Ny rammeaftale for IT-drift skal fremtidssikre offentlige myndigheder

27-11-2018
”En attraktiv aftalemulighed.” Således beskriver et af Danmarks førende konsulenthuse SKI’s nye rammeaftale, som blev taget i brug kun uger efter lanceringen. Gribskov Kommune har i længere tid udliciteret en række funktioner til eksterne leverandører – nu bruger de 02.22 It-driftkapacitet. Læs her hvorfor.

​Forventningen er, at flere kunder snart vil bruge aftalen til at konsolidere outsourcing af deres IT-drift, hvor et fælles strategisk mål skal skabe rammen om et jævnbyrdigt samarbejde, med lige dele fleksibilitet og forpligtigelse.

SKI’s 02.22 It-driftkapacitet blev lanceret den 2. november og dækker al IT-drift, fra back-up og cloud kapacitet, til drift af slutbrugerudstyr og housing. Der kan indgås 3-årige leveranceaftaler, som kan forlænges i 2 gange 3 år – et koncept, der har fået ros for at lægge op til et langsigtet samarbejde mellem kunder og leverandører.

Som noget helt nyt bliver priser på drift, der er omfattet af 02.22 It-driftskapacitet reguleret og justeret hvert halve år, så kunderne aldrig kommer til at betale over den generelle markedspris.

Fleksibilitet for kunden og prisgaranti

Gribskov Kommune har i længere tid udliciteret en række funktioner til eksterne leverandører. Efter rådgivning fra Accenture har kommunen nu lagt deres IT-drift i udbud under en rammeaftale, der kræver engagement og nytænkning af både kunde og leverandør.

Gribskov Kommunes udbuds- og kontraktjurist, Mikkel Karklinat, forklarer:


Mikkel Karklinat, Udbuds- og kontraktjurist, Gribskov Kommune.

”02.22 er en helt ny type aftale, men efter en længere dialog med SKI omkring mulighederne stod det klart, at det netop var den vej, vi skulle gå. Den fleksibilitet, der ligger i rammeaftalen, var utroligt attraktiv for os. Det samme tror jeg vil gælde rigtig mange andre kommuner, som ikke har en tung, intern IT-kapacitet”.

På aftalen er det nu muligt at lave et enkelt, stort udbud, der samler hele IT-driften – en klar fordel, mener Mikkel Karklinat:

”Det kan give god mening at samle flere ydelser hos en enkelt leverandør, som dermed kan spille en endnu mere meningsfuld rolle som strategisk sparringspartner – med oversigt og fleksibilitet til at strikke den rigtige løsningsportefølje sammen. Fordi rammeaftalen er så åben og bred, er der stort set ingen kommuner, der ikke kan bruge den til outsourcing af IT-drift og infrastruktur. Hvis et behov opstår senere, kan det nemt tilføjes under 02.22 aftalen, uden at kommunen skal igennem et nyt udbud”, siger han.

Forskellen til andre aftaler er, at kunderne her får en strategisk samarbejdspartner, som er motiveret til at udvikle den ideelle løsning, og hvor leverandøren samtidig har resultatansvaret. 

”Vi er ikke eksperter i at forudse, hvad vi skal bruge i morgen. Det giver slet ikke mening, at vi skal bruge ressourcer på det”, siger Mikkel Karklinat. Han står allerede nu klar til at anbefale andre kommuner at kigge nærmere på deres tilgang til IT outsourcing og overveje, om den nye rammeaftale fra SKI kan være med til at sætte en mere strategisk dagsorden.

”Fleksibiliteten i den nye rammeaftale giver os mulighed for at udvikle os i samarbejde med en leverandør de næste mange år, og det er helt klart noget, vi har lagt op til i denne omgang. Og så er det et stort plus, at vi ikke behøver at låse os fast på en service, som kun imødekommer kommunens nuværende behov. Vores forventning er klart, at 02.22 aftalen giver os mulighed for at følge udviklingen på området sammen med leverandøren, så vi hele tiden betaler for en løsning, der er effektiv, og med priser der er nutidige”.

Ros fra rådgivere 

Direktør for Accentures afdeling for den offentlige sektor, Christian Max Hansen, er også klar til at rose konceptet om, at der arbejdes hen imod et langsigtet samarbejde med leverandørerne:

”Netop fordi leverandøren er en aktiv spiller i processen med at definere, hvad det er, kunden har brug for, giver det rigtig god mening, at de også har et decideret resultatansvar. Der lægges op til at leverandøren bliver en aktiv sparrings- og samarbejdspartner omkring kundens fremtidige drift allerede fra starten, og det er rigtig positivt,” siger han.

Ifølge Accenture er 02.22 en attraktiv aftalemulighed.

”Kunderne får en aktiv partner, som har mulighed for og interesse i at udvikle samarbejdet og løsningerne i takt med udviklingen på markedet”, siger Christian Max Hansen.

Accenture mener endda, at kunderne har mulighed for at blive klogere igennem processen, fordi den nye aftale er mere strategisk. ”Kunderne skal definere, hvor de gerne vil hen, og ikke kun forholde sig til deres behov nu og her”. 

Fleksible rammer skal fremtidssikre aftaler

Med frihed og fleksibilitet kommer et klart behov for ekspertise, mener Accenture. ”Det er vigtigt at komme godt fra start. Den her aftale kræver virkelig, at man tænker anderledes – at man ikke begrænser sig, men imødekommer konceptet om at skabe nogle fleksible rammer, der netop kan rumme fremtiden,” siger Christian Max Hansen. 

Han tilføjer: ”I 02.22 aftalen er det kunden, der skal definere deres behov på et forretningsmæssigt niveau og ikke, eksempelvis, hvilken serverkapacitet, de gerne vil have. Så er det op til leverandørerne - som jo er eksperter på området - at beslutte hvilke ydelser, der kan understøtte kundens behov og strategi - nu og i fremtiden”.

Fleksibiliteten i aftalen er ikke kun godt for kunderne, mener Mikkel Karklinat: 

”Vi har i den grad lagt op til et samarbejde. Det er leverandørerne, der er eksperterne, når det kommer til IT-løsninger, og det er netop deres input, som vi er interesserede i. Det er det, rammeaftalen åbner op for”.

Læs mere om 02.22 It-driftkapacitet her.​​​