Indkøb af biler på SKI-aftalen skal ske gennem et dynamisk indkøbssystem. Dynamiske indkøbssystemer er ukendt grund for mange. Det kræver lidt forberedelse, men er ikke så svært. Og når du først har prøvet det én gang, kan du genbruge meget af dit materiale til næste indkøb.
Redaktionen har talt med Rikke Eistrøm Rahimic, der er kontraktansvarlig i SKI, og her får du hendes fem tips til, hvordan du bedst forbereder dig på at købe biler gennem systemet:
1. Tal med leverandørerne
Indtil du offentliggør dit kommende indkøb i systemet, må du tale så meget med leverandørerne, du har brug for. Udnyt det, for i dialogen kan du fx afklare om de særlige ønsker og krav, du har til bilerne, er noget leverandørerne rent faktisk kan levere.
Det er også oplagt at gøre lokale forhandlere opmærksomme på, at de kan tilmelde sig systemet, så de får mulighed for at byde ind på dit indkøb.
2. Afsæt god tid til at afdække behovet og klargøre kravspecifikationen
Når du gennemfører et indkøb i systemet, skal du bl.a. vedlægge en kravspecifikation, så leverandørerne ved, hvilke krav du har til bilerne.
Det tager tid at udarbejde kravspecifikationen fra bunden af. Du behøver dog ikke lave en ny. Har du fx en kravspecifikation liggende fra tidligere indkøb af biler i andet sammenhæng, kan du genbruge den i systemet. Derudover stiller SKI seks skabeloner til rådighed, som du kan tage udgangspunkt i. I dem kan du via drop-down-menu vælge, om kravene skal indgå i kravspecifikationen, og så kan du selv tilføje evt. yderligere krav.
3. Afklar om bilerne er en arbejdsplads
Hvordan du tildeler på aftalen afhænger af, om de indkøbte biler skal betragtes som en arbejdsplads eller ej. Udgør bilerne en arbejdsplads, vægtes både pris og kvalitet i evalueringen. Gør de ikke, skal du kun evaluere ud fra pris.
Det er din organisations egne retningslinjer, der afgør om bilen er en arbejdsplads.
Når du har taget stilling til det, kan du vælge kategori i systemet og oprette dit indkøb. Med kategorien sikrer du, at dit indkøb kun bliver sendt ud til de leverandører, der kan byde på opgaven.
4. Beskriv dit indkøb, og hvordan du evaluerer
Sammen med kravspecifikationen skal du vedlægge en såkaldt opfordringsskrivelse. Det er en beskrivelse af rammerne for dit indkøb, hvor du bl.a. angiver, hvordan du evaluerer tilbuddene. Igen kan du bruge egne beskrivelser og evalueringsmodeller fra tidligere, men SKI har også skabeloner, du kan bruge og justere i forhold til egne ønsker.
5. Beskriv forholdene for levering
Den sidste ting du skal klargøre, inden du kan gennemføre et indkøb i systemet, er leveringsaftalen. I den sætter du rammerne for leveringen af de indkøbte biler. Du skal derfor angive hvor, og hvornår bilerne skal leveres - eller bliver afhentet.
Få en video-introduktion til systemet, og se de kategorier af biler du kan købe her.
Bliv taget i hånden før dit første indkøb
Rikke afholder en workshop om systemet for de SKI-kunder, der gerne vil have lidt mere hjælp forud for indkøb i systemet. Her får du rig mulighed for at afprøve systemet i praksis og få flere råd fra Rikke. Workshoppen afholdes i juni på Sjælland og i Jylland.