annullerede udbud genudbydes således med tilpasset materiale.

Ander primære årsager til, at udbud annulleres, er utilstrækkelig konkurrence eller et ønske fra ordregiver om at afværge en klagesag.

Grundighed er afgørende

Udbudsdirektør i SKI, Christian Lunding, nikker genkendende til årsagerne. I SKI indledes udbudsprocesser altid med en grundig markedsanalyse og tæt dialog med potentielle leverandører, og der gennemføres teknisk høring. Det er nok en af grundene til, at SKI forholdsvis sjældent må annullere udbud.

Men trods de grundige manøvrer for at inddrage leverandørsiden, kommer der ofte gode input fra markedet, når materialet er sendt i udbud:

”Og så er løbet jo desværre kørt i et eller andet omfang. Når tilbudsgiverne skal til at skrue tilbuddet sammen og for alvor dykker ned i materialet, så sker det, at de opdager nye forbedringsmuligheder. De opdager, at de måske kan byde ind med noget, der er bedre end det, vi har udbudt. Og her er udbudslovens muligheder for at tilpasse materialet meget snævre,” siger Christian Lunding.

Han kalder annulleringer et ’nødvendigt onde’, så længe udbudsloven tolkes så snævert, at den giver meget ringe mulighed for at justere allerede offentliggjort udbudsmateriale. Ønsker man at gennemføre fornuftige ændringer, må man annullere og genudbyde – eller overveje ikke at foretage ændringerne, selvom de ville forbedre udbuddet og i sidste ende give en bedre indkøbsaftale. Foretager man selv små ændringer, øges risikoen for klager:

”Foretager vi ændringer uden at annullere og genudbyde, er faren, at vi hældes ned af brættet i en klagesag. Vi har reelt stået i en situation, hvor en tilbudsgiver stillede forslag om en justering af materialet. Vi sagde ja og justerede materialet. Da tilbudsgiveren så tabte og ikke blev tildelt rammeaftalen, klagede han – blandt andet over, at vi havde lavet den justering, han havde bedt om, ” fortæller Christian Lunding.

Ønsker man som ordregiver at tilpasse materialet undervejs i udbudsprocessen, tvinges man således ofte til at annullere og genudbyde. Annullationen fjerner klagerisikoen, men sker på bekostning af et stort ressourcetræk hos både ordregiver og tilbudsgiver – et ressourcetræk, der kan undgås, hvis man ændrer i udbudslovens snærende regler.

Udbudsloven evalueres

Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen har netop gennemført en høringsproces i forbindelse med revidering af udbudsloven.

SKI har udarbejdet ændringsforslag blandt andet med henblik på at undgå de ressourcekrævende men nødvendige annulleringer og genudbud. Christian Lunding afslutter: