Cybersikkerhed, subsidieforordning, CO2, chipmangel, inflation, forsyningssikkerhed, GPP-kriterier, e-handel og compliance. Der er meget at holde styr på for en offentlig indkøber, og der er ikke noget at sige til, at man til tider mister pusten.
Knapt 1.000 indkøbere fra alle dele af den offentlige sektor har netop været samlet til SKI’s Årsdage for offentligt indkøb. Fra SKI’s administrerende direktør Signe Lynggaard Madsen lød der en klar opfordring til de fremmødte:
”Prioriter dine mål, og gør indkøb til en strategisk businesscase. Hvis du viser, at du kan hjælpe med at løse nogle af de udfordringer, der optager din organisation – hvad end det drejer sig om at skabe besparelser, sænke klimaaftrykket eller frigøre tid – så følger topledelsens opbakning med.”
Her får du Signe Lynggaard Madsens tre gode råd til, hvordan du gør indkøb til en strategisk businesscase.
1. Vær strategisk og skaf mandatet
Det er de færreste topledelser, der ikke er optaget af økonomi. Indkøb er en af de mest effektive veje til besparelser – og det er et langt mere attraktivt alternativ end at reducere medarbejderstaben eller skære i velfærden. Første skridt på vejen til indkøb som strategisk businesscase er derfor at gøre indkøb relevant for din ledelse.
I en analyse SKI har gennemført i 2024, siger kommunaldirektører, økonomidirektører og statslige styrelsesdirektører m.fl., at indkøb først og fremmest er vejen til at sikre økonomiske besparelser og mere råderum til velfærd. Flere peger også på indkøb som et centralt redskab i den grønne omstilling.
Kilde: Kendskabsanalyse gennemført for SKI, juni 2024.
Note: Figuren afspejler svar fra 76 kommunaldirektører, økonomidirektører, borgmestre og styrelsesdirektører.
Hvis du kan vise, at højere compliance og mere nøjsomt forbrug kan skabe et større råderum til din organisation, bliver det også lettere at få den nødvendige opbakning og mandat til at arbejde med indkøb i hele organisationen. Hvis du i din businesscase samtidig kan vise, hvordan ekstra årsværk er en investering i at øge råderummet, kan det også være en vej til at skaffe flere dedikerede ressourcer til kontraktstyring, e-handel og udbud. Det viser erfaringer fra flere offentlige organisationer.
Der er også mange stærke cases, som viser, at indkøb kan være med til at løfte andre strategiske dagsordner i organisationerne. Fx at få frigjort sygeplejetid til mere pleje gennem et innovationsprojekt til overvågning af enmandsstuer. Indkøb kan tænkes ind som en del af løsningen på mange strategiske delområder, og på den måde bliver indkøb mere relevant for ”forrentningen” og organisationens målsætninger.
2. Sæt klare mål og følg op
At ændre en organisations indkøbsvaner kræver fokus, opfølgning og vedholdenhed. Start derfor med at fokusere på udvalgte områder, hvor du har kræfterne til at følge op. Det kan være øget compliance på udvalgte indkøbsaftaler, højere e-handelsgrad eller at nedsætte forbruget af fx engangsartikler. Det vigtige er, at du kan måle på det, så det bliver tydeligt på tværs af organisationen, hvordan man lykkes, og det bliver lettere at følge op og sætte ind, hvor der er brug for ekstra hjælp og vejledning.
3. Arbejd sammen – og stå stærkere
Indkøb er ikke en solodisciplin. Inden for offentligt indkøb er der stærke traditioner for at samarbejde, og der findes mange forskellige indkøbsfællesskaber, der går på tværs af organisationer og sektorer.
Og det giver god mening, at vi hjælper hinanden. For vi kan opnå bedre vilkår og priser, når vi står sammen.
For eksempel har syv fællesoffentlige SKI-aftaler fra 2024 skabt et besparelsespotentiale på 1,4 mia. kr. i aftalernes fireårige løbetid. Samtidig har aftalerne fået et endnu grønnere sortiment end deres forgængere.
Når vi samarbejder om at udvikle aftaler, udnytter vi også hinandens ressourcer bedre og frigør kræfter til andre indkøbsområder, som kan have mere strategisk karakter for ens organisation, fx på tjenesteydelsesområdet.