Fire råd til kontraktstyring

27-02-2018
Selvom kontraktstyring til tider kan være en vanskelig disciplin, kan du ifølge Martin Møller Grønbæk, chef for aftalejura i SKI, gøre dit arbejde lettere ved at følge fire gode råd.

Kontraktstyring er en disciplin, der bliver dyrket mere og mere af offentlige indkøbere. Det er godt hjulpet på vej af utallige eksempler på, hvor meget der er at hente – både i kroner og ører og i brugertilfredshed – hvis man prioriterer driften af sine aftaler.

Alligevel går det ikke altid glat. Sammen med Jacob og Anne sidder Martin til dagligt i SKI og hjælper til med den del af kontraktstyringen, hvor det hele typisk er gået i hårdknude, og de stridende parter ikke kan blive enige.


Martin Møller Grønbæk, chef for aftalejura
 

”Folk henvender sig til os, når de ikke kan blive enige om, hvordan kontrakten skal forstås. Ofte er det komplekse sager, men nogle gange kunne uenigheden være løst, inden det blev til en konflikt,” siger Martin Møller Grønbæk.

Her kan du se Martin, Anne og Jacobs fire gode råd til, hvordan du får din driftsperiode til at glide glat.

 

1. Brug din kalender og vær på forkant

Orienter dig om, hvad dine forpligtelser er i kontrakten. Plot de vigtige datoer ind i din kalender, så du fx husker at få forlænget din kontrakt i tide eller prisreguleret. Send evt. også kalenderindkaldelserne til leverandøren, så I i fællesskab kan være proaktive.

2. Læs din kontrakt grundigt igennem

Det virker måske næsten for simpelt, men fakta er, at mange ikke læser kontrakten, før de er blevet uenige med leverandøren. Herefter går kunde og leverandør i gang med at se i kontrakten - ofte med det resultat, at der identificeres fejl og mangler på begge sider af bordet, og billedet bliver grumset.

Så start med at læse din kontrakt igennem én gang til med henblik på at få klarlagt dine rettigheder og forpligtelser. Følg herefter op på, om leverandøren og dine slutbrugere faktisk følger kontrakten eller blot gør, som de er vant til, fordi de fx har fokus på løsningen.

Er du opmærksom på at få leverandøren (og dine brugere) til at følge kontrakten i starten af samarbejdet, er der større sandsynlighed for, at det fortsætter gennem kontrakten.

Er du opmærksom på at få leverandøren (og dine brugere) til at følge kontrakten i starten af samarbejdet, er der større sandsynlighed for, at det fortsætter gennem kontrakten.  

I perioden, hvor leverandøren skal ”tilpasse” sin opfyldelse af kontrakten, er det vigtigt at være insisterende på kontraktens bestemmelser, da der dels er udbudsretlige grænser for, hvor meget en offentlig kontrakt kan ændres, og dels at leverandørens tilbud og priser afspejler de krav, som er stillet i kontrakten – m.a.o. kan du risikere, at du ikke at opnår den fulde økonomiske gevinst.

3. Gør kontrakten forståelig

En kontrakt kan være lang og kompliceret, hvilket ofte medfører, at slutbrugere ikke læser eller forstår alle dele af kontrakten.

Det er derfor en god ide at beskrive de mest almindelige dele af kontrakten på et mere jævnt sprog med fokus på den typiske situation, så slutbrugerne dels kan håndhæve de mest almindelige krav i kontrakten og dels får en ide om, hvornår noget kunne være i strid med kontrakten. På denne måde giver du slutbrugeren mulighed for at sikre, at den daglige handel følger kontrakten, og at indkøbskontoret inddrages, når det er nødvendigt.

4. Opret vidensbank, så de fremtidige kontrakter optimeres

En del af kontraktstyring er at identificere fejl og mangler i kontrakten, så de ikke gentages i næste kontrakt. Det er derfor en god ide at oprette en vidensbank eller et andet system, hvor alle, der har berøring med kontrakten, kan liste problemer og evt. give et bud på en løsning til næste kontrakt. Det er ikke her, hvor det konkrete problem løses, men det er her, hvor man undgår at havne i de samme konflikter igen.

Savner du mere inspiration til kontraktstyring? Læs hvordan Fællesindkøb Fyn med fakturakontrol hentede 1,4 mio. kr. og fik bedre aftaler.

​​