Sådan får du forskellige politiske hensyn ind i ét fælles udbud af tjenesteydelser

19-12-2018
Særligt når man går sammen om udbud af tjenesteydelser, er der forskellige politiske hensyn at tage. I Fællesudbud Sjælland (FUS) løser de den udfordring ved bl.a. at udbyde sammen i klynger af 2-3 kommuner og dele udbudsmaterialet med øvrige i fællesskabet. Anders Brøndum, formand i FUS, fortæller her, om arbejdet.

Regeringsudspillet ”Klogere indkøb, mere velfærd” bakker op om fælles indkøb. Når offentlige myndigheder går sammen og laver fælles indkøbsaftaler, opnås der markante prisbesparelser, ligesom unødigt dobbeltarbejde kan undgås. 

Aftaleporteføljen af fælles forpligtende SKI-aftaler bliver gradvist større, og langt de fleste kommuner tilslutter sig aftalerne. Det stiller krav til, at arbejdsdelingen mellem de kommunale indkøbsfællesskaber, SKI og den enkelte kommune bliver knivskarp. Det er de bevidste om i Fællesudbud Sjælland (FUS). Anders Brøndum, formand i FUS, fortæller:


Anders Brøndum, formand i Fællesudbud Sjælland

”Tidligere har vi primært lavet fælles vareudbud i FUS. Men i takt med at SKI tager over på flere og flere vareområder, har vi valgt at sætte fokus på at udbyde flere tjenesteydelser i fælles regi for fortsat at tilføre værdi som indkøbsfællesskab. Det stemmer også godt overens med tankerne i den fælleskommunale indkøbsstrategi og vores tommelfingerregel om, at FUS ikke udbyder de områder, som SKI udbyder,” siger Anders Brøndum.

I sommeren 2018 gik de 16 medlemskommuner i FUS derfor i gang med at kortlægge deres egen portefølje af udbud på tjenesteydelser. Formålet var at finde egnede tjenesteydelser til fællesskabet. Udgangspunktet er bl.a., at minimum 4 kommuner skal have erfaring med at udbyde et område, for at det kan blive til et FUS-udbud. Forventningen er, at FUS skal udbyde 10-13 nye tjenesteydelsesaftaler fra 2019-2022.

Sådan håndterer FUS de enkelte kommuners forskellige politiske prioriteringer  

Tjenesteydelser omfatter alt lige fra rengøringsydelser, levering af mad til ældre og tolkning. Den enkelte kommune kan have forskellige krav til ydelsen, og det gør, at det er sværere at lave fælles udbud af tjenesteydelser:

Når det kommer til tjenesteydelser, kan det være sværere at nå i mål med én fælles kravspecifikation, fordi serviceniveauet varierer fra kommune til kommune​.

”Når det kommer til tjenesteydelser, kan det være sværere at nå i mål med én fælles kravspecifikation, fordi serviceniveauet varierer fra kommune til kommune. Dertil kommer, at markedet ikke nødvendigvis er parat til store udbud på tjenesteydelser,” fortæller Anders Brøndum og fortsætter:

”Derfor har vi tænkt os også at lave udbud sammen i klynger af kommuner. 2-3 kommuner vil gå sammen om at lave et fælles udbud – og så kan det godt være, at 2-4 andre kommuner også skal lave det udbud. De vil så spare ressourcer i processen fx ved at trække på de andres erfaringer eller låne materialet,” fortæller Anders Brøndum.

Fælles retningslinjer, kommunikation og en koordinator sikrer koordinering på tværs

I FUS er de gået sammen om at have én lønnet medarbejder i en koordinatorfunktion. Stillingen er på 20 timer, og derudover skyder den enkelte kommune ressourcer ind i det fælles arbejde:

”Vores koordinator står bl.a. for det praktiske i forhold til dagsordener og referater. Derudover er hun vores ankerfunktion i forhold til det fælles system PODIO. Det er herigennem, vi som udgangspunkt deler informationer med hinanden via tovholderen i hvert projekt,” afslutter Anders Brøndum.​​​​​​​​

Fakta om FUS

  • De 16 medlemskommuner i FUS er: Faxe, Greve, Guldborgsund, Holbæk, Kalundborg, Køge, Lejre, Næstved, Odsherred, Ringsted, Roskilde, Slagelse, Solrød, Sorø, Stevns, Vordingborg.
  • Medlemskommunerne mødes seks gange om året, hvor de drøfter udviklingsretning, konkrete problemstillinger, samarbejde med SKI og forankring af fælles retningslinjer.
  • En gang om året afholdes en FUS-konference, hvor både medarbejdere og ledere deltager.