Aarhus Kommune: ”Vi vil gerne have institutionerne til at samle deres indkøb”

23-10-2019
Forberedelserne til udbuddet af den nye aftale 50.91 Fødevarer (nethandel) er godt i gang, og det første projektgruppemøde netop afholdt. Her stod det klart, at der er bred enighed om at lave en aftale, som bliver attraktiv for både kunder og leverandører.

Bente Kramer Møller, Contract Manager i Aarhus Kommune, sad parat til start ved det første projektgruppemøde for den nye aftale 50.91 Fødevarer (nethandel). Med klare forventninger startede projektgruppen de indledende manøvrer i arbejdet med den nye aftale, hvor målgruppen er de kommunale institutioner, som foretager småindkøb af fødevarer. 

”Den her aftale er ikke målrettet produktionskøkkener men fx børneinstitutioner, som måske har behov for at købe ind til morgenmad og formiddags- og eftermiddagsmad. Vi tænker mere i funktion frem for størrelse. Så denne aftale er til dem, der ellers ville gå ned i supermarkedet,” fortæller Bente Kramer Møller og fortsætter: ”Vi vil gerne have institutionerne til at samle deres indkøb. Og så vil vi selvfølgelig gerne spare de omkostninger, der er ved at de ansatte går i supermarkedet og køber ind.”

E-handel bliver det nye sort

For der er tid og penge at spare, hvis man bytter de fysiske småindkøb i supermarkedet ud med indkøb over e-handel. I KL’s rapport ”Effektive indkøb gennem e-handel” viser en analyse fra Hjørring Kommune, at når man køber ofte og småt ind i fysiske butikker, bruger man flere penge og mere tid på indkøb, end hvis man puljer og e-handler småindkøbene. Og der er stor forskel på de såkaldte transaktionsomkostninger, det vil sige den tid, der er forbundet med bestilling, fakturahåndtering, mv., for fysiske indkøb og e-handel. Som mange kender det fra privatlivet, er det simpelthen hurtigere at bestille varer online, og den sparede tid i fx daginstitutionen kan i stedet bruges sammen med børnene.


Analysen i KL’s rapport viser, at et indkøb foretaget ved fysisk fremmøde i en butik koster 330 kr. pr. indkøb i transaktionsudgifter, hvor indkøb via e-handel koster 90 kr. pr. indkøb. Data fra det kommunale indkøbssamarbejde viser samtidig, at kommunerne foretager rigtigt mange småindkøb af fødevarer. 

Således foretager en gennemsnitskommune 7.000 køb af fødevarer for under fx 250 kr. om året. Det svarer til, at godt halvdelen af fødevareindkøbene er under 250 kr. Dertil kommer de småindkøb, hvor en ansat laver et privat udlæg og får refunderet udgiften. Disse indkøb afspejles ikke i de nævnte tal. 

En samling af småindkøbene og indførelsen af e-handel vil kunne medføre væsentlige besparelser i kommunerne. Og det er ikke kun besparelser i kroner og ører, men også væsentlige tidsbesparelser ved at pulje og e-handle småindkøb. Det vil naturligvis give de ansatte mere tid til andre opgaver. 

Samtidig vil den kommende aftale ikke få indflydelse på kommunernes mulighed for at foretage pædagogiske indkøb eller akutte fysiske indkøb. De fysiske indkøb i lokale butikker vil fortsat kunne foretages ved siden af aftalen, i de tilfælde, hvor der er et konkret behov for dette.

Det er sikkert og vist, at e-handel er kommet for at blive. Erhvervsstyrelsen indledte i januar 2019 et nyt e-handelsprojekt. Projektet har fokus på digitalisering af offentlige indkøb, og formålet er at udbrede nye fælles standarder for e-handel via lovkrav. Lovkravet for e-ordrer forventes at træde i kraft den 1. januar 2021.

Her kan du læse mere om e-handel.

Aftalen skal være attraktiv for både kunder og leverandører

Sortimentet på den nye aftale vil læne sig op ad storkøkkenaftalen 50.90 Fødevarer, og der vil være mulighed for at vælge både konventionelle og økologiske varer. Da det er første gang, aftalen bliver udbudt i SKI, er der også en del forventninger, som skal afstemmes i projektgruppen. 

Bente Kramer Møller svarer prompte på spørgsmålet om hendes forventninger: 

”Aftalen skal være anvendelig. Minimumskøbet skal være på et leje mellem 250-500 kr. og helst så lavt som muligt. Det vil gøre den anvendelig for netop de små institutioner, som foretager mindre indkøb. For der er jo nogen, der bare har brug for brød, mælk og gryn – og de skal også synes, at det giver mening at bruge aftalen, hvis det rigtigt skal batte.”

For et par år siden implementerede Aarhus Kommune en nethandelsaftale efter udbud. ”Der var udfordringer, da det virkede som om markedet ikke var helt modent til denne type handel med kommunale institutioner. Der er stor forskel på de krav, det offentlige sætter, og de krav de private forbrugere sætter. Eksempelvis ift. til leveringssikkerhed,” fortæller Bente Kramer Møller. 

Leveringssikkerhed og bredde af sortiment er et af de punkter, der kommer til at være stærkt prioriteret i det videre arbejde med 50.91 Fødevarer (nethandel). Men det vigtigste budskab fra det første projektgruppemøde er dog, at der bliver arbejdet på at lave en aftale, som bliver attraktiv for båder kunder og leverandører. ”Vi håber at få den her aftale i stand. Og så håber vi, at markedet er modnet, og at leverandørerne kan håndtere aftalen. Men det vil vise sig,” afslutter Bente Kramer Møller. 

​​​​​

Fakta om 50.91 Fødevarer (nethandel)

Den kommende aftale 50.91 Fødevarer (nethandel) er en ny fødevareaftale målrettet de mindre, kommunale institutioner. Formålet med aftalen er at understøtte øget e-handel og nedsætte transaktionsomkostningerne forbundet med fysisk handel og fakturabehandling hos kommunerne. Sortimentet vil omfatte en bred palet af konventionelle og økologiske varer. Du kan læse mere om den kommende aftale 50.91 (nethandel) her.