Den bæredygtige indkøbsproces fra A til Z

03-12-2019
Hvordan griber du det an, når din organisation vil købe mere bæredygtigt ind? Hvilke muligheder giver udbudsloven for at indarbejde bæredygtighed i offentlige udbud? Hvilke krav kan du stille til leverandører? Og hvordan følger du op på, at kravene bliver efterlevet? Katrine Pape Huldahl fra SKI og Thomas Impgaard Sørensen fra Kammeradvokaten gav deres gode råd på JUC’s Udbudskonference – læs dem her. 

CSR, bæredygtighed, verdensmål, grønne indkøb… Lige meget hvad man kalder det, er der ingen tvivl om, at samfundsansvar fylder mere og mere i offentligt indkøb. Det var måske også derfor, at der for første gang på JUC´s Udbudskonference den 13. november var et spor om ansvarlighed og etik. Her gav Thomas Impgaard Sørensen, senioradvokat hos Kammeradvokaten, og Katrine Pape Huldahl, udbudsjurist og CSR-ansvarlig i SKI, deres gode råd til, hvordan du tilrettelægger en bæredygtig indkøbsproces – hele vejen fra de første strøtanker til implementering, opfølgning og kontrol: 

1. Skab ledelsesmæssig og organisatorisk forankring

Når du skal i gang med din CSR-indsats, er det vigtigt, at du fra starten sikrer dig den nødvendige ledelsesmæssige og organisatoriske forankring. Den ledelsesmæssige forankring er vigtig, fordi ressourcerne skal prioriteres, og der skal være finansiering til de indsatser, der koster noget. Men din organisation er mindst lige så vigtig at involvere som din ledelse, da det ofte er de enkelte fagpersoner, der skal arbejde konkret med implementering af den besluttede indsats. Det er ofte også dem, der er i dialog med markedet, og som kender leverandørernes modenhed og de sociale og miljømæssige problemstillinger. Derfor skal din CSR-indsats forankres i hele organisationen. 

2. Find ud af, hvad du vil – og skab værdimæssig struktur

Når du skal i gang med din CSR-indsats, skal du finde ud af, hvilken vej du vil gå, og hvilken struktur eller hvilke værdier dit fokus skal rettes imod. Nogen tager udgangspunkt i FN’s verdensmål, FN´s Global Compact og OECD´s retningslinjer for ansvarlig virksomhedsadfærd og andre i en mere cirkulær tankegang med bæredygtighed. Og så er der mærkningsordningerne eller CO2-påvirkning, man kan arbejde med. 

SKI grupperer alle de forskellige muligheder i tre overordnede hensyn, man kan tage udgangspunkt i og kombinere: 

  • Etiske tiltag: Typisk finder man de etiske tiltag i en slags ’code of conduct’. I SKI findes de i det faste CSR-bilag. De etiske tiltag kan omhandle menneskerettigheder, arbejdstagerrettigheder, miljø og antikorruption i forbindelse med udførelse af kontrakten.
  • Sociale hensyn: I kontrakter kan (og i nogle tilfælde skal) man stille sociale klausuler, fx krav om lærlinge og elever og arbejdsklausuler om overenskomstmæssige vilkår i ansættelserne. Sociale hensyn kan også indtænkes i form af reserverede kontrakter til særligt socialøkonomiske virksomheder. 
  • Miljøkrav: Miljøkrav går oftest på selve produktet, vi udbyder. Det kan være miljømærkekrav, forbud mod særlige indholdsstoffer, krav om genanvendelighed, livscyklusbetragtninger eller TCO (omkostninger over levetid).
​På alle SKI's aftaler kan du se, hvilke CSR-krav de lever op til. Vælg en aftale i aftalelisten her. 

3. Tag udgangspunkt i noget, du kender

Et helt lavpraktisk råd er at tage udgangspunkt i den verden, du allerede kender. Vælg de udbudsretlige sammenhænge, din organisation indgår i, og tag udgangspunkt i, hvordan din organisation fungerer i dag. Det er langt lettere at lykkes med din indsats, hvis du ikke skal ændre alt på en gang, men i stedet kan nøjes med at justere de processer, I allerede har.

4. Undersøg, hvilke muligheder udbudsloven giver

Faktisk rummer udbudsloven muligheder for at stille sociale, etiske og miljømæssige krav. Hvis du foretager en simpel søgning i direktivet, loven eller lovbemærkningerne, vil du se, at der er forskellige muligheder for at indtænkte grønne og sociale hensyn i dit udbud. 

Vi nævner her en ikke udtømmende liste:

  • Udbudslovens udelukkelsesgrunde giver mulighed for at afskære leverandører fra at deltage i udbud, hvis de under visse forudsætninger har krænket både etiske, sociale og miljømæssige hensyn.   
  • Reserverede kontrakter i udbudslovens §§ 54 og 190 giver ordregiver mulighed for at reservere kontrakter til virksomheder, der drives med det formål at fremme særligt sociale, miljø- eller sundhedsmæssige og/eller samfundsgavnlige formål. § 190 gælder dog kun for det såkaldte light-regime.   
  • Mindstekrav er særligt egnede til at stille ambitiøse krav til fx bæredygtighed i dit udbud. Det kan være i form af reduktion af kemiske indholdsstoffer, forbud mod særligt skadelige eller allergifremkaldende stoffer, krav om tilbagetagning af udtjente produkter og kildesortering, krav til emballage, energikrav eller krav til produkternes CO2- forbrug.
  • Udbudslovens § 46 om indkøb af miljømærkede produkter gør det mere enkelt for udbyderen at hæve miljøprofilen på kontraktgenstanden, fordi det er certificeringsordningerne, der sørger for den løbende opfølgning. Det kan spare dig for en række omkostninger i tilrettelæggelsen af og kontraktopfølgningen på det bæredygtige indkøb.  
  • Udvælgelse af ansøgere, § 145, giver mulighed for at fastlægge objektive og gennemsigtige kriterier for udvælgelse af ansøgere i relation til virksomhedernes økonomiske og/eller tekniske og faglige kapacitet. Der kan således inddrages sociale og miljømæssige hensyn – f.eks. i hvor høj grad ansøgeren har kontrol med sin forsyningskæde og dermed mulighed for at sikre efterlevelse kontraktens CSR-krav. 
  • Du kan vælge at inddrage ansvarlighed og CSR i tildelingsprocessen som et kvalitetskriterium under tildelingskriteriet bedste forhold mellem pris og kvalitet, så længe de parametre, der vægtes, er forbundet med kontraktens genstand. Du kan også tildele på grundlag af TCO- eller livcyklusomkostninger.  

5. Læg en strategi for dit udbud

Dit udbudsdesign afgør, hvilken retning du vil gå, og hvad du vil prioritere i dit udbud. Her skal din CSR-strategi indtænkes konkret for det enkelte indkøbsområde. 

Først og fremmest skal du lave en risikovurdering af indkøbsområdet og den branche, leverandørerne tilhører. Dernæst skal du lave en markedsanalyse, hvor du går i dialog med markedet og de potentielle leverandører herunder evt. brancheorganisationer. Alt i alt skal du finde svar på fem spørgsmål:

  • Hvilke udfordringer/negative påvirkninger er der på det, du skal købe på aftalen?
  • Hvilke brancher er involveret?
  • Hvor lang er leverandørkæden?
  • Hvor CSR-moden er leverandørerne og den bagvedlæggende produktionskæde – hvor ambitiøs kan du være for fortsat at bevare en effektiv konkurrence?
  • Hvor meget magt har du til at påvirke leverandørerne? 

Når du undersøger de fem spørgsmål, får du et overblik over indkøbsområdets udfordringer og muligheder. Så kan du finde det rette niveau for de krav, du kan stille til leverandørerne – og stadig sikre en god konkurrence. Sætter du barren for højt, risikerer du, at kun én leverandør kan være med. Og sætter du barren for lavt, flytter du ikke noget med dine indkøb. Måske opdager du endda, at markedet er så CSR-umodent, at du slet ikke kan flytte noget alene. Så er partnerskaber med andre ordregivere eller med leverandørfeltet via en tidlig markedsdialog den mest farbare vej. 

Når du udarbejder dit udbudsmateriale, skal du tage stilling til, hvordan du vil følge op på dine CSR-krav. Et praktisk godt råd er at tænke opfølgningen ind i den måde, du allerede i dag følger op på jeres kontrakter på og sørge for en vis skalerbarhed i din opfølgningsprocedure og udrulning. Dette kan fx være gennem stikprøvekontroller. 

Se, hvordan SKI arbejder med CSR her.​

6. Følg op på dine kontrakter

Flere og flere vælger i dag at følge systematisk op på alle kontrakter. Alt afhængigt af hvor mange ressourcer din organisation har til rådighed, og hvor lange leverandørkæderne er hos jeres leverandører, kan du bede om selvevalueringer og rapporter eller få en tredjepart til at gennemføre audits. 

Andre reagerer, når der kommer en sag eller ved begrundet mistanke. Det er vigtigt, at leverandøren bliver hørt, og derfor er det altid en god idé at gå i dialog med leverandøren og bede om en redegørelse eller dokumentation for forholdet, så du kan undersøge sagens nærmere omstændigheder. Er du i tvivl, om leverandøren lever op til kravene, kan du evt. foretage suspension og stoppe leverancen, indtil du er færdig med din undersøgelse. ​

Sådan tilrettelægges udbudsprocessen i SKI​



​​

Sådan arbejder SKI med CSR

På SKI’s aftaler stilles der krav til leverandørerne på to niveauer:

1. Alle aftaler opfylder krav til:
  • Leverandørens samfundsansvarlighed, herunder menneskerettigheder, arbejdstagerrettigheder og miljø
  • FN’s retningslinjer for menneskerettigheder og virksomheder
  • OECD's retningslinjer for multinationale virksomheder og arbejdsklausuler i henhold til ILO-konventionen og til at dokumentere sin indsats.
Disse krav fremgår af et CSR-bilag, der er en del af alle SKI-aftaler. Bilaget bygger på FN Global Compacts ti principper om menneskerettigheder, arbejdstagerrettigheder samt miljø og antikorruption.

2. Derudover stiller SKI en række specifikke krav til det konkrete aftaleområde, der udbydes, fx:
  • Økologi ved fødevarer
  • Certificeret bæredygtigt træ og møbelstoffer på møbelaftalerne
  • Miljømærkekrav for håndsæbe
  • Emballagekrav, der mindsker brugen af plast.
Tilsammen berører CSR-kravene på SKI’s aftaler 14 ud af FN’s 17 verdensmål, herunder ca. 45 delmål. Hvor meget du bidrager til de enkelte verdens- og delmål, varierer dog alt efter, hvilke produkter på aftalen du vælger at købe. SKI-aftaler gør det muligt at prioritere en bred palet af mål i dine indkøb.

Sådan følger SKI op på CSR-krav

Sådan følger SKI op på CSR-krav
  • SKI’s samarbejde baserer sig grundlæggende på tillid
  • Ved konkret begrundet mistanke om, at leverandøren ikke efterlever kravene, iværksættes en opfølgningsproces 
  • Viser det sig, at leverandøren ikke efterlever kravene, giver SKI leverandøren en kort frist til udbedring  
  • Bringes mislighold ikke til ophør, kan SKI ophæve kontrakten
  • SKI er begyndt at arbejde med proaktiv opfølgning på miljøkrav i form af stikprøvekontroller  
  • SKI er pt. ved at udarbejde en ny strategi for processen for opfølgning.