Pilotprojekt: Kommuner tester e-katalog på kontorartikler, inden aftalen træder i kraft

30-10-2017
Tre kommuner er gået sammen. De pilottester e-kataloget på den kommende forpligtende aftale på kontorartikler. Her har de fanget fejl og mangler til gavn for alle de statslige og kommunale brugere.
Som et pilotprojekt har tre kommuner netop testet en lang række varer i e-kataloget på den kommende forpligtende aftale 50.55 Kontorartikler, der træder i kraft den 1. november 2017. Et arbejde, der vil komme alle brugere af aftalen til gavn:

”Det giver rigtig god mening at spare ressourcerne og starte med at få rettet alt det, vores tre kommuner har fundet. Jeg tror nemlig, det er ret repræsentativt for, hvad alle kunder på aftalen vil støde på af fejl og mangler. Og så ville vi alle sammen komme til at brokke os over det samme,” siger Kasper Skau, der er controller i Holbæk Kommune, som er en af de tre kommuner, der har deltaget i pilotprojektet.

Et skridt i den rigtige retning

Sammen med Rudersdal og Frederikssund Kommune har Holbæk sammen med SKI forsøgt at forbedre og optimere oplevelsen med e-handel på SKI’s aftaler. Og selvom de tre kommuner har brugt tid på projektet, er de alle enige om, at det har været arbejdet og tiden værd.

”Vi har talt meget om, hvordan vi effektiviserer implementeringen af nye e-kataloger, så vi skal bruge mindre tid på at få rettet fejl og brandslukke, efter en aftale er trådt i kraft. Det var SKI helt med på at gøre noget ved, og jeg synes, at projektet om kontorartikler er et stort skridt i den rigtige retning,” siger Charlotte Vibe Seeberg, som er indkøbschef i Rudersdal Kommune.

Dialogen har skabt forståelse og sparet ressourcer

Konkret har de tre kommuner hver især gennemgået 150 af de kontorartikler, de køber mest på den nuværende forpligtende aftale på området. I gennemgangen har de testet varerne i e-kataloget på forskellige parametre – eksempelvis varebeskrivelser, mængdeangivelser, billeder og søgeord. ​Det blev efterfulgt af en workshop i starten af oktober, hvor kommunerne sammen med SKI og Lyreco, som er leverandør på aftalen, fulgte op på de fejl og mangler, kommunerne havde fundet.

Det giver rigtig god mening at spare ressourcerne og starte med at få rettet alt det, vores tre kommuner har fundet. Jeg tror nemlig, det er ret repræsentativt for, hvad alle kunder på aftalen vil støde på af fejl og mangler.​
På workshoppen præsenterede de tre kommuner deres fund for hinanden, SKI og Lyreco. De kom blandt andet med forslag til rettelser i mængder, tilføjelse af synonymer og farver i varernes søgeord, udvidelser til varebeskrivelser og påpegede manglende eller forkerte billeder.

”Jeg går hjem med en følelse af, at både SKI og Lyreco har hørt mig som bruger og har set, hvilke problematikker jeg møder til dagligt. Dialogen har været rigtig god, og jeg har oplevet stor forståelse,” fortæller Helle Beier Andersen, E-handelskonsulent i Frederikssund Kommune.

Camilla Månsson, som er udbudskonsulent i Rudersdal Kommune supplerer:

”Kataloget bliver bedst, hvis vi samarbejder om det. Det kræver, at vi tør mødes og tale om de problemer, vi møder. Jeg synes dagen har været rigtig god, og at både Lyreco og SKI har taget mange ting til sig.” 

Optimeret e-katalog lige om hjørnet

En række af de identificerede fejl og mangler i e-kataloget vil blive rettet allerede, inden den forpligtende aftale 50.55 Kontorartikler træder i kraft i november. Brugere fra de 89 kommuner, der er tilsluttet aftalen, samt staten vil altså få glæde af de tre kommuners arbejde fra start.

Og for Lyreco, som skal levere kontorartikler til de mange kunder på aftalen, har projektet også været en positiv oplevelse:

”Det har været en rigtig god dag med en fin og konstruktiv dialog, hvor vi har fået en stor forståelse for, hvad kunderne ser i deres systemer, og hvilke konkrete problemer de møder. De fleste fund er noget, vi forholdsvist nemt kan ændre, så kunderne ikke skal møde de samme problemer igen,” siger René Larsen, som er Major Account Manager i Lyreco.

Resten af rettelserne vil blive implementeret ved efterfølgende opdateringer af kataloget efter ikrafttrædelse.

Den nye aftale 50.55 Kontorartikler​ træder i kraft den 1. november 2017.