Tre SMV'er fortæller: Sådan er det at deltage i et SKI-udbud

22-04-2020
Hvert år køber den offentlige sektor ind for ca. 300 mia. kr., og med store volumener er det nærliggende at tro, at det oftest er de store spillere på markedet, som vinder konkurrencen. Men sådan er det langt fra altid. Det gælder de offentlige indkøb generelt, og det gælder den andel på ca. 3 pct., som SKI dækker. 44 pct. af SKI’s leverandører har færre end 50 ansatte, og i alt er 75 pct. af SKI’s leverandører SMV’er. Vi har talt med to af de mindste og en af de mellemstore it-leverandører om, hvordan det er at deltage i et SKI-udbud, og hvad de har fået ud af det.

​Puzzel, tidligere Intelecom Danmark, har 180 ansatte og har været SKI-leverandør, siden den første aftale på 02.19 SaaS-Cloud blev udbudt for omkring 10 år siden. Infoba med deres 10 fastansatte og to freelancere har været med lige så længe. Arosii er helt nye SKI-leverandører på 02.18 It-løsninger og -projekter.​ Alle tre virksomheder er enige om, at det kræver god forberedelse og ressourcer at byde ind på de offentlige udbud, herunder SKI-udbud.

Morten Kvistgaard, CEO i Arosii, overvejede da også godt og grundigt, om han med kun 15 ansatte og ingen SKI-erfaring skulle byde ind. 

”Der er mange ubekendte i at blive SKI-leverandør. Så i starten er det lidt ærefrygtindgydende, og man overvejer da, om det er indsatsen værd – både hvad angår tid og kompleksitet.​"

”Der er mange ubekendte i at blive SKI-leverandør. Så i starten er det lidt ærefrygtindgydende, og man overvejer da, om det er indsatsen værd – både hvad angår tid og kompleksitet. Men når man først går i gang og dykker ned i materien, går det op for en, at processen er meget mere overskuelig, end hvad man tror ved første øjekast” uddyber Morten Kvistgaard. 

En god investering 

På trods af en ressourcekrævende proces har det vist sig at være en god investering at blive SKI-leverandør for de tre SMV’er – økonomisk, men også af andre forretningsmæssige årsager. 

”Vi har fået en bevidsthed om egne styrker og svagheder – så der er faktisk også et forretningsudviklende element i at deltage i et SKI-udbud. Og det har faktisk vist sig at være mere værdifuldt, end vi lige troede. Vi har fx fået en anledning til at kigge vores forretningsstrategi i sømmene,” siger Morten Kvistgaard og uddyber: 

”SKI er et værktøj for os, hvad angår vores aftaleindgåelse med kunderne, og det har sikret os et mere langsigtet perspektiv rent kontraktmæssigt og forretningsmæssigt.” 

Maria Væring, adm. direktør i Infoba, ser også en stor gevinst i den kontraktsikkerhed, det giver at blive SKI-leverandør. 

”Man skal tænke sit bud som en investering. Den tid, man bruger på at byde ind, sparer man, når man skal indgå aftaler med kunderne - i vores tilfælde kommunerne - fordi kontraktgrundlaget er på plads. Og økonomisk set er det også en gevinst, at vi er udvalgt som leverandør på SKI’s rammeaftale, fordi det genererer omsætning” fortæller Maria Væring. 

Rune Elvang fra Puzzel kan nikke genkendende til, at det har økonomiske fordele at blive SKI-leverandør: 

”Rent økonomisk har vi helt klart fået meget ud af at deltage i et SKI-udbud. Vi har fx fået 10 styrelser som kunder.” 

”Andre SMV’er skal springe ud i det” 

Det er ikke nogen hemmelighed, at det stiller krav at deltage i konkurrencen om de offentlige kontrakter, og at det er ressourcekrævende at afgive et bud. Der er dog også meget at hente, og derfor lyder der en klar opfordring til andre SMV’er, der overvejer at byde ind på et SKI-udbud. 

”Mit råd er, at man skal springe ud i det og se det som en investering i den fremtidige forretningsudvikling og indtjening."
”Mit råd er, at man skal springe ud i det og se det som en investering i den fremtidige forretningsudvikling og indtjening,” siger Maria Væring. 

Selvom Morten Kvistgaard fra Arosii havde en vis ærefrygt som grøn tilbudsgiver, opfordrer han andre SMV’er til at tro på dem selv. 

”Vi har lært, at det godt kan lade sig gøre at komme på en SKI-aftale som lille leverandør på trods af, at mange af de andre leverandører på aftalen har tilbudsafdelinger, der er større end hele vores virksomhed. Som mindre virksomhed skal man overbevise sig selv om, at man godt kan. Det er komplekst at afgive et bud, og det kræver en indsats, når man bevæger sig ind på et nyt domæne med mange ubekendte, men her er det vigtigt, at man selv tror på det og har en ”yes-we-can-følelse,” siger Morten Kvistgaard. 

Og selvom den første tilbudsafgivelse kan føles som at gå til eksamen, så kan man ifølge Rune Elvang glæde sig over, at processen bliver lettere efterhånden. 

”I de efterfølgende udbud har materialet lignet det forrige, så vi havde allerede lavet grundarbejdet. Så anden og tredje gang var det ikke ligeså tidskrævende. Vi vidste, hvordan SKI havde bygget materialet op, vi vidste, hvad vi skulle svare på – så for os var det faktisk en forholdsvis enkel proces.” 

​​​​​​​
​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​

Fakta: Leverandørsammensætning i SKI

På SKI’s aftaler finder du både store, mellemstore, små og sågar mikrovirksomheder blandt leverandørerne til den offentlige sektor. 
Fx havde 44 pct. af SKI’s leverandører i 2018 færre end 50 ansatte. Se tallene her: