Indkøbspolitikken lærer os at tænke som købmænd

27-11-2018
Hvordan sikrer du, at din indkøbspolitik bliver brugt i praksis og ikke bare ender som et skuffedokument? Her får du Albertslund Kommunes gode råd til at implementere din indkøbspolitik og få den til at leve.

I Albertslund Kommune ved de, at en velovervejet og velimplementeret indkøbspolitik betaler sig: Den er med til at sikre, at kommunens indkøb er grønne og bidrager til nye og innovative løsninger. Indkøbspolitikken skal også bidrage til effektiviseringer og optimering, så pengene i sidste ende bliver brugt til størst mulig gavn for borgerne.

Indkøbspolitikken skal også være med til at løfte opgaven med at realisere kommunens vision om at være en by for børnene, det grønne og fællesskabet.

Rafi Baronian sidder til dagligt i indkøbsafdelingen og arbejder som udbuds- og indkøbskonsulent. Han fortæller her, hvorfor man prioriterer at have en indkøbspolitik i kommunen:

Politikken er et vigtigt arbejdsredskab for os. Vi bruger den bevidst, fx når vi laver nye udbud, og når vi køber varer og tjenesteydelser. Den skal lære os at tænke som købmænd, og huske os på at stille krav – til os selv, men også til leverandørerne”.

SKI’s analyser af kommunernes indkøbsdata bekræfter, at en levende indkøbspolitik giver gevinst. Data viser nemlig, at de kommuner, der har en indkøbspolitik, statistisk bruger færre penge på indkøb. Se, hvad data ellers fortæller om kommunernes indkøbsmønstre her.

Fokus på totalomkostninger og samarbejde optimerer ressourceforbruget

I Albertslund Kommune sætter indkøbspolitikken rammerne for, hvordan de ansatte skal bedrive købmandskab for, at indkøbsaftalerne gavner borgerne - og kommunen - mest muligt:

”Når vi køber ind, skal vi naturligvis gå efter de varer, som opfylder vores behov til den bedste pris. Men det er ikke kun pris, vi kigger på – vi kigger også på totalomkostningerne. Formålet er nemlig at få en aftalepakke, som dækker hele området – lige fra indkøbsbehovet opstår, til en leveringsaftale er indgået,” siger Rafi Baronian.

Ud over indkøbsaftaler, der rammer indkøbsbehovet, sætter politikken også fokus på, hvordan kommunen opnår bedst mulig ressourceudnyttelse af indkøb:

Det kan godt betale sig at tage et kritisk blik på vores aftaler og overveje, om der kan fjernes overflødige ting. Vi kigger også udad og indgår fx samarbejde med andre offentlige aktører, så som vores indkøbsfællesskab Vestegnens Indkøbsforum og ved at tilslutte os de forpligtende SKI-aftaler. På den måde kan vi nemlig effektivisere vores udbud og indkøb,” fortæller Rafi Baronian.

Albertslund Kommune har haft en indkøbspolitik siden 2009. Den seneste blev implementeret i 2018 og løber frem til 2020. Du kan se hele indkøbspolitikken her.

Implementering skal tænkes ind fra start

Da den nye indkøbspolitik skulle udarbejdes, havde Albertslund Kommune fokus på implementering, allerede inden politikken var færdigudarbejdet. Det har været med til at sikre en organisatorisk forankring:

”Allerede mens vi var i gang med at udvikle indkøbspolitikken, tog vi hele tiden stilling til, hvordan den skulle implementeres. Hvis man helt fra start tænker det ind sideløbende med de konkrete mål, har strategien bedst mulige vilkår for at leve, når dagligdagen sætter ind. Og implementeringen er stadigvæk i gang! Det er en løbende proces gennem hele strategiens levetid, hvor vi hele tiden sætter os selv nye mål,” afslutter Rafi Baronian.

I forbindelse med implementeringen har kommunen udarbejdet en handleplan til hvert indsatsområde, som der løbende følges op på via udbudsafdelings enhedsmøder. Her redegøres der for en status, og hvor langt man er kommet med indsatsområderne.

For at hjælpe implementeringen godt på vej udarbejder de i Albertslund Kommune skabeloner, vejledninger og tjeklister, som kan hjælpe de forskellige enheder, når de fx indhenter tilbud og bestiller varer. Og hvis der er yderligere behov for sparring, så står indkøbsafdelingen til rådighed med at læse kontrakter osv.

​​​​​​

Tre gode råd, hvis du skal forny indkøbspolitikken

Vi har her opsummeret de tre råd, som Rafi Baronian har til dig, der skal forny din indkøbspolitik:
  1. Stil krav til jer selv som organisation, men sørg også for at opstille nogle reelle mål. 
  2. Involver hele organisationen, og lav sammen den gode handlingsplan, hvor der er fokus på implementering. 
  3. Kig ud. Du behøver ikke at opfinde den dybe tallerken hver gang, der er meget inspiration at hente fra andre kommuner.